Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку нитками образец

Как вшить вкладыш в трудовую

Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07­. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи.

Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой.

Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах должна быть сделана под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

• точек в конце записи не ставить;
• использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами;
• каждая запись должна быть заверена подписью и ФИО уполномоченного лица, а также печатью (если используется).

Выглядеть этот образец будет примерно так: Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Пошаговая инструкция: как вшить вкладыш в трудовую книжку?

В последующем руководитель может:

1. Выдать документы безвозмездно.
2. Удержать с заработной платы работника стоимость вкладыша, при наличии соответствующего заявления.
3. Изъять частичную компенсацию стоимости вкладыша с работника при наличии особого приказа.

Стоимость бланков отмечается в специальных бухгалтерских приходно-расходных книгах. Если бланк был испорчен при заполнении кадровым работником, плата за новый вкладыш не с сотрудника не берется.

• В правом верхнем углу указывается, на чье имя пишется заявление. Это может быть руководитель предприятия или структурного подразделения.
• Далее указываются данные составителя:

— Ф.И.О.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Так вы подтверждаете, что бланк действительно будет уничтожен.

• Уничтожить испорченный бланк.
• Оформить новый вкладыш.
• Если ошибки при заполнении вкладыша допускаются в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о наградах и поощрениях», то исправление ошибок допускается. Делается оно аналогично исправлению ошибок в трудовой:

1. Под ошибочной записью делается пометка о недействительности записи.
2. Ниже вносится верный вариант записи.

   Сама запись не зачеркивается.

Что делать с вкладышем при смене фамилии? Если работник по каким-либо причинам после вклейки вкладыша изменил фамилию, эти данные должны быть исправлены как в трудовой книжке, так и во вкладыше:

1. Для начала кадровик должен получить документ, в котором указывается причина смены фамилии. Например, свидетельство о заключении брака или о разводе.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — образец

В противном случае, бухгалтерия не имеет права удерживать какие-либо суммы.

• Подтверждения выдачи и использования бланка.

Стоит обратить внимание, что далеко не все организации требуют от своих сотрудников написания такого заявления. Это зависит, прежде всего, от руководства. Если от вас не требуют заявления – не стоит спешить его писать.

Руководителю же, в случае, если работник сам изъявит желание написать заявление, также не стоит отказывать ему. Как оформляется? Порядок оформления и ведения вкладыша регламентируется 5 разделом Постановлением Правительства РФ № 255, в котором отражен единый порядок ведения документа:

• Кадровый работник должен проверить, что полученный вкладыш совпадает с утвержденной Трудовым кодексом формой.
• Затем необходимо проверить данные сотрудника – не получал ли он дополнительного образования, не менял ли фамилию, паспорт.

Как получить, оформить и вшить вкладыш в трудовую книжку?

В случае если он не вшит в документ, то предприятию может грозить штраф. В трудовую можно вшивать неограниченное число вкладышей.

Кто выдает? Вкладыш должен предоставляться непосредственно самим работодателем. Законом запрещено требовать от работников самостоятельно приобретать вкладыши или же принимать книжку от них.
В то же время, данное правило часто нарушается.

Руководителю стоит помнить о том, что принимая бланк от работника, он может получить поддельный вкладыш.

Бланк должен приобретаться работодателем за счет предприятия в типографии или другом предприятии, имеющим специальную лицензию на продажу вкладышей, так как выпуск документа осуществляется Госзнаком Минфина РФ.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? правила заполнения вкладыша

Инфо

Далее нужно зарегистрировать сведения о начале использования вкладыша в специальной книге учета, которая ведется по форме, утвержденной приложением № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69. Где можно скачать образец вкладыша? Наши специалисты подготовили для вас заполненные формы вшиваемого в трудовую книжку вкладыша.

Важно

Скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку Итоги Трудовое законодательство РФ требует от кадровых служб российских фирм-работодателей использования в определенных случаях вкладышей в трудовых книжках.

При этом вкладыши и основной документ должны быть объединены физически — путем сшивания, а также юридически — посредством проставления необходимых реквизитов на книжке и регистрации данных о вкладыше в специальной книге учета.

Однако дополнительные листы могут быть вшиты в книжку по окончании заполненного раздела.

