Отчеты кадровой службы 2019

Отчеты кадровой службы 2019

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

• Для жителей Москвы и МО — +7 (499) 653-60-72 Доб. 574
• Санкт-Петербург и Лен. область — +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Работа специалиста по кадровой службе предполагает не только работу с персоналом, но и создание отчетов.

Несмотря на сложность и рутинность самого процесса, это очень важный стратегический момент в управлении персоналом.

Все больше менеджеров и руководителей понимают, что управление на основе данных — это не просто тренд. Это реальная возможность стать лучше и сэкономить бюджет. Как сделать полезный отчет?

Разместить вакансию. Обратная связь.

Все кадровые отчеты в году можно сгруппировать в отдельные категории по срокам и периодичности предоставления. Выделим следующие группы:.

Что должен сделать кадровик в конце года?

Есть ли в течение года время, когда кадровики могут хоть немного расслабиться? Вряд ли. И в любом случае это не конец года — горячая пора, когда надо успеть очень многое.

И чтобы в конце года правильно рассчитать свои силы, сделать все дела вовремя и спокойно уйти на новогодние праздники, надо тщательно все спланировать.

Так что же необходимо сделать кадровику до конца уходящего года или в самом начале следующего? Список дел достаточно внушительный…. Составление графика отпусков — по-прежнему обязанность, а не право работодателя.

И относиться к этому нужно со всей ответственностью, ведь при проверке инспектор труда может проконтролировать наличие графика и правильность его составления и в случае наличия ошибок — привлечь к административной ответственности по ч.

Согласно ст. Например , график отпусков на г. И даже если в январе и феврале никто из работников не пойдет в отпуск, работодатель не должен переносить составление графика на более поздний срок.

Некоторые работодатели полагают, что составление графика отпусков — процедура устаревшая и формальная, и проводится она только во исполнение норм законодательства. Однако этот документ может быть полезен работодателю. График отпусков не только гарантирует право работника на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:.

При составлении графика отпусков должен учитываться стаж работы, дающий работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск, основной и дополнительный ст. Для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя.

Так как при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском ст. Однако работодатели вправе разрабатывать свои, локальные формы документов.

Для наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников Приказом Росстата от В этом отчете необходимо отразить наименование вида экономической деятельности, среднесписочную численность работников, фонд зарплаты внешних совместителей и работников списочного состава, а также начисленные им выплаты.

Срок предоставления отчета — 20 января после отчетного периода. Эти сведения предоставляют юридические лица кроме субъектов малого предпринимательства всех видов экономической деятельности и форм собственности:.

Предоставляются работодателями не позднее 8-го числа после отчетного квартала. В этой форме упор делается на численность работников, которые:. Несмотря на то, что сроки сдачи отчетности в январе, провести подготовительную работу лучше в конце декабря, ведь первая половина января приходится на новогодние каникулы.

Недавно Приказом Росстата от Она применяется, начиная с отчетности по состоянию на Представлять ее нужно только раз в два года 28 ноября юридическим лицам, осуществляющим все виды экономической деятельности кроме финансовой деятельности, государственного управления и обеспечения военной безопасности; деятельности общественных объединений и экстерриториальных организаций.

В этой форме указывается потребность организации в работниках для замещения имеющихся вакантных рабочих мест в распределении по профессиональным группам.

К вакантным относятся места, освободившиеся в случае увольнения работников, их отпусков по беременности и родам или по уходу за ребенком [1] , а также вновь созданные рабочие места, на которые планируется принять работников в течение 30 дней после отчетного периода.

Окончание года — хороший момент, чтобы начать ведение воинского учета, если до этого момента работодатель его не вел.

Если работодатель ведет воинский учет, до конца декабря следует обновить приказ о назначении лица, ответственного за его ведение, и план работы.

Документы следует оформлять точно по формам, приведенным в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях [2] , утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ В приказе необходимо указать Ф.

На каждом документе должно быть место для согласующей визы военкома. Приказ и план подписывают должностные лица, указанные в форме. Перед тем, как предоставлять документы в военкомат, не забудьте обновить справку о бронировании в местных органах власти.

Например , в Москве — это служба обеспечения секретности и мобилизационной подготовки в управе района по месту нахождения организации. Не стоит забывать о необходимости подготовиться к сдаче документов в архив.

Как правило, это надо делать после окончания делопроизводственного года, то есть в январе, но уже в декабре можно определить, какие документы нужно будет сдавать в архив.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок оформления документов в архив, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от Согласно Правилам сдаче в архив подлежат документы сроком хранения свыше 10 лет.

Они передаются в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Поэтому в январе г.

Сроки хранения документов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Минкультуры РФ от Необходимо учитывать и изменения, внесенные Федеральным законом от Стоит проверить, не появились ли новые направления в работе, новые дела, которые необходимо внести в номенклатуру дел на следующий год.

Если в номенклатуре ничего не изменилось, ее все равно необходимо утвердить заново. Обязанность работодателя составлять штатное расписание предусмотрена ст. По мнению Роструда, принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо письмо от Каких-либо сроков или периодичности для утверждения штатного расписания трудовым законодательством не установлено.

