Аренда личного транспорта в служебных целях 2019

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2019 году

Работая с людьми, осуществляя перевозки товара либо пассажиров, проводя много времени в дороге по долгу службы владельцам автомашин приходится использовать свою автомашину для исполнения рабочих функций.

За использование автомашины в интересах компании её служащему устанавливается выплата на её содержание и обслуживание.

Когда положена компенсация

Частое применение своей личной автомашины по долгу службы компенсируется предприятием своим служащим, когда в их обязанности вменяется необходимость совершения систематических поездок по делам компании (командировки, перевозки).

В таком случае сотрудник компании правомочен требовать компенсировать свои расходы на обслуживание машины – амортизацию, заправку топливным бензином, плату за парковочное место.

Факт применения собственной машины для осуществления трудовых обязанностей, порядок возмещения произведенных издержек на топливные ресурсы, содержание фиксируется в виде отдельного соглашения, исходя из требований ст. 188 ТК РФ.

Какие затраты подлежат компенсации

Компания производит компенсирование всех расходов, которые несёт ее служащий, связанные с эксплуатацией ТС, включая:

• техобслуживание;
• расходы по ремонту;
• оплата ГСМ.

При достижении с работником договоренности об использовании его автомобиля в виде арендованного имущества работодатель принимает на себя обязательства по компенсированию ущерба третьим лицам и получение страховки ОСАГО

Какие нужны документы

Таблица 1. Документы для оформления компенсации затрат на личный автотранспорт.

Способы оформления

Оформить пользование своего собственного автотранспортного средства служащим компании можно несколькими способами:

1. Заключить соглашение об аренде автотранспортного средства. Компания арендует личную машину, обеспечивая полностью ее обслуживание, а работник фактически использует транспорт, находящийся на балансе организации.
2. Производить компенсационные выплаты. Размер, срок, порядок и механизм компенсирования применения своего личного автотранспортного средства устанавливается контрактом с работником либо коллективным договором. Компенсирование таких трат не облагается налогом на доходы физических лиц.
3. Оформить ссуду. Происходит передача служащим в непосредственное пользование компании, что влечет обязанность юридического лица по его содержанию и обслуживанию. Страховой полис необходимо переоформить на компанию
4. Заключить соглашение гражданского характера вместо указания применения машины в трудовом контракте.

Договор аренды

Гражданский кодекс РФ предусматривает договор аренды автомашины с экипажем (водителем) и без него.

По условиям договора сотрудник, сдавший личную машину в аренду компании, получает за ее использование арендные платежи, а не компенсирование затрат.

Соглашение об аренде составляется в письменной форме и должен содержать:

• сведения об автомашине (реквизиты, описание и правоустанавливающую документацию);
• в течение какого периода времени арендованная автомашина будет использоваться;
• условия, сумму, порядок внесения арендных платежей;
• условия расторжения соглашения.

Компания – арендатор осуществляет расходы по обслуживанию и техническому обеспечению автомашины .

Страховые взносы на арендные платежи не начисляются в силу ст. 420 Налогового кодекса РФ.

При возникновении споров, рассматриваемых судами, в процессе рассмотрения дела выясняется фактическая передача работником своего автомобиля компании.

Если работник пользовался автомобилем без оформления соответствующего соглашения (с экипажем), то выплате подлежит компенсация за пользование собственного транспорта в служебных целях, а договор аренды считается незаключенным.

Условия получения компенсации

Для получения компенсации за применение личного имущества (ТС) необходимо соблюдение ряда условий:

1. Автовладелец должен являться сотрудником и с ним заключен трудовой контракт.
2. Функции работника должны быть связаны с разъездами и подтверждаться должностной инструкцией, соглашением к контракту.
3. Имущество принадлежит сотруднику на праве собственности.
4. Сотрудник лично использует автотранспорт.

Важно! Обязательным условием для осуществления компенсации расходов, связанных с использованием личного имущества сотрудника является использование его в интересах работодателя с согласия автовладельца.