• Пришить вкладыш. Для этого он раскрывается посередине, в сгибе делаются 4 прокола.Такие же симметричные 4 прокола делаются в трудовой на месте вшивания вкладыша. Через проколы пропускается крепкая нитка, концы выводятся наружу, завязываются на узел.
• По вопросу фиксации узелка вшитого вкладыша существует несколько различных рекомендаций.ВниманиеОдни работодатели никак не фиксируют узел. Другие наклеивают на концы нити бумажную этикетку с текстом: «прошито и скреплено печатью». Третьи предлагают даже зафиксировать узел сургучной печатью.Однако стоит напомнить, что законодательных требований к процедуре вшивания вкладыша в трудовую нет, поэтому можно использовать любой из способов, исходя из рациональности и удобства дальнейшего заполнения трудовой.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – частый вопрос, которым задаются кадровые работники, ИП, или руководители организаций, в которых нет отдела кадров. О том, какими нормативными актами предусмотрена необходимость подшивки вкладыша в трудовую книжку, и как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, расскажем в публикации. :

• 1 Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?
• 2 Как подшить вкладыш в трудовую книжку?
• 3 Как прошить вкладыш в трудовую книжку и не допустить типичных ошибок?
• 4 Как вшить вкладыш в трудовую книжку — видео

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку? Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п.

Это связано с тем, что на титульную страницу вкладыша необходимо написать актуальные на момент заполнения данные.

Для этого можно попросить, чтобы сотрудник заполнил анкету, в которой необходимо будет указать семейное положение, данные паспорта, сведения об образовании.

• Заполнить титульный лист, внеся:

— Ф.И.О. работника на момент заполнения вкладыша; — дату его рождения; — образование; — специальность. — дату заполнения вкладыша (обратите внимание, именно вкладыша, а не трудовой).

• Поставить свою подпись, подтверждая правильность заполнения и печать предприятия, аналогично заполнению трудовой.
• Пронумеровать страницы, продолжая нумерацию трудовой.
• Вшить в трудовую.
• Поставить на титульной странице в верхней части над записями штамп «Выдан вкладыш» и в соответствующих полях вписать серию бланка и его номер.

В таком случае владельцу книжки следует обратиться на прежнее место работы с просьбой проставить все необходимые печати. Если по какой-то причине вкладыш не был подшит к трудовой, и он был утерян, отдел кадров обязан выдать дубликат вкладыша.

Оформляется и выдается он аналогично дубликату трудовой. Во вкладыш может быть внесен как общий стаж, так и записи, перенесенные на основании приказов о приеме на работу и увольнении.

Дубликат также подшивается к трудовой. Инструкция к вшиванию (видео) Документ вшивается в книжку, поскольку нельзя приклеивать или скреплять степлером, скрепками. Лучше всего прошить его нитками вручную или при помощи специальной швейной машинки.

Для того чтобы вшить вкладыш, необходимо:

1. Открыть бланк посередине и сделать проколы во вкладыше шилом. Это позволит не повредить книжку при прошивании. Лучше всего сделать около 4 – 5 проколов для надежности скрепления.

То есть если работник заводит вторую трудовую книгу, то автоматически он начинает противоречить главному акту нашей страны о труде. Также стоит помнить о том, что ведение второй трудовой книжки может быть расценено как подделка документов и такая практика в последние годы встречается довольно часто.

Да и пенсионный фонд при подсчете вашего общего трудового стажа примет у вас только одну трудовую. Поэтому вопрос о ом можно ли использовать вместо бланка трудовую книжку отпадает сам сбой.

Заключение Настоящий работник отдела кадров (об ответственном за трудовые книжки — тут) должен разбираться во многих тонкостях и быть готовым к любым событиям. Поэтому если вы являетесь сотрудником отдела кадров, уделите этой статье пристальное внимание. Также, если вы работник и видите, что скоро ваша трудовая книжка закончится – также не проходите мимо этого материала.

О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Источник: https://u-bags.ru/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%B2%D1%88%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D0%B2%D0%BA%D0%BB%D0%B0%D0%B4%D1%8B%D1%88-%D0%B2-%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D1%83%D1%8E/

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее.

В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш.

Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить.

Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек.

Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

• зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности}
• вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку}
• применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

Вшивание вкладыша

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа.

Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша.

Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

• трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой}
• вкладыш разворачивается посредине}
• шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке}
• при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)}
• нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки.

Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа.

Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя.

Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись.

Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом.

Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке.

Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании.

После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.