Изменения можно вносить в любое время путем издания соответствующего приказа. Но некоторые работодатели все изменения вносят в преддверии нового года, чтобы утвердить новое штатное расписание с 1 января.

Штатное расписание может составить любой работник, на которого возложена такая функция руководитель организации, кадровик, бухгалтер. Уточнить, является ли работодатель объектом плановых проверок в г.

На сайте указаны сведения обо всех проверках госорганов. Отдела персонала касаются, прежде всего, проверки инспекции труда, а также проверки исполнения законодательства о квотировании их, как правило, проводит служба занятости.

Если ваша организация есть в списке проверяемых, стоит обратиться к руководителю со служебной запиской и сообщить об этом.

Также с руководителем стоит обсудить план подготовки к проверке проведение кадрового аудита даст возможность проверить, все ли в порядке в кадровых документах работодателя.

Окончание года — подходяще время для проведения регулярного кадрового аудита.

Хоть законодательство и не устанавливает такую обязанность, многие кадровые службы этим не пренебрегают — ведь внести какие-либо исправления легче сразу, чем по прошествии долгого времени.

Кроме того, результаты кадрового аудита помогут улучшить бизнес-процесс в отделе персонала в будущем году. Особенно тщательно следует подойти к проведению кадрового аудита, если есть информация о проверках госорганов в грядущем году.

Оформлять проведение кадрового аудита официально или нет, зависит от работодателя. Например, можно оформить его проведение приказом по организации или распоряжением по отделу.

Какие документы стоит проверить прежде всего? Конечно, те, на которые инспекция труда обращает внимание в первую очередь, например:.

Хотя должностные инструкции не являются обязательными ЛНА, практика показывает, что применение их полезно для организации труда работников. Потому стоит проверить, на все ли должности они разработаны.

Если работники ездят в командировки, то обязательным является Положение о командировках ст.

Руководителя, как правило, интересует, сколько работников принято на работу, сколько уволено, какая текучесть, какие инструменты подбора кадров наиболее эффективны и т.

В каждой организации свои формы таких отчетов, своя периодичность. Вероятно, руководитель захочет увидеть такие отчеты и за год. Если составлялись ежемесячные отчеты, то свести информацию воедино не составит труда. В противном случае придется поработать.

Под текучестью персонала на практике чаще всего подразумевается движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом или организации конкретным работником.

Показатель вычисляется по формуле:. Также стоит составить отчет о работе отдела персонала за год. Чаще всего руководство требует предоставить такой отчет.

Но даже если организация небольшая и никаких формальных требований к отчетности не предъявляется, все же рекомендуем это сделать. Почему бы не показать работу отдела в лучшем свете? Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Электронная версия журнала.

Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда.

Что должен сделать кадровик в конце года? График отпусков не только гарантирует право работника на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю: обеспечить бесперебойную работу производства, заранее найдя замену работнику, уходящему в отпуск; оформить отпуск заблаговременно и выплатить отпускные в срок не позднее чем за три дня до начала отпуска ст.

Узнать больше: Проводим внутренний кадровый аудит Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.

Электронную почту хотят привязать к номеру мобильного телефона: кого затронут изменения. Под колпаком у ФНС: единый информационный ресурс объединит все официальные данные физлиц — от Ф.

Какие отчеты и куда нужно сдавать кадровику?

Отчеты для отдела кадров — одно из основных направлений их деятельности. Отчет нужно предоставлять как внешним контролирующим органам, так и руководству. Кому и когда предоставлять отчеты? Как сократить время на рутину и сделать отчет быстро?

Годовой отчет отдела кадров

Любая фирма, у которой есть наемные работники, должна заниматься ведением определенной документации. Стоит отметить, что данный процесс является достаточно трудоемким, так что в больших предприятиях для этого нанимаются специальные сотрудники кадровой службы.

Именно они отвечают за полноту и точность всех отчетов, предусмотренных нормативными актами. Если же порядок ведения отчетности кадровой службы нарушается, то работодатель несет ответственность за это.

Для того чтобы избежать серьезных штрафных санкций, нужно с ответственностью относиться к подобной документации, или же искать другие пути выхода из данной ситуации например, обратиться к профессиональному кадровому агентству.

Отчеты кадровой службы

Росстат утвердил Приказ от 15 июля г. Ежеквартально, начиная с отчета за I квартал года, работодатели будут заполнять и отсылать в Росстат обновленные формы:. Ее надо будет подавать с отчета за год только за нечетные годы. Правительство активно готовится к переводу трудовых книжек в электронный формат.

Но чтобы система работала, а данные своевременно и в полном объеме попадали в ПФР, который подсчитывает стаж работающих граждан, работодателей заставят подавать подробные сведения о трудовой деятельности сотрудников. Согласно направленному в Госдуму законопроекту , компании должны будут сообщать:.

По сути, новый отчет полностью дублирует сведения, которые кадровик уполномоченное лицо вносит в трудовые книжки работников.

Как вести кадровую отчетность?