Категории сотрудников

Применять личное ТС в служебных целях вправе:

1. Сотрудники органов внутренних дел (в т.ч. полиции).
2. Работники уголовно-исполнительной системы.
3. Сотрудники противопожарных служб.
4. Сотрудники органов по борьбе с наркотиками.
5. Таможенные службы.
6. Федеральные гос служащие.

Особенности

Компенсации выплачиваются только работникам, которые по долгу службы часто разъезжают.

Компенсация производится по распоряжению руководителя по заявлению сотрудника с указанием в течение какого времени используется ТС и при выполнении каких обязанностей.

Обязательно оформляется путевой лист, проводится медосмотр водителя и осмотр ТС.

Размер компенсации

Сумма затрат на использование личного автотранспорта в служебных целях устанавливается отдельно каждой компанией с учетом установленных норм, дающих право на уменьшение налоговой базы по НДФЛ и налогу на прибыль.

Таблица 3. Размер компенсационных выплат.

Порядок получения компенсации

Получение компенсации расходов, связанных с использованием личной автомашины для служебных поездок происходит в несколько этапов:

Таблица 4. Пошаговая инструкция получения компенсации

НДФЛ

Использование собственного автомобиля для исполнения служебных обязанностей (часть 3 статьи 217 НК РФ) не является доходом работника и не учитывается в составе налогооблагаемой базы по НДФЛ и на произведенные затраты согласно  статье 422 НК РФ (пп. 2 п. 1) не начисляются страховые взносы.

При оформлении договора аренды либо оказания услуг полученные выплаты считаются доходом физического лица и подлежат обложению налогом в размере 13% (для нерезидентов РФ – 30%).

Налог на прибыль

Для целей налогообложения компания может учесть компенсационные выплаты в виде прочих расходов для уменьшения налога на прибыль (подпункт 11 п. 1 статьи 264 НК РФ).

Такие выплаты производятся предприятием с учетом пояснений Министерства финансов (письмо 03-03-06/1/18366).

Затраты на грузовой автотранспорт включаются в полном объеме, а расходы на легковую машину – в пределах установленных норм.

Возмещение затрат по использованию сотрудником компании личного автомобиля также учитывается при использовании упрощенного режима налогообложения по единому налогу.

В качестве подтверждения эксплуатации автомобиля представляются путевки.

Отсутствие путевок, чеков и квитанций, документов на автотранспорт, а также  документов, подтверждающих основание для выплаты компенсации, может явиться основанием для исключения таких расходов из налоговой базы при проведении налоговым органом проверки обоснованности уменьшения предприятием налога на прибыль.

Компенсация ГСМ, по мнению налоговиков, не включается в состав расходов отдельно, а учитывается в общей сумме затрат.

Примеры

Пример 1.

Работник предприятия Кондрашов М.Л. заключил соглашение о применении личного для  предложения товара компании сторонним организациям и  оформления договоров купли-продажи товаров. По условиям соглашения оплата бензина производится из расчёта 5 руб. за 100 км пробега, возмещение затрат на эксплуатацию ТС – 3 000 руб. ежемесячно.

За месяц Кондрашов проехал 500 км. Ему полагается:

3 000 – 1 200 = 1 800 руб. за эксплуатацию транспорта.

5*500:100*45 (цена бензина) = 1 125 руб. за ГСМ

Пример 2. Симонов К.П. исполняя трудовые функции, связанные с частыми поездками, использует свой автомобиль Mitsubishi lancer. Объём двигателя – 1 600 куб.см.

Приказом генерального директора компании  Симонову установлена ежемесячная компенсационная выплата за пользование своей автомашины в размере 2 100 руб.

