Нужна ли автобиография в личном деле

Нужна ли автобиография в личном деле

Обязательно указываются такие условия, как ненормированный или сокращенный рабочий день, материальная ответственность и т.п. На основании этого приказа вносятся записи в официальные документы (например, трудовую книжку). 3.

Приказ (выписка) об увольнении с обязательным указанием статьи Трудового кодекса и причины увольнения, со ссылкой на заявление работника или (при увольнении «по статье») докладную записку. 4. Личный листок (другая форма – анкета) учета кадров.

Заполняется соискателем при поступлении на работу и проверяется ответственным сотрудником. Представляет собой список вопросов, касающихся возраста, образования, квалификации, трудового стажа, семейного положения. Обязательно указываются паспортные данные.

Заполняться личный листок должен на основании имеющихся документов (паспорт, трудовая книжка) точно и без исправлений. В него вклеивается фотография. 5.

Кроме этого, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией или управляющей компанией.

В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе сам принять решение о необходимости ведения личных дел работников.

Некоторые работодатели, которым не обязательно вести личные дела, все-таки их ведут на всех работников, так как личное дело — удобный источник информации о каждом.

Вход на сайт

В личное дело не включаются:копии документов о предоставлении отпусков, наложениидисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольненияработника в качестве меры дисциплинарного взыскания);справки о месте жительства, составе семьи, размере заработнойплаты;другие документы, имеющие срок хранения до 10 летвключительно. ГЛАВА 3ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВЛИЧНОГО ДЕЛА 10. После оформления личного дела на его документы составляетсявнутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1.
Онасодержит сведения о названиях документов, включенных в дело, ихиндексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно отлистов личного дела.Во внутренней описи отражается включение в личное дело новыхдокументов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинниковкопиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».11.

Основными блоками информации, которая нужна отделу кадров, являются следующие сведения о составителе: 1. Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения. Эти данные могут указываться по-разному. Например: «Я, Смирнов Сергей Павлович, родился 9 сентября 1964 года в городе Подольске Московской области».

Можно указать эти сведения и по типу анкеты: «Смирнов Сергей Павлович. Дата рождения: 9 сентября 1964 года. Место рождения: город Подольск Московской области». Раньше в автобиографии было принято указывать социальный статус родителей, например «в семье интеллигентов (рабочих, крестьян)».

Сейчас, человек младше 50 лет так не напишет — исчезла необходимость в указании социального класса. Но потребность в сведениях о родителях не исчезла, поэтому сразу после указания фамилии, имени, отчества, дате и месте своего рождения логично указать эти сведения.

Личное дело работника. азбука кадровика

Внимание

Чтобы документы не потерялись, их подшивают при помощи иглы и нитки на четыре прокола в отдельную папку (так рекомендует Мосгорархив). Иной вариант – прошивание в два прокола, сделанные дыроколом. Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.

Важно

Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки. Итак, учимся оформлять личное дело: Шаг 1. Оформляем внутреннюю опись Внутренняя опись оформляется при заведении дела и дополняется сведениями на протяжении всего периода работы. Форма внутренней описи нормативными актами не предусмотрена.

Можно составить ее по образцу внутренней описи документов единицы хранения, рекомендованную Основными правилами работы архивов организаций. Шаг 2.

Прием на работу. обязательно ли оформлять личное дело работника

Например: «С 1984 по 1989 год работал на заводе «Салют» слесарем-сборщиком авиационных приборов».

• Даты указываются после события в скобках. Например: «Поступил в аспирантуру Московского государственного университета им. М.В. Ломоносова (1974 год). После окончания аспирантуры (1978 год) работал преподавателем трудового права в Свердловском юридическом институте (до 1984 года)».
• Иногда предпочтение отдается следующему стилю изложения. Составителю в устном порядке задаются основные направления (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т.д.) и по этим разделам в хронологическом порядке отражаются все сведения. Но поскольку в один и тот же период могли происходить события, касающиеся всех направлений, автобиография может получиться загроможденной повторами дат. Мы уже отмечали, что автобиография — это не просто описание жизни, а самостоятельное описание.

Autos» здесь играет решающую роль. Поэтому нужно постараться не ограничивать желание человека «говорить с листом бумаги», но и не «отпускать в свободное плавание».

Кадровику следует задавать составителю автобиографии «направления» — какие именно этапы жизни и какого рода события интересуют отдел кадров. К сожалению, если этого не делать, то есть вообще не влиять на процесс составления автобиографии, то в итоге можно получить мемуары.