Есть ли в течение года время, когда кадровики могут хоть немного расслабиться? Вряд ли. И в любом случае это не конец года — горячая пора, когда надо успеть очень многое.

И чтобы в конце года правильно рассчитать свои силы, сделать все дела вовремя и спокойно уйти на новогодние праздники, надо тщательно все спланировать.

Так что же необходимо сделать кадровику до конца уходящего года или в самом начале следующего?

Акция месяца 8-

Акция месяца 8- Мы являемся муниципальным унитарным предприятием, в кадровой службе у нас отсутствуют отчеты вообще.

Кадровая отчетность предприятия

Медведева по адресу г. Петрозаводск, ул. Энгельса, д. Запись осуществляется по телефону 8 Размер шрифта:.

Отчетность кадровика бюджетной организации

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника — Елена А. Пономарева

Источник: https://stadionspartak07.ru/predprinimatelskoe-pravo/otcheti-kadrovoy-sluzhbi-2019.php

Кадровое делопроизводство — пошаговая инструкция 2019

Организация кадрового делопроизводства с нуля достаточно сложна. Бывает, кадровик не знает, с чего именно начать, чтобы не затруднить самому себе рабочий процесс. Для вашего удобства предлагаем краткий пошаговый алгоритм

Ведение кадрового делопроизводства с нуля

Организовывать документацию “с чистого листа” приходится в двух случаях:

• Если организация только что учреждена.
• Если становится понятно, что необходимо реставрировать и привести в порядок всю кадровую систему на предприятии.

Объем задач, стоящих перед кадровым специалистом, велик и требует не просто высокой квалификации, но и ее регулярного подтверждения и повышения. Для новичков в профессии доступны основы кадрового делопроизводства и обучение с нуля.

Что включает в себя кадровое делопроизводство? Каждое «движение» должно быть учтено и зафиксировано – начиная с найма новых работников, оформления личных дел и карточек, больничных и письменных обращений, кончая переподготовкой персонала и увольнением. Помимо этого, большое значение имеет аналитическая часть работы, направленная на сбор и анализ сведений о штате, составление разнообразных отчетов в государственные органы и фонды, а также планирование.

Сейчас делопроизводство находится в переходном этапе от бумажного вида к цифровому. Часть документации можно вести в электронном виде, существуют квалифицированные защищенные подписи. Тем не менее, пока большая часть деятельности кадрового специалиста представляет собой работу с бумагами.

Пошаговые инструкции

Расскажем о ведении кадровой документации на предприятии с нуля пошагово, в виде алгоритма.

Шаг 1. Определить ответственное лицо и подготовить материальное обеспечение. В зависимости от численности штата и особенностей конкретного предприятия возможны варианты.

Так , можно создать отдельное подразделение – кадровую службу или отдел учета и назначить руководителя. В настоящий момент этот момент никак законодательно не урегулирован. В практике считается, что оптимальная цифра для коммерческих предприятий — 150 до 200 работников на одного специалиста.

В небольших организациях до 100 человек возможно передать функции кадровика одному из работников, как внутреннему совместителю. Обычно это секретарь, бухгалтер либо офис-менеджер. Важно, чтобы «кадровая» ставка была внесена в штатное расписание, а трудовые функции отражены в соглашении с совместителем.

Если количество персонала недостаточно для создания отдельной структуры, а совместитель не будет справляться с объемами работы, необходимо выделить отдельную штатную единицу специалиста по кадровому делопроизводству.

Оснащение кадровой службы состоит из обычной офисной техники и канцтоваров. Необходимо снабдить компьютеры спецпрограммой для кадрового учета, а также антивирусником, для защиты персональных данных.

Иногда целесообразнее передать ведение кадровой документации на аутсорсинг в специализированную организацию.

В зависимости от того, насколько долгосрочным планируется сотрудничество, выбирается договор подряда (для небольших задач) или возмездного оказания услуг.

Также понадобится составить доверенность на нанятого специалиста, издать приказ о назначении и оформить акт приемки-передачи документов.

Шаг 2. Проверка учредительных документов. Наиболее распространенная ошибка – несовпадение наименований организации в кадровых бумагах и Уставе. Также необходимо уточнить, кто уполномочен принимать решения по трудовым контрактам и локальным нормативным актам, — зачастую на практике договоры о найме подписывает не тот, кто должен.

Шаг 3. Разработка и утверждение штатного расписания. Это основной документ, упорядочивающий количество и трудовые функции персонала. В него можно вносить любое количество изменений, которых потребует ситуация.

Расписание составляется либо по унифицированной форме Т-3, либо по бланку собственной разработки (в таком случае он должен быть утвержден как приложение к учетной политике организации).

► Штатное расписание на 2019 год: изменения, на которые опасно соглашаться

Шаг 4. Разработка структуры локальных нормативных актов организации. В некоторых случаях возможен отказ от части либо всех актов – если предприятие относится к микропредпринимательству и все требуемые положения зафиксированы в трудовом договоре (ст. 309.2 ТК). Приведем перечень актов, обязательных для всех организаций:

• Устав.
• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК).
• Положение об охране труда.
• Документы, регламентирующие систему оплаты труда (ст. 135 ТК). Это может быть как отдельное Положение, так и параграфы в индивидуальных и коллективных трудовых контрактах.
• Акты, в которых установлен порядок обработки персональных данных, права персонала, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
• График отпусков, который должен быть составлен не позднее середины декабря. Для новых организаций, начавших работу до середины года, график не оформляется.

