Приказ о введении номенклатуры дел
Об утверждении Сводной номенклатуры дел Федерального агентства по образованию, Приказ Рособразования от 06 февраля 2008 года №61
В целях организации работы с документами структурных подразделений Федерального агентства по образованию, систематизации, классификации и учета дел, определения сроков их хранения
приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Сводную номенклатуру дел Федерального агентства по образованию на 2008 год.
2. Начальникам структурных подразделений Агентства, ответственным за ведение делопроизводства в управлениях использовать индивидуальные номенклатуры дел подразделений в текущей работе.
3. Контроль за ведением Сводной номенклатуры дел возложить на Административное управление.
РуководительН.И.Булаев
Номенклатура дел на 2008 год
УТВЕРЖДАЮРуководитель Федеральногоагентства по образованиюН.И.Булаев6 февраля 2008 года N 17-6-7/18
Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во единиц хранения | Срок хранения и номер статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
01 | Секретариат руководителя Рособразования Н.И.Булаева | |||
01-01 | Приказы Минобрнауки России. Копии | До минования надобности | ||
01-02 | Решения коллегии Рособразования. Копии | До минования надобности | ||
01-03 | Приказы Рособразования. Копии | До минования надобности | ||
01-04 | База данных регистрации и контроля исполнения документов | 3 г. ст.72-6 | Электронный формат | |
01-05 | Документы, направленные в адрес руководителя Рособразования (информация, справки, предложения и др.) | До минования надобности | ||
02 | Секретариат заместителя руководителя Рособразования А.А.Казенова | |||
02-01 | Приказы Минобрнауки России. Копии | До минования надобности | ||
02-02 | Решения коллегии Рособразования. Копии | До минования надобности | ||
02-03 | Приказы Рособразования. Копии | До минования надобности | ||
02-04 | База данных регистрации и контроля исполнения документов | 3 г. ст.72-6 | Электронный формат | |
02-05 | Документы, направленные в адрес заместителя руководителя Рособразования (информация, справки, предложения и др.) | До минования надобности | ||
03 | Секретариат заместителя руководителя Рособразования В.В.Лазутина | |||
03-01 | Приказы Минобрнауки России. Копии | До минования надобности | ||
03-02 | Решения коллегии Рособразования. Копии | До минования надобности | ||
03-03 | Приказы Рособразования. Копии | До минования надобности | ||
03-04 | База данных регистрации и контроля исполнения документов | 3 г. ст.72-6 | Электронный формат | |
03-05 | Документы, направленные в адрес заместителя руководителя Рособразования (информация, справки, предложения и др.) | До минования надобности | ||
04 | Секретариат заместителя руководителя Рособразования А.В.Рождественского | |||
04-01 | Приказы Минобрнауки России. Копии | До минования надобности | ||
04-02 | Решения коллегии Рособразования. Копии | До минования надобности | ||
04-03 | Приказы Рособразования. Копии | До минования надобности | ||
04-04 | База данных регистрации и контроля исполнения документов | 3 г. ст.72-6 | Электронный формат | |
04-05 | Документы, направленные в адрес заместителя руководителя Рособразования (информация, справки, предложения и др.) | До минования надобности | ||
05 | Секретариат заместителя руководителя Рособразования Е.Я.Бутко | |||
05-01 | Приказы Минобрнауки России. Копии | До минования надобности | ||
05-02 | Решения коллегии Рособразования. Копии | До минования надобности | ||
05-03 | Приказы Рособразования. Копии | До минования надобности | ||
05-04 | База данных регистрации и контроля исполнения документов | 3 г. ст.72-6 | Электронный формат | |
05-05 | Документы, направленные в адрес заместителя руководителя Рособразования (информация, справки, предложения и др.) | До минования надобности | ||
10 | Управление экономики и финансов | |||
10-01-01 | Приказы Рособразования. Копии | До минования надобности |
Источник: http://docs.cntd.ru/document/902089805
Приказ о разработке номенклатуры дел и сводной номенклатуры дел секретариата
Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов.
В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год. ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА? Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества.
Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений.
В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен. Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:
- наименования дел;
- дата начала их ведения;
- срок хранения;
- количество томов и т.п. информация.
При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.
Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий.
Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.
Разработка номенклатуры дел: классика жанра
Конев Еще один вариант формулировки: в соответствии с п.11.2 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом (номер, дата) директора общества, для усовершенствования процесса работы с документацией п р и к а з ы в а ю:
- Утвердить номенклатуру дел организации на 2014 год, прилагаемую к приказу, и ввести ее в действие с 01.01.2015.
- Руководителям отделов обеспечить процесс формирования и оформления дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.
Генеральный директор Д.Л. Конев Кроме того, вы можете при желании скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.
Приказ об утверждении номенклатуры дел
НД издается в 4 экземплярах:
- Первый хранится в службе ДОУ;
- Второй используется службой ДОУ в качестве рабочего документа;
- Третий находится на хранении в ведомственном архиве в качестве учетного документа;
- Четвертый хранится в государственном архиве, куда впоследствии будет передана документация компании.
Этап № 7 Наконец, заключительный, седьмой этап разработки НД — создание выписок из разделов НД по каждому структурному подразделению. Такая выписка используется при формировании дел и поиска документов.