Но нельзя и переусердствовать — на четкий приказ написать «то-то», люди, бывает, «зажимаются», и тогда кадровику придется, в лучшем случае, довольствоваться сухим отчетом о рождении, обучении и стаже работы, а в худшем — вместе «вспоминать» основные этапы жизни работника.

Поэтому кадровик, все же определяет генеральное направление. Если есть излишек информации — корректируем, если недостаток — просим дополнить.

Лучше всего посоветовать ему писать как пишется, а обратить внимание на необходимость исправлений, желательно, после ознакомления с «черновиком». Его, кстати, можно оставить у себя (не запрещено).

По «черновику» составителю можно задать вопросы по неотраженным периодам и посоветовать «заполнить пробелы» в окончательном варианте автобиографии. Оценивать «черновик» автобиографии при авторе не стоит.

На реплику «Ну, Вы бы еще о первой любви рассказали!», переписанная в чистовик автобиография станет «сухой», а составитель может никогда не простить кадровику такую полушутку-полуиздевательство.

Произошедшие изменения в автобиографии составителя за время работы на предприятии, отражаются в отдельном документе-приложении, т.н.

«Дополнении к автобиографии».
Все изменения по количеству и составу документов отражаются в примечаниях к данной описи. 10 очаровательных звездных детей, которые сегодня выглядят совсем иначе Время летит, и однажды маленькие знаменитости становятся взрослыми личностями, которых уже не узнать.

Миловидные мальчишки и девчонки превращаются в с… Знаменитости Зачем нужен крошечный карман на джинсах? Все знают, что есть крошечный карман на джинсах, но мало кто задумывался, зачем он может быть нужен.

Интересно, что первоначально он был местом для хр… Одежда 6 признаков, что у вас было много прошлых жизней Вы когда-нибудь чувствовали, что у вас «старая» душа? Может быть, вы именно тот человек, который многократно перерождался? Эти 6 убедительных признако…

Копия трудового договора (если таковой имеется). 6. Автобиография – написанное работником в произвольной форме изложение основных данных о дате и месте рождения, образовании, трудовом стаже. Другие (предыдущие) места работы перечисляются в хронологическом порядке. Обычно указывается причина увольнения с последней должности.

Не включаются в автобиографию сведения личного характера, не имеющие отношения к трудовой деятельности. 7. Кроме того, личное дело работника может включать в себя резюме (при его наличии). Это краткое (размером в один лист) обоснование соискателя на вакансию (что именно дает ему право претендовать на данную должность).

Оформление личного дела Итак, если Ваша организация не относится к вышеперечисленным категориям работодателей, то вести личные дела своих работников необязательно. Если Вы решили все-таки вести личные дела, то и правила их ведения вправе установить тоже самостоятельно.

Эти правила необходимо прописать в каком-нибудь локальном акте (ПВТР, Инструкции по делопроизводству или в другом ЛНА). Чтобы иметь понятие о том, как следует вести и оформлять личные дела, рассмотрим процедуру, предусмотренную для государственных служащих. Оттолкнувшись от этих правил, можно составить свою процедуру ведения личных дел.

О таком основании отчисления, как академическая неуспеваемость, как правило, желающих писать нет. Совсем другое дело, если отчисление носит «личный», а то и «политический» характер, например: «Из института был отчислен в 1978 году со второго курса за «антисоветские выступления».

Здесь важной является информация о том, на каком предприятии, в учреждении или организации начал работать, в каком подразделении, в какой должности или по какой профессии. Например: «В сентябре 1986 года по распределению поступил на работу на завод «Орбита» на должность техника».

Источник: http://zakon-sila.ru/nuzhna-li-avtobiografiya-v-lichnom-dele/

Личное дело

Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личное дело оформляют после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, поэтому предприятия по разному решают вопросы их ведения.

Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие — на руководителей и ведущих специалистов.

В начало личного дела помещают документы, необходимые для приема на работу. Личное дело работника может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения и т.д.

Каждое дело формируют в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.

Рекомендуется в личное дело включать документы в следующей последовательности:

— внутренняя опись документов дела;

— дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров);

— заявление о приеме на работу;

— анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

— трудовой договор (если есть);

— приказ о приеме на работу (копия);

— документы об образовании (копия);

— характеристики или рекомендательные письма.

В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы и т.п.).

Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включают.

На документы личного дела заносят в опись отдельно. Опись составляют и подписывают работники, ведущие кадровую документацию. В ней указывают также дату формирования личного дела. Начальная дата — дата заявления о приеме на работу

Автобиография

Автобиография (рис. 38) — документ, в котором описаны основные этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Автобиографию сотрудник пишет собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности.