Источник: https://poluchi-lgoty.ru/ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyx-celyax/

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Ни для кого не секрет, что наличие личного автомобиля в ряде компаний является огромным преимуществом при найме сотрудников. Это выгодно для владельцев компаний. Но выгодно ли для самих автовладельцев-работников? Разберёмся с этим, а также с компенсацией за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году в этой статье.

pixabay.com

Компенсация со стороны закона

Есть несколько моментов, которые должны учесть обе стороны – наниматель (он же – работодатель) и потенциальный работник:

1. При заключении трудового договора в нём должно быть предусмотрено использование личного автомобиля в рабочих целях.
2. Работодатель может составить договор аренды. Получится так, что организация будет арендовать автомобиль у его владельца-работника организации.
3. Есть возможность заключать разовые договоры на оказание услуг по перевозке. Неудобства появятся в том случае, если потребуется постоянность.

Как видите, здесь всё предельно понятно.

Компенсация расходов и за что она полагается

Любые компании, заключившие договор с сотрудником на собственном автомобиле, которые хотят в дальнейшем использовать его в служебных целях, обязаны покрывать следующие затраты со стороны сотрудника:

• Бензин (или ДТ);
• Ремонт, если автомобиль сломался;
• Парковка, мойка а/м в рабочие часы.

Если хотите подойти к вопросу максимально грамотно, чтобы в дальнейшем у налоговой не возникало никаких вопросов по всем операциям, то должны быть предоставлены сопутствующие документы в подтверждение износа личного авто, возмещена тех или иных расходов.

К таковым можно отнести:

1. Правильно составленный трудовой договор, где чёрным по белому написать об использовании личной машины сотрудника в служебных целях.
2. Подтверждение того, что ТС реально числится как собственность сотрудника (достаточно технического паспорта).
3. Взять за привычку составление справки-расчёта, где будет указана сумма компенсации, подтверждённая необходимыми документами. К ним в данном случае можно приравнять, как квитанции, так и накладные, и даже чеки.
4. Издание приказа от руководителя о том, что затраты сотруднику действительно компенсируются в необходимом объёме.

pixabay.com

На какую компенсацию можно рассчитывать сотруднику?

Если авто используется по соглашению (обратите внимание именно на это слово), то работнику нужно выплачивать денежные средства. И даже если предполагается разовая поездка, которая больше никогда не повторится.

Но какие же конкретно суммы полагаются? В связи с тем, что ничего подобного об этом в законодательстве не написано (в частности, в ТК), то и суммы здесь могут быть крайне индивидуальными.

То есть, заключая договор, обе стороны должны самостоятельно договориться между собой о сумме, достаточной для покрытия всех расходов.

С другой стороны, есть налоговые и рекомендации от данного органа, где советуют рассчитывать компенсацию с учётом следующих факторов:

• Как часто используется автомобиль или иное транспортное средство (например, мотоцикл);
• Срок полезного использования.

В связи с тем можно прийти к выводу, что работодателю есть смысл внести в соглашения хоть какую-нибудь формулу для проведения расчётов. Как вариант, это могут быть расценки словно в такси – за каждый километр пути. Собственно говоря, при необходимости ровно там же Вы их и можете «срисовать».

Учитываются ли как-либо компенсации?

Следует отметить, что согласно законодательству нашей с Вами страны, суммы компенсации никоим образом не облагаются налогами. Как следствие, в отчётах 2-НДФЛ они никак не фигурируют. И страховых взносов не требуют.

Но как же быть, если сотрудник ездить на автомобили по доверенности? Он документально не является его собственностью. Что касается данного вопроса, то никто на него по сей день не может дать корректного ответа. Всё слишком неоднозначно.

С другой стороны, есть налоговый орган, согласно ему и ТК авто должно быть в собственности, тогда о страховых взносах и НДФЛ речи быть не может. С обратной – есть судебная практика и на данный момент она доказывает обратное. А значит, можно со спокойной душой брать человека на работу, который ездит на автомобиле по доверенности и использовать его транспорт в целях организации.

pixabay.com

В каком порядке происходит возмещение

Здесь тоже имеются различные нюансы. Предлагаем в порядке очереди мельком остановиться на каждом из них:

1. На компенсацию могут рассчитывать те из сотрудников, которые работают на автомобиле. То есть, их деятельность включает в себя езду по командировкам, да и в целом является разъездной.
2. Необходим личный приказ от руководителя компании – только тогда у сотрудника появляется право на использование личного ТС в целях организации с правом на последующую компенсацию.
3. Работники, работающие с доверенностью на ТС, могут рассчитывать на компенсацию ровно в такой же мере, как и те, кто пользуется для этого личным автомобилем.
4. Сотруднику необходимо подавать заявления для получения компенсации. В нём необходимо указать, как часто использовалось авто и при каких именно обстоятельствах. К заявлению важно приложить ряд подтверждающих документов:
   1. Тех. паспорт, свид-во о постановке на учёт, копия документов на транспортное средство;
   2. Путевой лист;
   3. Чеки и прочее, что может стать подтверждением факта расходов на бензин/дизельное топливо, прохождение технического обслуживания и так далее.

Можно прийти к следующему выводу, что окончательное решение о том, какая компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году принимается руководством организации. Что конкретно берётся в расчёт Вы уже знаете.

Таким образом, личный автомобиль в целом может стать для сотрудника не только возможностью получить вакантное место, но и зарабатывать немножко больше за его использование. Что касается владельцев компаний – то тут и говорить не о чём, им это очень выгодно.

Источник: https://b2bmaster.ru/zakony/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-tselyah-v-2019-godu/

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 — Evle

Во многих организациях есть целая группа сотрудников, которая не работает в офисе, а постоянно находится в разъездах – к примеру, торговые представители, менеджеры по продажам, выездные специалисты и т. д. Их эффективность, помимо профессиональных качеств, напрямую зависит от того, насколько они мобильны.

Поэтому, если у компании есть такая возможность, она выдаёт своим работникам служебный транспорт, но если нет – сотрудники используют личный.

Однако, при правильном оформлении таких отношений с работодателем выгоду получат оба, поэтому об этом и о компенсации ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях стоит рассказать подробнее.

За что можно получить компенсацию

Компенсация за пользование личным автомобилем в служебных целях обязательно должна начисляться работодателем своему работнику согласно этой статье Трудового кодекса РФ. Но для этого между обеими сторонами должно быть заключено специальное соглашение, о котором подробнее будет рассказано далее.

А пока стоит сразу отметить, на возмещение каких расходов может претендовать владелец автомобиля:

1. Амортизация.
2. Техническое обслуживание.
3. Ремонт, в том числе и капитальный.
4. Оплата бензина, который приходится заправлять на АЗС.
5. Покупка смазочных материалов.
6. Расходы на страхование.
7. Оплата помощи третьим лицам, если владелец транспорта причинит им вред на нём. Подробнее об этом можно прочесть в 644, 646 и 648 статьях ГК РФ. Все доступны по ссылкам.

Здесь важно сказать, что компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях – это сумма, рассчитываемая из следующих данных:

1. Сколько дней отработал сотрудник.
2. Какие ежедневные расходы на содержание транспорта установлены в соглашении, если есть такой пункт. Без него цифра будет рассчитана на основе документов, подтверждающих эксплуатацию автомобиля.

Деньги выдаются за отработанный период, из которого обычно исключены:

1. Больничные при наличии больничного листа.
2. Отпуска.

Пошаговая инструкция оформления компенсации

Для того чтобы получить официальное подтверждение о том, что компенсация за использование транспорта работнику будет выплачиваться, нужно выполнить следующие условия:

1. Подать заявление, если условие использования автомобиля в служебных целях не было прописано изначально в трудовом договоре.
2. Передать документы, подтверждающие владение транспортным средством – ПТС и доверенность.
3. Договориться с работодателем. Этот этап самый сложный, потому что участие в решении всех вопросов об условиях употребления транспорта принимают обе стороны договора. Для каждого он должен оказаться максимально выгодным.
4. Заключить договор и оформить соответствующий приказ.
5. Создать акта приёма-передачи, в котором будут все данные о транспорте и отмечен факт его передачи.

Соглашение

Как было сказано ранее, для получения компенсации за использование личного имущества для служебных поездок важно заключить соглашение между работодателем и владельцем транспорта.