Некоторые локальные акты необходимы не всем предприятиям, а в зависимости от условий работы: коллективный договор, положения о командировках и аттестации и т.п.

Акты необходимо согласовать с профсоюзом либо иным выборным органом. Если такового еще нет – согласование не требуется. Но обратите внимание, что каждый нанятый работник должен обязательно быть ознакомлен под подпись со всеми актами, причем еще до того, как он расписался в личном трудовом контракте.

► Пять локальных актов, без которых вам не обойтись в 2019 году

Шаг 5. Контроль данных о руководителе организации. Этот шаг включает в себя письменный запрос в МНС о наличии лица в реестре дисквалифицированных лиц (ч. 2 ст. 32.11 КоАП).

А также сверку записи в трудовой книжке, договора, приказа о приеме на работу и документов об избрании (назначении). В трудовой книжке 4 графа записи о найме должна содержать данные соответствующего разрешения. Также необходимо сопоставить даты, указанные в контакте, со сроком полномочий, указанным в учредительных документах.

► Проверьте трудовой договор руководителя вашей компании: Правительство утвердило новую форму

Шаг 6. Составление типовых бланков трудового договора. Стандартные унифицированные договоры используются в некоторых сферах: муниципальных и государственных учреждениях и микропредприятиях.

Остальные разрабатывают бланк сами на оснований требований 57-й статьи Трудового кодекса.

Мы рекомендуем на этом же этапе составить шаблон договора о полной материальной ответственности, если в организации есть необходимость подобных решений.

Чек-лист «5 пунктов, в которых недопустимы ошибки в трудовом договоре»

1. Точные полные данные сотрудника и работодателя.
2. Реквизиты документов, удостоверяющих личность (обычно это паспортные данные) физических лиц – работника и нанимателя, если он также физлицо.
3. ИНН работодателя (кроме физлиц, не являющихся ИП).
4. Данные о полномочиях и ФИО представителя организации, подписывающего договор.
5. Дата и место заключения контракта.

► Типовой трудовой договор: как доработать до идеала

договора индивидуально. Обязательные условия труда приведены в ч. 2 ст. 57 ТК. Помимо них, в некоторых случаях указываются дополнительные условия:

• Для срочного договора – причины, из-за которых выбирается этот вид контракта и срок.
• Для вредных и/или опасных условий труда – характеристики условий и положенные выплаты-компенсации и гарантии.
• Для нестационарных рабочих мест – условия труда: разъездной, в пути и т.п.
• Для вакансий с графиком работы, отличающимся от принятого в организации – режим труда и отдыха.

Ошибки на этом шаге дорого обойдутся предприятию. Юридическое лицо будет наказано на сумму 50-100 000 р, причем некоторые инспекторы считают целесообразным умножать штраф на количество неправильных договоров (ч. 4 ст. 5.27 КоАП).

Некоторые кадровые специалисты предпочитают дополнить договор условиями, перечисленными в ч. 4 ст. 57 ТК. Это необязательно, но и запрета нет.

Шаг 7. Подготовка к ведению трудовых книжек.

1. Определите уполномоченного сотрудника, который будет назначен ответственным за учет, ведение и хранение книжек. Его трудовая функция должна быть зафиксирована в договоре, должностной инструкции либо допсоглашении к контракту. Если заниматься книжками будет совместитель, он должен дать письменное согласие.
2. Проверьте наличие бланков книжек, вкладышей в них и приходно-расходной книги по их учету. Они должны храниться в бухгалтерии, в отличие от книги учета движения книжек – последняя находится у кадровиков. Оформите книги правильно: пронумеруйте страницы, прошнуруйте, заверьте у генерального директоры и скрепите сургучом либо пломбой.

► Ошибки в трудовой книжке, из-за которых работник пойдет в суд

Шаг 8. Подготовка проектов и шаблонов документов, необходимых для выполнения кадровых процедур.

Найм на работу:

• Все локальные нормативные акты.
• Трудовой договор, должностная инструкция.
• Приказ о приеме на работу (форма Т-1 либо бланк, разработанный на предприятии).
• Личная карточка Т-2.

Также понадобится табель учета рабочего времени и книга учета трудовых книжек (если книжки нет – запросите в бухгалтерии новый бланк).

► Учитывайте новые разъяснения Роструда, когда оформляете на работу

Изменения в трудовом контракте:

Дополнительное соглашение или соглашение об изменении условий (в зависимости от причин, вызвавших изменения). Также могут понадобиться, если ситуация соответствует 74 ст. ТК, письмо и уведомления об изменениях и предложения персоналу другой работы.