В тексте автобиографии освещают следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, где, когда учился, в каком учебном заведении, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Резюме

Резюме — документ, содержащий сведения биографического характера, которые предоставляет лицо при трудоустройстве.

Сначала пишут свое имя, отчество, фамилию, домашний адрес, телефон, дату рождения (для женщин не обязательно). Текст излагают по разделам:

— цель резюме — место, на которое претендует составитель;

— образование (сначала указывают высшее образование — какой вуз и когда закончили, полученную специальность; затем перечисляются в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы);

— трудовая деятельность (места работы указывают с настоящего времени до момента окончания школы, т.е. в обратном порядке; если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, можно также здесь это указать);

— специальные знания (перечисляют различные знания — умение работать на компьютере, знание иностранных языков и т.д.; указывают все, что может заинтересовать работодателя);

— семейное положение (указать — замужем (не замужем), вдова (вдовец), есть ли дети).

Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста. Оформляют резюме на бумаге хорошего качества.

Образец резюме приведен на рис. 39.

Характеристику составляет администрация и общественные организации (если они есть) предприятия, по просьбе работника, по запросу других организаций, по инициативе работника.

Характеристику оформляют на стандартном листе бумаги в произвольной форме. Текст характеристики, как правило, состоит из двух частей:

вводной, — указывают фамилию, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

основной — описывают деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками.

Завершающая фраза — «Характеристика выдана для предоставления…»

Если характеристику утверждает общественные организации или трудовой коллектив, то дают ссылку на дату и номер протокола заседания, собрания.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяют печатью. Характеристику составляют в двух экземплярах.

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров (анкета) (рис. 40) — перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д.

Работник заполняет от руки анкету при поступлении на работу. Ответы на вопросы он дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов — паспорта, трудовой книжки, документов об образовании.

В графе «Образование» указывают: «высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «среднее» согласно документу об образовании работника.

Работник, занимая различные должности на одном предприятии, должен указать время пребывания в них.

В графе «Семейное положение» указывают сведения: женат (замужем), вдовец (вдова), холост (не замужем), перечисляют членов семьи (с указанием степени родства), проживающих вместе с работниками (отец, мать, жена, сын и т.д.). Надо также указать фамилию, имя, отчество, год рождения и чем занимается каждый член семьи.

Отрицательные ответы пишут без повторения вопросов в форме — не знаю, не имею, не владею, не был.

Личный листок должен быть проверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности.

Анкета

Анкета — аналогичная форма «Личного листка по учету кадров» и содержит те же графы.

В анкету можно вносит дополнительные сведения (об изменении фамилии). Анкету подписывают поступающие на работу и лицо, ответственное за документы по кадрам. Личный листок подписывает поступающий на работу.

Заполняют анкету в одном экземпляре. К ней прилагают копии документов об образовании, ученой степени и т.д., заверенные подписью и печатью, а также фотографию.

Дополнение к личному листку

Дополнение к личному листку (анкета) — указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). Документ имеет табличную форму. В нем указывают фамилию, имя, отчество работника и два раздела.

Первый раздел дополнения к личному листу фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это.

Обязательным реквизитом «Дополнения к личному листку» является отметка о проведении проверки наличия и состоянии дела. Отметку пишут на оборотной стороне листка. Оно состоит из надписи: «Личное дело проверено», даты и подписи.

Личная карточка

Личная карточка (форма Т-2) — основной учетный документ. Она имеет типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики.

Личная карточка:

— заводится на всех сотрудников, принятых на работу;

— состоит из вопросов и ответов на них;

— используется для анализа состава и учета движения кадров;

— заполняется в одном экземпляре (все изменения, предусмотренные формой, должны отражаться в личной карточке своевременно);

— ставится в алфавитную картотеку работающих (при использовании компьютера, можно вводить в него данные о сотрудниках, затем делать распечатки на принтере по форме Т-2).

Личная карточка заполняется сотрудником, ответственным за документы по личному составу, после подписания приказа о приеме работника на работу.

Основанием для записей служат документы — паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д.

В обязательном порядке ставят дату заполнения карточки и личную подпись сотрудника.

Хранят карточки в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке. Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы.

Срок хранения карточки Т-2 — 75 лет.

Page 3

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий — в актах; производственно-хозяйственная деятельность — в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗОТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

1. Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных доку-ментов на бумажных носителях//Секретарское дело, 1999, № 3.

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практичес-кое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

4. Быкова Т.А., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. посо-бие. — М.: МИФИ, 1996, 68 с.

5. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 76 с.

6. Володин В.В, Ермолаева А.А. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти. — Саратов, 2001.

Источник: https://studbooks.net/1521627/menedzhment/lichnoe_delo

Нужна ли автобиография в личном деле — Адвокатское бюро Вершина

Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать. Изложенные выше советы предназначены прежде всего для кадровика, а не для составителя. Поэтому, не следует их перечислять работнику, как руководство к действию.

Достаточно наблюдать за тем, как он пишет автобиографию, и если нужно — незаметно «подталкивать» в верном направлении и ненавязчиво помогать. Автобиография должна составляться в спокойной обстановке — «на коленке» ее не пишут.

В нервозной обстановке и спешке составитель просто может забыть об отдельных жизненных этапах и значительных событиях. Поэтому желательно обеспечить спокойную благожелательную обстановку.

Кстати, как свидетельствует практика, самые лучшие автобиографии получается составить в домашней обстановке — тогда помогает вся семья — родители, супруг, да и дети напоминают когда родились.

Внимание

Autos» здесь играет решающую роль. Поэтому нужно постараться не ограничивать желание человека «говорить с листом бумаги», но и не «отпускать в свободное плавание». Кадровику следует задавать составителю автобиографии «направления» — какие именно этапы жизни и какого рода события интересуют отдел кадров.

К сожалению, если этого не делать, то есть вообще не влиять на процесс составления автобиографии, то в итоге можно получить мемуары. Но нельзя и переусердствовать — на четкий приказ написать «то-то», люди, бывает, «зажимаются», и тогда кадровику придется, в лучшем случае, довольствоваться сухим отчетом о рождении, обучении и стаже работы, а в худшем — вместе «вспоминать» основные этапы жизни работника.
Поэтому кадровик, все же определяет генеральное направление. Если есть излишек информации — корректируем, если недостаток — просим дополнить.

Например: «Родился в семье врачей — отец, Иван Павлович Ручкин — хирург, мать, Софья Николаевна Ручкина — терапевт». Если в семье на тот момент уже были другие дети, то составителю желательно указать сведения о старших братьях и сестрах.

Важно

Сведения о младших, можно указать здесь же, а можно и по мере хронологического описания своей жизни. 2. Полученное образование (какие образовательные учреждения, периоды, результаты).

Обычно, пишут так: «Среднюю школу № 3 города Астрахани закончил в 1974 году». Если составитель автобиографии закончил школу хорошо или с медалью, и он считает эту информацию важной, не следует ограничивать его в желании рассказать о своих успехах и достижениях.
После школы следуют все уровни образования (средний, высший, аспирантура и т.д.). Если какое-то учебное заведение не закончено — указывается причина.

Нужно ли формирование личного дела работника?

Кроме этого, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией или управляющей компанией. В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе сам принять решение о необходимости ведения личных дел работников.

Некоторые работодатели, которым не обязательно вести личные дела, все-таки их ведут на всех работников, так как личное дело — удобный источник информации о каждом. В одной папке собраны все копии личных документов, приказов по этому работнику, справки, заявления, договоры и соглашения, другие документы.

Но чаще личные дела заводят только на руководителя предприятия, его заместителей, главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений и работников, для которых устанавливается материальная ответственность. А в отношении остальных работников личные дела не ведутся.

Нужна ли автобиография при формировании личного дела сотрудника

Образец оформления внутренней описи личного дела Внутренняя опись документов личного дела ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── (фамилия, имя, отчество работника) N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы 1 2 3 4 5 6 7 1 Дополнение к личному листку по учету кадров 2 Личный листок по учету кадров 3 Автобиография 4 Копия диплома об образовании 5 Трудовой договор … И т.д. Наименование должности лица, составившего опись (подпись) (расшифровка подписи) Дата Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения.

Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Внимание Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

Личное дело сотрудника

Поэтому, не следует их перечислять работнику, как руководство к действию.

Достаточно наблюдать за тем, как он пишет автобиографию, и если нужно — незаметно «подталкивать» в верном направлении и ненавязчиво помогать.

Автобиография должна составляться в спокойной обстановке — «на коленке» ее не пишут. В нервозной обстановке и спешке составитель просто может забыть об отдельных жизненных этапах и значительных событиях.

Важно Поэтому желательно обеспечить спокойную благожелательную обстановку. Кстати, как свидетельствует практика, самые лучшие автобиографии получается составить в домашней обстановке — тогда помогает вся семья — родители, супруг, да и дети напоминают когда родились.