• Кадровое делопроизводство

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-vshit-i-zapolnit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku

Как оформить вкладыш в трудовую книжку: образец

В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий многие вопросы, связанные с ведением трудовых книг работников компаний. Данный аспект приносит настоящую головную боль многим работодателям и сотрудникам кадрового отдела.

Различные нюансы, связанные с правилами ведения и хранения данного документа, не отражены в Трудовом Кодексе или иных нормативно-правовых документах. Многие сотрудники кадрового отдела часто сталкиваются с различными трудностями во время выполнения своих должностных обязательств. Одной из таких проблем является вшивание вкладыша в трудовую книгу.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Трудовая книжка представляет из себя важный документ, который закрепляет в себе всю информацию об официальной трудовой деятельности работника

Предназначение вкладыша

Трудовая книга (ТК) относится к категории документов учета, на страницах которого фиксируются сведения об официальной трудовой деятельности каждого гражданина. Некоторые граждане нашей страны ведут настолько активную трудовую деятельность, что может возникнуть необходимость прикрепления новых листов для внесения очередных отметок.

Обязанность по вшиванию недостающих страниц возлагается на руководителя компании и представителя кадрового отдела.

Вкладыш в ТК – является дополнительными листами, которые подшиваются к официальному документу. Необходимость данных действий может быть вызвана недостатком места для внесения новой записи.

Важно отметить, что некоторые кадровики вносят новые отметки на страницу, где указывается информация об имеющихся наградах.

Подобные действия являются грубым нарушением и могут повлечь за собой штрафные санкции со стороны контролирующих органов, в отношении лица заполняющего документ.

В случае необходимости прикрепления дополнительных бланков, в задачу представителя кадрового отдела входит подшивка новых листов к основному документу.

Следует обратить внимание, что другие действия должностного лица могут привести к тому, что данный документ потеряет свою юридическую силу.

Оформление вкладыша в трудовую книжку – специфическая процедура, имеющая свои нюансы и тонкости. Для начала, руководителю компании необходимо ознакомиться с нормативно-правовыми документами, регулирующими порядок проведения данного процесса.

Как уже было сказано выше, в действующем законодательстве отсутствует четкая информация о процессе вшивания дополнительных листов. Однако в двести двадцать пятом Постановлении Правительства РФ содержится информация о правилах ведения рассматриваемого документа.

В пятом разделе Постановления зафиксирован порядок использования вкладышей для трудовых книг.

Согласно информации, указанной в данном разделе, использовать вкладыши разрешается только по окончании основных страниц ТК. В том случае, если в данном документе имеется свободное место, вшивание вкладыша расценивается как намеренная порча документа. В такой ситуации потребуется принять меры по восстановлению книги и получить дубликат.

Когда в трудовой книжке заканчивается хотя бы один из разделов, требуется использовать вкладыш

Также следует отметить, что внешний вид рассматриваемого документа имеет ряд своих особенностей.

Вкладыш, прикрепляющийся к трудовой, содержит тридцать шесть страниц и плотную обложку из картона. Каждая страница данного документа оснащена различными защитными элементами, значительно снижающими риск его подделки.

Внутренняя часть этого бланка полностью соответствует содержанию трудовой книги.

Порядок выполнения процедуры

Для того чтобы подшить новые листы, потребуется не более тридцати минут. Однако перед началом этого процесса следует ознакомиться с различными тонкостями и нюансами.

Далеко не каждый наниматель или кадровик знает о правилах рассматриваемого процесса. Объяснить это обстоятельство можно фактом отсутствия четкой инструкции.

При подготовке к подшиванию новых листов, следует детально изучить полный порядок действий.

Чтобы правильно подшить вкладыш к ТК потребуется:

1. Тщательно изучить данный документ и выявить незаполненные или пропущенные страницы.
2. Далее потребуется получить специальный вкладыш. Получить этот документ можно как у работодателя, так и у руководителя кадрового отдела.
3. Выданный бланк регистрируется в специальном журнале учета.
4. Для придания документу законной силы необходимо заверить бланк фирменной печатью.
5. Пришитые страницы должны быть пронумерованы.
6. После этого заполняется титульный лист и основной раздел вшитого приложения.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – образец, фото инструкция:

Заполняется вкладыш по тем же правилам, что и трудовая книжка

Нюансы и тонкости

Во время данного процесса может возникнуть вопрос о том, куда именно подшивается новый документ.