► Когда придется менять трудовой договор: шесть ситуаций с готовыми решениями

Перевод:

• Распоряжение о переводе.
• Дополнительное соглашение к контракту. Для постоянного перевода понадобится внести запись в личную карточку и трудовую книжку.

► Как перевести сотрудника на другую работу и не оказаться в суде

Отпуск:

• График отпусков.
• Извещения для персонала о приближающемся отпуске. Оно не требуется, если по какой-то причине даты отпуска определяются не по графику, а на основании письменного заявления работника.

► Неиспользованные отпуска сгорают. Или нет?..

Увольнение:

Полный пакет документов будет зависеть от причины, по которой работник покидает организацию. Это может быть заявление сотрудника (если увольнение по собственному желанию), соглашение о расторжении договора и др. В любом случае обязателен приказ об увольнении, на основании его будут внесены записи в трудовую книжку и личную карточку, а также книгу учета движения трудовых книжек.

Также необходимо проверить наличие всех необходимых журналов, в которых отражаются важные события в кадровых движениях. Помимо перечисленных книг, к ним относятся:

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098159-19-m1-kadrovoe-deloproizvodstvo-v-2019-godu

➤ Новое в кадровом делопроизводстве в 2019 году

Расскажем, какие изменения в кадровом делопроизводстве вступили в силу с 2019 года. Скачайте образцы новых документов, которые вам потребуются.

Скачайте полезные документы:

1. Электронный кадровый документооборот: изменения в 2019 году

На официальном сайте, где публикуют проекты новых законодательных инициатив, 13 февраля 2019 года размещен законопроект Минтруда России. Он касается внедрения электронного кадрового документооборота.

Минтруд РФ с 2018 года начал экспериментировать с переводом трудовых документов и сведений о работниках в электронную форму. При обязательном наличии бумажных версий электронный кадровыйдокументооборот затронул такие процессы, как:

• оформление графика отпусков, формирование уведомлений о начале отпуска;
• ознакомление работника при приеме на работу с локальными нормативными актами, касающимися его трудовой деятельности;
• оформление командировок. 

Новое в кадровом делопроизводстве 2019 касается подготовки к расширению эксперимента по переводу кадровых документов, в том числе, трудовых книжек, в электронный вид. Планируется отработать механизм ведения кадрового документооборота, исключающий использование документов на бумажных носителях.

Если законопроект получит статус закона, в эксперименте, который начнется с 2020 года и будет продолжаться три года, на добровольной основе примут участие крупнейшие российские компании.

В задачу участников эксперимента также войдет подготовка рекомендаций по внесению корректировок в трудовое законодательство и государственные стандарты, регламентирующие кадровый документооборот.

Предприятия, которые будут отобраны для участия в эксперименте, смогут самостоятельно определить, какие именно кадровые документы будут переводить в электронные форматы и какой вид электронной подписи будут использовать при оформлении цифровых документов.

Законопроект предусматривает, что усиленную квалифицированную электронную подпись в обязательном порядке будут использовать при оформлении наиболее важных кадровых документов.

К их числу отнесены:

• трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним;
• договоры о материальной ответственности;
• ученические договоры.

Эксперт «Системы Кадру» подскажет, можно ли использовать электронную подпись при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений

Для ведения кадрового документооборота в электронном виде и формирования цифровых документов, защищенных электронной подписью, будут использовать отечественное программное обеспечение. Весь обмен информацией и документами с различными контрольно-надзорными органами будет осуществляться в цифровых форматах.

Ожидается, что в ходе эксперимента будет решен вопрос о выборе отечественных разработчиков технических средств и ПО, позволяющих обеспечить надежное хранение информации в электронном виде.

Программные продукты должны гарантировать аутентичность данных, их целостность и достоверность в течение установленных сроков хранения.

Эксперт журнала «Справочник секретаря» расскажет, как с помощью инструкции по делопроизводству внедрить новый ГОСТ за пять шагов, вам расскажут

2. Диспансеризация: изменения в кадровом делопроизводстве в 2019 году

На основании изменений, внесенных в ТК РФ законом от 03.10.2018 № 353-ФЗ, работающие россияне с 1 января 2019 года смогут раз в три года получать оплачиваемый день для прохождения диспансеризации.

Работникам предпенсионного возраста работодатель обязан ежегодно предоставлять для этих целей два дня.

Закон гарантирует сохранение рабочего места и среднего заработка за сотрудником, проходящим медицинское диспансеризационное обследование.

Статьей 185.1 ТК РФ, регламентирующей прохождение работниками диспансеризации, порядок предоставления четко не прописан. В законе сказано, что оплачиваемые дни предоставляются работнику на основании его заявления. 

Заявление сотрудника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации

Скачать образец

Роструд рекомендует учесть изменения в кадровом делопроизводстве в 2019 и предоставлять работнику возможность проверить состояние своего здоровья на основании приказа. Это поможет избежать трудовых споров с работниками и замечаний при проверках контрольно-надзорных органов. 