Регламентирует этот процесс статья 642 ГК РФ, по которой основным документом в нём оформляется договор аренды автомобиля на установленное время.

Это самый распространённый вариант развития событий, хотя момент использования личного автомобиля для работы можно изначально отметить в трудовом договоре. Пособия сотрудника это не лишит.

В договоре прописывается, что арендодатель временно предоставляет свой автомобиль арендатору за установленную плату, в которую не входят услуги водителя и вообще управления этим транспортом. А также туда вносится информация о:

• Длительности использования.
• Периодичности. Этот пункт важен, чтобы поездки в командировки не засчитывались.
• Обязанностях, которые работник должен будет выполнить во время использования автомобиля – должностные инструкции.
• Сумме компенсации и за что именно она будет возмещена – затраты на ремонт, заправку топлива и т. д. Также принцип её расчёта, если точная сумма не указывается, потому что такая возможность есть. Обычно это либо приравнивание ежемесячной выплаты к амортизации, либо установление расценки за 1 км служебного пробега.
• Все важные характеристики самого автомобиля – год выпуска, марка, модель, износ, рабочий объём двигателя и т. д.

На основании уже другой статьи, 188, издаётся приказ о компенсационных выплатах, где отмечается, за что именно будут выплачиваться деньги. Форма приказа произвольная, с примером можно ознакомиться по ссылке.

Получение компенсации после оформления

После того как соглашение было оформлено, по прошествии установленного в нём срока, сотрудник из персонала может рассчитывать на возмещение. Но не всё так просто. Сначала нужно будет доказать, что он действительно использовал автомобиль для выполнения служебных обязанностей. А для этого потребуется сохранить, чтобы потом передать в бухгалтерию, ряд документов:

1. Копию техпаспорта, заверенную нотариусом.
2. Любые бумаги, которые подойдут для бухгалтерского учёта, чтобы подтвердить расходы. В первую очередь, это чеки с автозаправочной станции за заправку, мойку, акты, оформляемые при ремонте, любые накладные и другие платёжные документы.
3. Путевой лист, где отмечается ежедневный маршрут, пробег и рабочее время. Это основной документ, который подтверждает, что автомобиль использовался именно для выполнения служебных обязанностей. Все данные, которые должны быть в путевом листе, отмечены здесь.

В бухгалтерском учёте расходы на компенсации за использование транспорта вносятся в счёт 73.

Далее порядок действий следующий:

1. Руководитель компании оформляет справку с количеством отработанных дней.
2. Она заверяется ответственным лицом в том подразделении, где работает сотрудник с автомобилем.
3. Расчётный бухгалтер составляет справку-расчет. Сделать это необходимо до 3 числа следующего за отчётным месяца.
4. Эта справка ежемесячно передаётся руководителю отдела, в котором работает лицо, претендующее на компенсацию. На основе этого документа тот оформляет приказ о выдаче средств.

Они будут выданы вместе с зарплатой. Если бухгалтерия будет предлагать их выдать вместе с премией, от такой возможности рекомендуется отказаться.

На какую сумму можно рассчитывать

Компенсации за использование личного автомобиля могут оказаться следующими:

• За легковые авто – по 400 рублей за каждый день работы, до 8 000 рублей каждый месяц.
• Мотоциклы – до 4 000 рублей при условии, что за каждый рабочий день выплачивается до 200 рублей.

То есть максимальное количество рабочих дней в месяц, за которые в норме можно компенсировать расходы – 20. И это не первый нюанс, который нужно учесть при расчёте возмещения. Об остальных – в следующем разделе.

Налогообложение

Это один из самых сложных вопросов, касающихся выплаты компенсации за использование автомобиля в служебных целях, и причин для этого несколько, основная из которых — путаница в видах налогов и расчётах выплаты. Поэтому каждому виду будет посвящен свой подраздел.

Для начала стоит сказать, что речь будет идти о двух разных налогах, несмотря на то, что налоговый агент один и тот же:

• Организации выплачивают налог на прибыль.
• Сотрудники — НДФЛ, а также делают страховые взносы.