Большинство кадровых работников не придают особого внимания этому вопросу и прикрепляют приложение к титульному листу. Как показывает практика, для прикрепления бланка используется канцелярский степлер.

Однако такой подход является в корне неправильным и расценивается как порча важного документа.

Вкладыш должен пришиваться к развороту к последней странице трудовой книги. Для этого, необходимо сделать небольшие отверстия в бланке при помощи шила.

Важно обратить внимание, что данные отверстия должны находиться на том же уровне, что и на страницах трудовой книги. Во время подшивки рекомендуется использовать нить черного или серого цвета.

Использование дырокола для подготовки отверстий также недопустимо. Для подшивки документации следует использовать стандартную швейную иглу и капроновую нить.

Должностные лица часто допускают различные ошибки во время рассматриваемого процесса. Одной из таких ошибок является отсутствие фирменной печати на прикрепляемом приложении. Такая ситуация может возникнуть в самом начале предпринимательской деятельности, когда руководитель еще не получил заказанную печать. Из данной ситуации есть два выхода:

1. Заказать изготовление печати и сделать отметку после её получения.
2. Поставить специальную отметку, на месте расположения штампа.

При втором варианте следует использовать шариковую ручку с черными или синими чернилами. Аккуратным почерком следует сделать отметку «Вкладыш выдан». Данная надпись должна быть заверена подписью должностного лица, заполняющего документы. После этого, ставится дата вшивания вкладыша.

Довольно распространена ситуация, в которой представитель кадрового отдела неправильно заполняет новый вкладыш или пришивает его не в том месте. В этой ситуации необходимо предупредить панику и придерживаться определенного порядка действий. В первую очередь следует тщательно проанализировать сложившуюся ситуацию.

В том случае, если вкладыш неправильно пришит, не следует сразу отсоединять его. Подобные действия могут привести к возможной порчи документа. Отсоединять пришитое приложение рекомендуется только при наличии данной возможности.

После того как вкладыш будет отсоединен от трудовой книги, его необходимо утилизировать согласно установленному порядку. Данный факт должен быть зафиксирован в журнале учета.

При отсутствии возможности отсоединить вкладыш, следует подать заявку на получение дубликата трудовой книги.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с допущением орфографических ошибок. Согласно действующему законодательству, работодатель имеет право внести исправления в данный документ. Для этого следует аккуратно перечеркнуть всю неправильно зафиксированную информацию.

В случае большого количества ошибок, бланк подлежит замене. Важно обратить внимание, что использование различных корректоров и других средств для исправления ошибок недопустимо.

Повреждение бланка засчитывается как порча трудовой, что приводит к необходимости её замены.

Вкладыш — это всего лишь дополнительные листы в трудовую, не имеющие самостоятельной документальной ценности

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, образец заполнения титульного листа:

1. Указание фамилии, имени и отчества работника, а также даты его рождения.
2. Отметка об уровне образования и специальности.
3. Указания даты заполнения документа.
4. Заверение бланка росписью руководителя или должностного лица.

Юридическая сила приложения

Рассматриваемый документ получает законную силу, только по факту вшивания в трудовую книгу. Это означает, что сам вкладыш не обладает должной юридической силой.

При отсутствии ТК, работодатель не имеет права делать отметки в данном документе или выполнять другие подобные действия. Важно обратить внимание на то, что прием на работу или увольнение сотрудника, имеющего лишь только вкладыш, недопустимо.

Также следует сказать о том, что при отсутствии фирменного штампа или заполненного титульного листа, документ может потерять свою законную силу.

В том случае, если документ не был подшит к трудовой книге и был утерян, работнику компании потребуется обратиться в кадровый отдел для оформления дубликата. В дубликате фиксируются все потерянные сведения, после чего документ прикрепляется к ТК.

Также довольно часто можно услышать вопросы о том, можно ли использовать различные альтернативы данному документу. Согласно действующему законодательству, трудовая деятельность каждого гражданина фиксируется на страницах трудовой книги. Данный документ оформляется в единственном экземпляре.

Наличие второй трудовой книги, может расцениваться контролирующими органами как попытка подделки первичной документации. К сожалению, такая ситуация довольно часто наблюдается на практике. Также следует отметить, что Пенсионным Фондом принимается только одна трудовая книга. Это означает, что использование дополнительного документа бессмысленно.

Законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания

Заключение

Должностное лицо, заполняющее личные документы сотрудников, обязано знать все тонкости данного процесса. Знание различных нюансов позволяет избежать форс-мажорных ситуаций, которые могут возникнуть при заполнении трудовых книг.

Также нужно отметить, что каждый трудящийся гражданин должен знать об особенностях данного процесса. Своевременное выявление ошибки позволяет избежать возможных санкций со стороны контролирующих органов. В обязанности работника входит проверка качества заполнения личной документации сотрудниками кадрового отдела.

В рассматриваемом процессе, первостепенную важность имеют такие составляющие, как аккуратность и высокая концентрация внимания.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/kak-vshit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-obrazets-foto.html

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – частый вопрос, которым задаются кадровые работники, ИП, или руководители организаций, в которых нет отдела кадров. О том, какими нормативными актами предусмотрена необходимость подшивки вкладыша в трудовую книжку, и как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, расскажем в публикации.

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п.

38, 39 Правил содержится информация о том, что если книжка кончается, в нее необходимо вшить вкладыш, который заполняется точно так же, как и сама книжка.

Соответственно, вся информация, которая относится к порядку заполнения книжек, отраженная в Постановлении № 225 актуальна и для вкладышей.

Вкладыш не может быть произвольной формы, как и трудовые книжки. Форма утверждена Постановлением № 225. Использовать другие формы нельзя, в противном случае все сведения, указанные во вкладыше произвольной формы признаются не вписанными.

Фактически вкладыш повторяет содержание книжки. В нем содержатся два раздела:

• раздел сведений о работе на 8 разворотах;
• раздел сведений о награждениях на 9 разворотах.

Без трудовой книжки документ действительным не признается. Если книжка закончилась, в ней должен быть проставлен штамп с указанием того, что вкладыш выдан, его серия и номер.

Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.

Вкладыш требуется именно вшить. Приклеивать, вкладывать, закреплять на скрепку, его нельзя. Данное требование содержит п. 38 Правил № 225.

Если не подшить вкладыш, он признается недействительным. После окончания какого-либо из разделов в трудовой книжке обязательна подшивка в нее вкладыша.

Как подшить вкладыш в трудовую книжку?

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку не указано ни в Правилах № 225, ни в ином нормативном акте. Можно сделать вывод, что порядок подшивки может быть произвольным. Несмотря на это, при подшивке следует соблюдать ряд рекомендаций.

1. На лицевой части вкладыша указывается информация о трудящемся, в частности: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, дата заполнения. Кроме того, есть место для подписи сотрудника и печати организации. Рекомендуется перед подшивкой заполнить все необходимые поля, поскольку это гораздо удобнее, чем заполнять их после.
2. Вкладыш рекомендуется вшивать в конце трудовой книжки, а не после оконченного раздела, для удобства.
3. Для подшивки можно использовать следующий набор инструментов: нитки, ножницы, шило, иголку.
4. Как вшить вкладыши в трудовую книжку аккуратно? Необходимо раскрыть вкладыш и книжку посередине, отступить от верхних и нижних краев вкладыша и книжки по одному сантиметру, проделать в них дырки, приложить друг к другу, прошить нитками. Концы нитки связываются с наружной стороны подшитых документов.
5. Требований к наклейке заверительной надписи законодательство не содержит (как и иных требований). Мы рекомендуем ее не делать, поскольку без нее подшитый документ будет выглядеть более эстетично. Если есть желание, заверительную надпись можно поставить. Для этого на узелок ниток наклеивается бумажный листок, на котором указывается «Прошито» и проставляется подпись сотрудника, который сшивал документы. Некоторые ставят сургучную печать, но это скорее исключение, чем правило, и без необходимости делать этого не следует.

Как прошить вкладыш в трудовую книжку и не допустить типичных ошибок?

Многие при подшивке вкладыша к книжке и его заполнении допускают распространенные ошибки.

1. Вопреки требованиям Правил № 225 не вшивают вкладыш, а вклеивают его.
2. Не используют официальный бланк, а вклеивают или вшивают обычные листы.
3. Заводят новые трудовые книжки вместо подшивки вкладыша.
4. Не ставят в книжке штамп о том, что выдан вкладыш, а заполняют данную информацию от руки, либо вообще не заполняют.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — видео

Чтобы правильно подшить вкладыш, можно просмотреть видео, находящееся в открытом доступе на сайте . В нем содержится исчерпывающая информация о том, как вшить вкладыши в трудовую книжку.