Образец приказа об освобождении работника от работы для прохождения диспансеризации

Скачать документ полностью вы можете по ссылке в начале статьи >>

О том, как правильно вести кадровое делопроизводство, каких ошибки ваших коллег учесть, расскажет Валентина Андреева, эксперт «Системы кадры», профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения РГУП

3. Новое в кадровом делопроизводстве в 2019 году: сведения об уклонистах нужно направлять в военкомат

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211303-novoe-v-kadrovom-deloproizvodstve-19-m3

Кадровая отчетность в 2019 году: календарь кадровика

Росстат утвердил Приказ от 15 июля 2019 г. № 404, который меняет большинство форм статистической отчетности, заполняемых кадровыми работниками.

1 раз в год, начиная с отчета за 2019 год, надо будет сдавать обновленные данные по формам:

• № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
• № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»;
• № 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации»;
• № 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих»;
• № 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала» .

Ежеквартально, начиная с отчета за I квартал 2020 года, работодатели будут заполнять и отсылать в Росстат обновленные формы:

• № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
• № ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
• № ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;
• № ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
• № ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
• № ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала».

Ежемесячно в 2020 году от работодателей ждут сведения по формам:

• № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
• № 1-З «Анкета выборочного обследования рабочей силы»;
• № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов»;
• № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».

Кроме того, в приказе Росстата сообщается, что вводится периодическая форма (1 раз в 2 года) — № 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям». Ее надо будет подавать с отчета за 2019 год только за нечетные годы. 1 раз в 3 года придется подавать:

• № 1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»;
• № 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».

Ежемесячных отчетов становится больше

Правительство активно готовится к переводу трудовых книжек в электронный формат. Но чтобы система работала, а данные своевременно и в полном объеме попадали в ПФР, который подсчитывает стаж работающих граждан, работодателей заставят подавать подробные сведения о трудовой деятельности сотрудников.

Согласно направленному в Госдуму законопроекту, компании должны будут сообщать:

• место работы (наименование работодателя, сведения о его переименовании, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании);
• регистрационный номер организации в ПФР;
• выполняемую сотрудником работу и периоды работы, включая:
  • дату приема;
  • наименование должности (специальности, профессии);
  • уровень квалификации (разряда, класса, категории);
  • сведения о переводах на другую работу;
  • сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
  • данные соответствующих приказов (распоряжений), решений или иных документов, на основании которых были оформлены, изменены, расторгнуты трудовые отношения.

По сути, новый отчет полностью дублирует сведения, которые кадровик (уполномоченное лицо) вносит в трудовые книжки работников.

По замыслу чиновников, сведения надо будет передавать ежемесячно, в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Только об увольнениях и случаях приема на работу новых сотрудников придется информировать не позже рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

За нарушение правил отчетности готовят наказание. Если информации о трудовой деятельности не будет или она будет неполной, ПФР сообщит в инспекцию по труду.

Поскольку у ГИТ есть полномочия не только проверять, но и при определенных обстоятельствах сразу наказывать нарушителей, неотчитавшемуся работодателю придется несладко. За непередачу сведений в ПФР, в соответствии с предлагаемыми поправками в ст. 5.

27 КоАП РФ, должностным лицам будут выносить предупреждения. Но если инспекторы найдут другие нарушения, тогда, возможно, придется заплатить штраф.

Обращаем внимание, что пока новый отчет не имеет формы. Ее разработает ПФР сразу после того, как законодательные инициативы вступят в силу.

В Министерстве труда сообщают, что реформа по переводу трудовых книжек в электронный формат и сбор сведений для их ведения стартует уже через полгода — с 01.01.2020. Но ситуация может измениться, если депутаты не успеют утвердить законопроекты вовремя или вовсе откажутся их утверждать.

Какие отчеты надо сдавать уже сейчас

«Одноразовые» кадровые отчеты в 2019 году

МВД

Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор (договор ГПХ) с иностранным гражданином, обязаны уведомить об этом подразделение МВД по вопросам миграции. Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена Приказом МВД России от 10.01.2018 № 11.

Подробнее о порядке трудовых взаимоотношений с гражданами других государств — в рубрике «Иностранные работники»

Военкомат

Источник: https://clubtk.ru/kalendar-kadrovika-kakie-otchety-sdaem-v-etom-mesyatse

Эта статья поможет выполнить главные кадровые задачи во II квартале 2019 года

С нашей статьей вы вовремя сдадите кадровые отчеты, напомните сотрудникам о режиме работы перед праздниками и до отпуска исправите ошибки в документах. В ней найдете удобные календари на апрель, май и июнь с датами, когда нужно выполнить каждую задачу. 

Организуйте работу с учетом праздников

Во II квартале три праздника и перенесенные выходные. Поэтому заранее продумайте, как будете работать и отдыхать, и подготовьте приказы о праздничных днях.

Апрель. Издайте приказ о режиме работы в связи с Праздником Весны и Труда и Днем Победы. Укажите в документе, что 30 апреля и 8 мая — предпраздничные дни, рабочий день меньше на час. С 1 по 5 мая и с 9 по 12 мая — нерабочие дни.