Также стоит упомянуть, что вносится в расходы сразу, а что — нет:

• Если компенсация прописана в трудовом договоре, то она записывается сразу в расходы.
• Расходы, когда машины заправляются ГСМ, входят в состав компенсации и не рассчитываются отдельно.
• Компенсация за дни простоя также не включается в расходы.

Компенсация по договору аренды с неустановленной ежемесячной суммой

Это значит, что расчёты производятся ежемесячно на основе переданных в бухгалтерию документов и выбранной изначально системы вычислений.

Здесь для определения необходимости налога пригодится текст закона.

В Постановлении Правительства, прочесть которое можно по ссылке, описаны базовые категории средств передвижения, где налогообложение вычитается из определённой суммы на основе объёма двигателя.

Если компенсация меньше них, то с суммы не уплачиваются никакие налоги и она вся записывается в расходы, если больше — с превышения платятся обычные налоги. Так, в 2019 году ограничения получились следующие:

• 2 400 рублей при объёме двигателя до 2 тыс. кубов у легкового автомобиля.
• 3 000 рублей, если объём двигателя превышает указанный выше объём.
• 600 рублей за мотоциклы.

Грузовой транспорт не имеет таких норм, поэтому за его счёт налог на прибыль не снижается. Подробнее об этих критериях также можно прочитать в Приказе Минфина России по ссылке.

Страховые с компенсации не выплачиваются, а вот об НДФЛ стоит сказать. В соглашении помимо принципа расчета компенсации будет отмечена максимальная её сумма. Если выплата после всех расчетов окажется меньше этой границы — НДФЛ не выплачивается, если больше — оплачивается только с превышения как обычные 13% для резидентов и 30% для нерезидентов.

Компенсация по договору аренды с установленной ежемесячной суммой

Если в договоре аренды указана строгая ежемесячная выплата ниже установленной законом, то компания может снизить базу налога на прибыль за её счёт. С превышения налог необходимо заплатить. Говоря об НДФЛ — он платится только с превышения установленной в соглашении компенсации, если сотрудник доказал, что он потратил больше и ему доплачивали.

Насчёт того, выплачивается ли она за весь месяц или из неё вычитаются дни простоя, согласия даже в законодательстве нет. Но размер компенсации рекомендуется снижать на количество неиспользованных дней.

Действия ИФНС при проверках

Здесь важно сказать, что по закону, с 2017 года возмещение можно будет получить только после того, как за него окажутся выплачены налоги.

Есть ещё один важный момент — при расчёте возмещение за использование транспорта необходимо установить такую сумму, чтобы налоговая не приняла эти средства за намеренное списание средств для снижения налоговой базы.

Поэтому выплаты по возможности должны быть приближены к установленным законодательством суммам или иметь весомые подтверждающие такой размер возмещения документы.

ИФНС может сделать возврат компенсации из расходов в налоговую базу при проведении проверок. Причина проста – отсутствие документов, которые подтверждают все включённые в выплату расходы, то есть чеков за ГСМ, паспорта транспортного средства и т. д.

Оспорить это решение налоговой службы можно только в суде. А также сложности возникают, если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности. Поэтому со стороны компании можно:

• Взимать налог на доходы физлиц и процент на страховые взносы со всей компенсации.
• Не делать этого и попробовать отстоять позицию в суде.

Выплату возмещения за использование персонального автомобиля в служебных целях оформить не так легко, но всегда допустимо — этот способ работает. Особое внимание нужно будет уделить сбору документов и их оформлению, потому что их неправильный подбор, неточные формулировки и ошибки в расчётах навредят как владельцу авто, так и его работодателю при расчёте налоговых выплат.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 Ссылка на основную публикацию

Источник: https://evle.ru/buhgalterskij-uchet/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-tselyah

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2019

Многие профессии предполагают разъездной характер работы. Если компания не предоставляет корпоративный транспорт, то сотрудник, использующий для рабочих нужд личный автомобиль, может воспользоваться правом на денежную компенсацию. Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году должна покрыть расходы на бензин и частично на амортизацию автомобиля.