***

Таким образом, вкладыши в книжку необходимо вшивать с помощью ниток, а в книжке указывать, что был выдан вкладыш. Чтобы сделать все правильно, можно воспользоваться указанной в статье информацией.

Источник: https://zakoved.ru/trudovaya-deyatelnost/kak-pravilno-vshit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Как оформить вкладыш в трудовую книжку: кто должен покупать, как вшить, нумерация, заявление + образец

Трудовая книжка — документ, подтверждающий сведения о месте работы и занимаемых должностях. Хранить этот документ следует довольно щепетильно. Желательно в сейфе.

Случается ситуация, что работник имеет богатый список отметок в трудовой книжке. И новому кадровику просто некуда втиснуть последнюю запись. Проблема легко решаема — достаточно только правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.

Этим мы и займёмся, а также приведём образец документа.

Что это за документ?

Изменения в законодательстве Российской Федерации никто не отменял. И мы тоже, чтобы не отставать от жизни, его почитаем.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 16.04.2003 225 О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ (2016). Актуально в 2016 году.

Что же мы выяснили:

• Понятно, что не из праздного любопытства мы решили завести такой вкладыш. И в законе тоже написано, что заводите его в случае необходимости. Что ж, негусто. Едем дальше.
• Внимание. Оформили вкладыш — сразу же поставьте специальный штамп в трудовую книжку. Или надпись сделайте, что тоже важно, следующую: «выдан вкладыш». Мы же не разгильдяи, потому отметим на штампе в трудовой книжке реквизиты вкладыша (номер и серию). Правильный вопрос: какое место выбрать для записи? ТОЛЬКО титульный лист трудовой книжки, верхний угол с правой стороны. Не столь важно, если там уже что-то написано. Напишите данные или поставьте штамп в любом другом месте, не перекрывая другие записи.

Закон то мы разобрали, а как до практики, то сразу куча вопросов. Это мы уже проходили, поэтому поделимся опытом во благо кадровика.

Кто виноват?

И чтобы не дошло до такого вопроса, внимательно почитаем должностную инструкцию инспектора по кадрам.

Скорее всего, именно вам, наш многоуважаемый кадровик, и придётся заняться решением вопроса о вкладыше в трудовую книжку. Только руководитель решает, кто будет ответственным за ведение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Соответственно, такая ответственность закрепляется приказом директора с ознакомлением всех заинтересованных лиц.

Просто замечательно, если в сейфе организации вы обнаружите такие нужные вам вкладыши в трудовую. Но, проведя ревизию, вы наблюдаете обратную картину. Внимание, следующий вопрос.

Что делать?

Куда пойти — податься кадровику? Отвечаем: звоним в ближайшую службу доставки такой специфической продукции, и оставляем заявку на покупку. Обращаем внимание на то, что вкладыши в трудовые книжки вправе продавать только «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации.

Утверждено приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н.

Самостоятельное изготовление и сбыт подобных бланков серьёзно преследуется и карается по закону.

Вкладыш в трудовую книжку

Далее оплачиваем с расчётного счёта согласно выставленной калькуляции. Забрать бланки можно и самостоятельно. При себе иметь следующие документы:

• Доверенность на приобретение;
• Копия документа об оплате (около 200 рублей за 1 вкладыш);
• Печать организации, если забирает руководитель;
• Паспорт того, кто забирает бланки.

Вот, наконец-то, долгожданные бланки у вас на столе. Следующий шаг: делаете запись в ОБЯЗАТЕЛЬНУЮ для всех организаций книгу «Приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек и вкладышей к ней». Стоит повториться, что эта книга нумеруется, прошивается, скрепляется печатью руководителя и его же подписью. Подлежит длительному хранению (25 лет).

Не обойдём вниманием и такую книгу «Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ней». Тщательно и внимательно разносим все данные. Внутренний интерфейс книг достаточно прост для новичка.

Обе эти книги утверждены Министерством труда РФ, формы их приведены в приложении к Инструкции по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Приложение N 1
к постановлению Минтруда РФ
от 10 октября 2003 г. N 69.

Актуально на 2016 год.

Участие работника в оформлении вкладыша

Итак, работнику попросили подойти в кадровую службу. Усаживайте его писать заявление по такой форме.