1 и 9 мая — праздничные дни, 2, 3 и 10 мая — перенесенные выходные с 5 и 6 января и 23 февраля соответственно (постановление Правительства от 01.10.2018 № 1163). 4, 5 и 11, 12 мая — выходные дни при пятидневной рабочей неделе. Если будете привлекать сотрудников к работе в выходные и праздники, получите их согласие и оформите приказ (ч. 2, 8 ст. 113 ТК).

Предоставьте сотрудникам компенсацию — двойную оплату или другой день отдыха (ст. 153 ТК). Работники вправе сами выбирать вид компенсации.

Если сотрудники уходят в оплачиваемый отпуск на майские праздники, проверьте количество дней их отпуска. Праздничные дни 1 и 9 мая не входят в продолжительность ежегодного отпуска (ст. 120 ТК).

Проверьте личные карточки военнообязанных сотрудников и проведите сверку с военным комиссариатом. Также отправьте в военкомат погашенные и испорченные удостоверения и извещения.

Это нужно делать раз в квартал (Приложение № 17 к Методическим рекомендациям, утв. Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017, далее — Приложение № 17).

Дату сверки уточните у сотрудника территориального военкомата, который курирует вашу организацию.

Контролируйте сроки сверок документов по военнообязанным. Если не представите в военкомат списки в срок, заплатите штраф (ст. 21.1 КоАП).

Май. Подготовьтесь к сезону отпусков. Вручите сотрудникам уведомления, издайте приказы. Передайте документы в бухгалтерию, чтобы работникам своевременно начислили отпускные.

Если в компании работают иностранцы, посмотрите, верно ли вы оформляете уведомления в МВД о приеме и увольнении. За ошибки или несвоевременное сообщение компания заплатит штраф до 1 000 000 руб. за каждого иностранца (ч. 3, 4 ст. 18.15 КоАП). Если уведомление не соответствует форме, компании также грозит штраф (постановление Верховного суда от 27.12.2018 № 127-АД18-6).

Проверьте на подлинность патент или разрешение на работу иностранца. Для этого отправьте запрос или проверьте на сайте МВД. Если этого не сделаете, а документ окажется поддельным, компании грозит штраф (ч. 1, 4 ст. 18.15 КоАП).

Июнь.

Уточните в военкомате план оповещения граждан, пребывающих в запасе с мобилизационными предписаниями. Это нужно делать раз в полгода.

Если сотрудники оформили персональные электронные карты к военному билету, запросите информацию о них — она понадобится для сверки с военкоматом (Федеральный закон от 28.11.2018 № 445-ФЗ).

Оформите приказ о режиме работы в связи с празднованием Дня России. Укажите, что 12 июня — нерабочий праздничный день. В предпраздничный день 11 июня продолжительность рабочего дня сократите на один час (ч. 1 ст. 95 ТК).

Скачать и распечатать календарь

Сдайте кадровые отчеты

Кроме ежемесячных отчетов в апреле есть квартальные. А в мае — один годовой, который нужно сдать по новой форме. Полный перечень кадровых отчетов — в таблице ниже.
 

Какие кадровые отчеты подают во II квартале 2019 года

Название отчетаКто сдаетЧисленность работников в компанииПериодичностьКем утверждена формаСрок сдачи

Росстат
П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»	Все юрлица, кроме малых предприятий	Больше 15	Раз в квартал	Приказ Росстата от 06.08.2018 № 485	15 апреля
П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»	Все юрлица, кроме малых предприятий	Больше 15	Раз в месяц	Приказ Росстата от 06.08.2018 № 485	За март — 15 апреля За апрель — 15 мая За май —17 июня
15 и менее	Раз в квартал	За I квартал 2019 года — 15 апреля
№ 1 «Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы»	Все юрлица, кроме малых предприятий	Любая	Раз в 2 года	Приказ Росстата от 17.01.2019 № 7	20 мая
Служба занятости
Сведения о численности работников, не являющихся пенсионерами	Все юрлица и предприниматели	Любая	Раз в квартал	Письмо Роструда от 25.07.2018 № 858-ПР	Определяют на региональном уровне
О потребности в работниках, наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей)	Все юрлица и предприниматели	Любая	Раз в месяц	Приказ Минтруда от 26.02.2015 № 125н или региональный нормативный акт	Определяют на региональном уровне
Информация о квотируемых рабочих местах для инвалидов	Все юрлица и предприниматели	Более 100 человек	Раз в месяц	Региональный нормативный акт	Определяют на региональном уровне
От 35 до 100
Пенсионный фонд
СЗВ-М	Все юрлица и предприниматели	Любая	Раз в месяц	Постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п	За март — 15 апреля За апрель — 15 мая За май —17 июня
Налоговая инспекция
Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (КНД 1110018)	Все юрлица, кроме индивидуальных предпринимателей, которые в прошлом году не привлекали наемных сотрудников	Любая	Раз в год	Приказ ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@, статья 80 НК	До 20-го числа месяца, следующего за тем, в котором организацию зарегистрировали или реорганизовали

Апрель. Квартальные отчеты П-4 (НЗ) нужно сдавать, если в вашей компании средняя численность больше 15 человек за предыдущий год. В это число включайте исполнителей по договорам ГПХ и совместителей. Отчет нужно сдать до 8 апреля.