Денежные выплаты осуществляются в том случае, если личный автомобиль используется в служебных целях по договоренности с представителями компании. Разберемся, как оформляется выплата компенсации.

Основания для выплаты компенсации расходов

Нормативное основание для возмещения компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях предусмотрено в стат. 188 ТК.

Здесь сказано, что работник может получить средства не только за регулярное (или разовое) использование своего транспорта, но и за связанные с эксплуатацией расходы.

Размер выплат определяется в отдельном соглашении. Документ составляется работодателем и сотрудником в письменном виде. Если соглашение не заключено, работодатель вправе не компенсировать специалисту расходы.

Основания для получения выплаты за использование личного транспорта в 2019 году:

• Локальный нормативный акт (это может быть договор аренды автомобиля или другое соглашение);
• Трудовой договор;
• Должностная инструкция сотрудника;
• Соглашение об использовании личного имущества в служебных целях;
• Приказ руководителя об установлении выплаты.

Образцы:

При подписании соглашения нужно указать, какому сотруднику компенсируется использование автомобиля, какой марки и года выпуска ТС (транспортное средство).

Дополнительно обозначается периодичность, длительность и срок эксплуатации машины; цели и обязанности, для которых требуется личный автомобиль.

В качестве подтверждения факта использования авто в служебных целях работник предъявляет чеки АЗС, квитанции с моек и т.д.

Расчет сумм производимых выплат

Расчет компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях в 2019 году можно выполнять в твердой сумме. При этом выплата начисляется из фактического времени (в днях) эксплуатации транспорта.

Или можно определять выплату индивидуально по произведенным затратам. Для этого сотрудник предъявляет работодателю подтверждающие расходы документы. Это чеки, квитанции на ремонт, мойку, парковку, ТО, ГСМ и т.д. Важно установить размер возмещения в разумных пределах, чтобы проверяющие не прицепились к необоснованному списанию средств.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для своевременного получения средств работник должен сделать следующее:

1. Написать на имя руководителя работодателя заявление с просьбой о выплате компенсации. Если возмещение предусмотрено в условиях трудового договора, компенсация будет рассчитываться автоматически, а заявление не требуется.
2. Предоставить работодателю документы о праве собственности на транспортное средство – ПТС или доверенность на управление.
3. Заключить с работодателем соглашение об эксплуатации автомобиля – в документе должны быть отражены порядок и размер выплаты компенсации.
4. Составлять акты приема-передачи авто – документ заполняется ежемесячно и подтверждает факт предоставления ТС в аренду.

Налогообложение и страховые взносы

Компенсация за использование личного транспорта НДФЛ не облагается (п. 3 стат. 217 НК). Также не требуется начислять с таких выплат взносы по обязательному страхованию (абз. 10 подп. 2 п. 1 стат. 422 НК). Но только в тех размерах, которые согласованы работодателем и сотрудником. А также при условии, что автомобиль эксплуатируется не в личных целях, а в рабочих.

Пример: Платим сотруднику компенсацию за использование автомобиля, которым он управляет по доверенности. Машина зарегистрирована на жену. Можно ли учесть компенсацию в расходах, облагается ли она НДФЛ? Ответ

Бухучет операций по учету компенсации

Проводки по учету компенсации за использование личного транспорта формируются на затратных счетах. Расходы списываются на те же счета, на которых отражается зарплата персонала. В торговых компаниях это сч. 44, в производственных предприятиях – сч. 20 и др. Рекомендуется выдавать средства работнику в месяце начисления, чтобы избежать сложностей с учетом.

В 2019 году выплаты отражаются такой проводкой:

• Д 20 (44, 23, 25, 26, 29 …) К 73 – начислена работнику компенсация за использование личного автомобиля в рабочих целях.

Про бухучет и налогообложение в бюджетных, казенных и автономных учреждениях смотрите в рекомендации. А какие КОСГУ и КВР указывать при компенсации расходов сотрудникам читайте в отдельной статье.