«______»_____________________ ____________________________ (подпись с расшифровкой)

Теперь работнику останется только оплатить стоимость бланка. Оплата производится либо наличными в кассу организации/на её расчётный счёт, либо вычтется при расчёте с работником по заработной плате/другим выплатам. Заметим, что никто не отменял выдачу вкладыша бесплатно.

Подготовьте соответствующий приказ руководителя о вычете с работника за вкладыш в трудовую книжку для главного бухгалтера организации. Не забудьте ещё про один приказ директора: о выдаче вкладыша в трудовую книжку для конкретного работника.

Пусть кадровика не смущает тот факт, что трудовая книжка и вкладыш в трудовую книжку разных образцов. Трудовая книжка у работника может быть ещё со времён СССР, а вкладыш вшивается актуального образца.

Нечасто, но бывают такие случаи, когда в трудовую книжку вшиваются несколько вкладышей. Благо, что их количество для одного и того же работника законом не ограничено. Это, конечно же, чудесно, что такой заслуженный работник работает именно в вашей организации. Но тут встаёт другой вопрос.

Как вшить в трудовую книжку?

Вкладыш надо будет именно вшить, а не вклеить. Сколько бы вы ни доказывали руководству, что курсы кройки и шитья кадровику проходить не обязательно, рано или поздно вы их пройдёте, закрепляя вкладыш в трудовую книжку.

Советуем воспользоваться рекомендациями по вшиванию вкладыша:

• Ищем шило, иголку и толстые синтетические нитки.
• Открываем последнюю страницу трудовой книжки. Размещаем вкладыш между последней страницей и обложкой. Вкладыш при этом открываем посередине.Правильное размещение вкладыша в трудовой книжке
• Приступаем к проколу отверстий (5 штук). Крепим к обложке трудовой книжки.Прокалываем отверстия
• Сшиваем трудовую книжку и вкладыш к ней в местах проколов.Процесс вшивания вкладыша в трудовую книжку
• Нить в конце должна выйти внутри пришитого вкладыша. Делаем узелок на 2–3 узла. Аккуратно отрезаем длинную часть нити, оставляя 1 см.

Проверяем, надёжно ли пришито.

Оформление вкладыша (с образцом)

Подготовка к оформлению (вшивание вкладыша и запись в трудовой книжке) прошла успешно. Теперь займёмся оформлением самого вкладыша.

• Проводим нумерацию всех страниц вкладыша со следующего номера, на котором закончились страницы в трудовой книжке. В общем, продолжаем по порядку. Это касается и того редкого случая, когда вшивается уже второй вкладыш.
• Сверяем, правильно ли заполнены данные паспорта работника.
• Вписываем сведения из документа об образовании.
• Тот, кто заполнял вкладыш на титульном листе, тот и ставит подпись как ответственное лицо.
• Обязательно дайте работнику поставить подпись.

Образец заполнения титульного листа вкладыша в трудовую книжку

Списываем вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку признают испорченным по различным причинам. Но факт остаётся фактом — такой бланк надо списать и обязательно уничтожить.

Единолично это делать не стоит. Правильным будет создать комиссию, состоящую из трёх человек. Обязательно включать в состав такой комиссии руководителя.

Действия комиссии:

• Издаётся приказ руководителя о создании комиссии для списания бланка строгой отчётности. Все члены комиссии ознакамливаются с приказом и ставят свою подпись.
• Оформляется акт списания вкладыша в трудовую книжку.
• Обязательное уничтожение списанного вкладыша в трудовую книжку.

Составление акта о списании непригодных вкладышей в трудовую книжку

Акт о списании включает следующие пункты:

• Утверждается нанимателем или лицом, его замещающим. Ставится дата, подпись скрепляется печатью.
• Указываются все члены комиссии, принимающие участие в списании.
• Отмечается в какой организации списывается какое количество бланков, указывается причина списания.
• Обязательно перечисляется серия и номер каждого списываемого бланка.
• Способ уничтожения — сожжение.
• С чьего ведома бланки уничтожаются (указывается полное наименование нанимателя).
• В конце документа все члены комиссии ставят подпись напротив своих фамилий.

Перечень нормативных документов, которые регулируют правильное списание и уничтожение бланков строгой отчётности:

• Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках (вместе с Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку)».
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

Источник: https://xn-----7kcbekeiftdh9amwkb4d2o.xn--p1ai/vkladyish-v-trudovuyu-legko.html