Ежеквартальный отчет о предпенсионерах также сдайте в апреле. Конкретную дату уточните в территориальном отделении службы занятости. Можете использовать общую форму отчета или ту, которую предоставят в вашем центре занятости (письмо Роструда от 25.07.2018 № 858-ПР).

Май. Кроме ежемесячных отчетов подайте сведения по форме № 1 «Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы» до 20 мая.

Отчет сдают в Росстат раз в два года, при этом информацию в нем нужно указывать только за апрель 2019 года. В январе текущего года утвердили новую форму этого отчета (приказ Росстата от 17.01.2019 № 7).

Теперь его можно подавать в электронном виде.

Не забывайте об отчетах для службы занятости. Сведения о вакансиях и информацию о квотируемых рабочих местах для инвалидов нужно сдавать каждый месяц. Крайнюю дату устанавливают региональные власти.

Июнь. Отчет СЗВ-М сдавайте каждый месяц до 15-го числа. В июне крайний срок сдачи отчета выпадает на выходной день, поэтому можно подать сведения в ближайший за выходным рабочий день — 17 июня (ст. 193 ГК, письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045). Но чтобы избежать штрафов за задержку отчета из-за исправления ошибок или сбоя в электронной программе, сдайте отчет заранее.

Скачать и распечатать календарь

Приведите в порядок документы

Проверьте, все ли обязательные документы есть в отделе кадров. Составьте план, по которому будете их проверять.

Апрель. Проведите сверку трудовых книжек, личных карточек по форме № Т-2 и трудовых договоров. Начните с простого — пересчитайте их количество. Для удобства составьте перечень, его можно вывести из любой кадровой программы. Сверьте перечни этих документов. После этого проконтролируйте, совпадают ли записи о приемах и переводах в трех документах по каждому сотруднику.

Май. Проверьте ПВТР. Этот документ всегда запрашивают инспекторы при проверках. В ПВТР должны быть правила приема и увольнения сотрудников, режим работы и отдыха, меры поощрения и взыскания (ч. 4 ст. 189 ТК). Если изменились технологические условия или была реорганизация, внесите изменения. Нашли ошибку — исправьте документ, иначе его нельзя применять (ст. 8 ТК).

Внесите сведения о диспансеризации в ПВТР, если не оформили отдельное положение. Отметьте право работников на дополнительный выходной день для медобследования. Включите также информацию о гарантиях для работников предпенсионного возраста. Это нужно было сделать раньше, но пока проверяющие не заметили ошибку, внесите недостающие сведения в локальные акты.

Июнь. Если в компании есть разные режимы работы, оформите положения об этих режимах. Например, пропишите, что неполное рабочее время можно установить сотруднику как по соглашению сторон, так и по инициативе работодателя.

Беременным женщинам, родителю ребенка до 14 лет или сотруднику, который ухаживает за больным членом семьи, установить неполное рабочее время работодатель обязан (ст. 93 ТК).

При этом зарплату начисляют пропорционально отработанному времени.

Посмотрите, какие локальные акты могли устареть. Например, проверьте положение о коммерческой тайне. Вы не сможете доказать, что сотрудник разгласил коммерческую тайну, если ответственного не ознакомили с порядком работы с конфиденциальной информацией.

Скачать и распечатать календарь 

1. В апреле проведите квартальную сверку с военным комиссариатом.

2. Сведения по форме № 1 сдайте в мае. Используйте новый бланк.

3. Издайте приказы о режиме работы в связи с праздничными днями и доведите их до сведения сотрудников.

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

Как часто сдавать отчет по форме П-4?

каждый месяц, если в компании в предыдущем году было больше 15 сотрудников, если 15 и меньше — ежеквартально

раз в год, если в компании больше 15 сотрудников

Источник: https://e.kdelo.ru/718117

Кадровая отчетность: календарь кадровика на 2019-2020

Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности.

Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем.

Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить.

В 2020 году обновляется 18 форм статистической отчетности

Росстат утвердил Приказ от 15 июля 2019 г. № 404, который меняет большинство форм статистической отчетности, заполняемых кадровыми работниками.

1 раз в год, начиная с отчета за 2019 год, надо будет сдавать обновленные данные по формам:

• № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
• № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»;
• № 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации»;
• № 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих»;
• № 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала» .

Ежеквартально, начиная с отчета за I квартал 2020 года, работодатели будут заполнять и отсылать в Росстат обновленные формы:

• № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
• № ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
• № ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;
• № ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
• № ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
• № ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала».

Ежемесячно в 2020 году от работодателей ждут сведения по формам:

• № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
• № 1-З «Анкета выборочного обследования рабочей силы»;
• № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов»;
• № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».

Кроме того, в приказе Росстата сообщается, что вводится периодическая форма (1 раз в 2 года) — № 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям». Ее надо будет подавать с отчета за 2019 год только за нечетные годы. 1 раз в 3 года придется подавать:

• № 1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»;
• № 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».