Пример расчета компенсации

В 2019 г. менеджеру организации назначена компенсация за использование легкового автомобиля в рабочих целях. Порядок и условия использования транспорта оговорены в трудовом договоре с работником. Объем двигателя машины равен 1500 куб. см.

Выплата начисляется в фиксированном размере, который составляет 1200 руб. в месяц. Возмещение расходов начинается с августа. В этом месяце по производственному календарю 22 рабочих дня. Работник находился на больничном с 5-го по 9-ое августа. А значит, компенсации подлежат 17 рабочих дней. Бухгалтер сделает расчет выплаты так:

• 1200 руб. / 22 дн. = 54,54 руб. составляет размер ежедневной компенсации.
• 54,54 руб. х 17 дн. = 927,18 руб. начислено за 17 дней эксплуатации транспорта.

Эта операция обозначена в учете следующей проводкой:

• Д 26 К 73 на 927,18 руб. – отражено начисление компенсационной выплаты сотруднику за использование личного автомобиля.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102882-qqq-07-24-kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-slujebnyh-tselyah-2019

Как правильно оформить компенсации за использование личного автомобиля сотрудника

Если организация стремится к соблюдению всех норм закона, отношения с работником, который будет использовать личный транспорт по службе, необходимо правильно оформлять. Все должно быть правильно оформлено в соответствии с бухгалтерским и налоговым учетом.

Есть три основных способа закрепить в виде договора использование автотранспорта сотрудника:

• Эксплуатация личного автомобиля работника в служебных целях подразумевается его трудовым договором с организацией. Это прямо прописывается как один из пунктов договора.
• Можно составить отдельный договор — на аренду организацией автомобиля работника.
• Если личный транспорт работника не используется в служебных целях постоянно, а нужен на один-два раза, правильнее всего составить договор на разовое оказание услуг по перевозке.

pixabay.com

Что входит в компенсацию использования личного транспорта в служебных целях

Закон подразумевает, что работодатель в такой ситуации компенсирует работнику все расходы, которые связаны с эксплуатацией личного авто в служебных целях:

• Затраты на ГСМ.
• Оплата ремонта в случае возникновения технической неисправности.
• Оплата услуг парковки и мойки автомобиля в служебное время.

Поскольку выплата компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами, компания должна быть готова к возможным налоговым проверкам.

Для того, чтобы у проверяющих от ФНС не возникло вопросов, нужно иметь на случай проверки такие документы:

• Один из трех видов договора, в котором работодатель и работник договорились об использовании транспорта последнего.
• Копия техпаспорта на автомобиль, где указано, что работник является его собственником.
• Справка-расчет с суммой компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и прочих документов, которые подтверждают расходы на эксплуатацию автомобиля по службе.
• Приказ руководства о компенсации затрат работника на эксплуатацию автомобиля.

pixabay.com

Как рассчитывается сумма компенсации

На какую сумму компенсации договорятся работодатель и работник — это только их дело. Какой-то единой методики расчета нет. Тем не менее, желательно, чтобы такая методика присутствовала в документах конкретной организации. Опять же, для того, чтобы налоговые органы понимали, почему именно такая сумма была передана работнику без уплаты налогов и страховых взносов.

Методика должна учитывать амортизацию и срок использования автомобиля, а также интенсивность его эксплуатации.

Обычно используется два вида методики расчета компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях:

• работник получает фиксированную сумму компенсации за ГСМ и амортизацию каждый месяц,
• в компании установлена собственная расценка за 1 км пробега личного автомобиля в рабочих целях, а работник отчитывается о километраже.

Если речь идет о компенсации за километраж, можно ориентироваться на аналогичные суммы компенсации других компаний или расценки служб такси.

Оригинал статьи размещен здесь:https://bankiclub.ru/zakony/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-tselyah-v-2019-godu/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b9ba35cc3cbc000ab140b83/5c78c4676c04ec00b38c973f