Обычно ее прикрепляют ко внутренний стороне дверцы шкафа, в котором хранятся деловые бумаги и дела данного отдела.
Справка Важная информация После согласования с архивным учреждением следует уточнить созданную номенклатуру дел, перепечатать и утвердить у генерального директора. Она вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Как упорядочить текущее делопроизводство
Чтобы НД приобрела юридическую силу, заключительным этапом визирования должно стать подписание ее генеральным директором компании. Этап № 6 Шестой этап — распечатка НД и тиражирование.
Рекомендации по составлению номенклатуры дел
В ходе повседневной деятельности любой организации производится огромное количество деловых бумаг. Если своевременно не приводить их в надлежащий порядок, то в скором времени работа офиса будет парализована. Порядок хранения деловых бумаг определяется номенклатурой дел.
Внимание
В настоящей статье будет рассказано, как ее составить. Из статьи вы узнаете:
- что включает в себя понятие номенклатуры дел;
- как составляется сводная номенклатура дел организации;
- как использовать в работе образец сводной номенклатуры дел.
Понятие номенклатуры дел Огромное количество бумаг, образующееся в процессе жизнедеятельности любого предприятия, нужно регулярно приводить в порядок. Если этого не делать, то со временем нужный документ просто невозможно будет найти.
Источник: http://prodhelp.ru/prikaz-o-razrabotke-nomenklatury-del-i-svodnoj-nomenklatury-del-sekretariata/
Приказ о введении номенклатуры дел в учреждении
22.09.2019 Кем составляется приказ?
Если составлением номенклатуры дел чаще всего занято лицо-делопроизводитель, то обязательство по подготовке соответствующего приказа об утверждении вменяется сотруднику, имеющему опыт и отношение к процессу издания распорядительных актов внутри организации. Таковыми лицами могут являться кадровые сотрудники, секретари или работники юридических подразделений.
Вне зависимости от субъекта, подготавливающего утверждающий приказ для номенклатуры дел, документ в завершенном виде подлежит передаче на утверждение первому руководителю. О сроках действия Период функционирования документа обычно равняется сроку существования самой номенклатуры.
Важно
В
Процедура утверждения номенклатуры дел в организации
Утверждение номенклатуры дел — важный этап в организации делопроизводства. Разбираем особенности приказа об утверждении, предлагаем скачать различные варианты образцов Номенклатура — документ, систематизирующий весь документооборот предприятия. Утверждение разработанной номенклатуры дел может быть произведено двумя способами:
- Издание утверждающего приказа.
- Проставление грифа “УТВЕРЖДАЮ” непосредственно на самой номенклатуре. Такой способ оговаривается в приказе о ее создании и разработке.
И первый, и второй способы приемлемы и используются на практике.
При небольшом документообороте составлять номенклатуру не имеет смысла. Группируют документы в дела обычно крупные компании, где их численность мо жет составлять сотни. Издание приказа на утверждение номенклатуры дел — мероприятие периодическое.
Шпаргалка делопроизводителя
Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно.
Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.
Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов: Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах, которые подлежат исключению из номенклатуры. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.
Приказ об утверждении номенклатуры дел школы на 2019 год
Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.
Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение
Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.
Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.
Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.
В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.
Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:
- наименования дел;
- дата начала их ведения;
- срок хранения;
- количество томов и т.п. информация.
При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.
Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.
Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.
Кто пишет приказ
Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.
При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.
Период действия приказа
Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.
Как составить приказ: основные правила
Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:
- номер и дату создания приказа;
- наименование организации;
- сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
- список лиц, ответственных за исполнение приказа.
Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.
Как оформить приказ: основные правила
Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.
При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.
Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.
Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).
Образец приказа
В начале документа указывают:
- наименование организации, по которой создается приказ;
- номер приказа по внутреннему документообороту;
- дата составления;
- населенный пункт, в котором действует предприятие.
После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания.
Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо.
При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.
Приказ о введении номенклатуры дел
Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.
Трудовое право и КДП
Трудовое право, кадровое делопроизводство и охрана труда
- Home
- /
- Кадровые документы
- /
- Прочее
- /
- Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел
Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел
Для чего нужен приказ об утверждении номенклатуры дел? Начнем с того, что такое номенклатура дел. Это документ, в котором перечислен состав дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения.
В номенклатуру включают все дела, которые заводят в организации, в т.ч. заявления сотрудников, справки с места работы, книги учета, переписку со сторонними организациями и пр.
Номенклатура на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года и завершается эта работа изданием приказа об утверждении номенклатуры дел.
Так как данный вид приказа не относится к унифицированным и составляется в произвольной форме, предлагаю вам свой образец его оформления.
Читайте так же: Адвокат валяев алексей васильевич
Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец)
17.12.2016 г. № 14
Москва
Об утверждении номенклатуры дел ООО «Архив» на 2017 год
Источник: https://burlando.ru/2649-prikaz-o-vvedenii-nomenklatury-del
Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно
Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно.
Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года.
Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.
Как правильно составить номенклатуру дел>>
Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?
Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:
Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах,которые подлежат исключению из номенклатуры.
Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.
Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.
Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.
Согласование проекта номенклатуры с отделами.
Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.
Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.
Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки.
Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации.
В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Свобода»
Красавин C. А. Красавин
23 декабря 2016 г.
Образец приказа об утверждении номенклатуры дел>>
Как закрыть старую номенклатур дел?
После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.
В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.
Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.
Подробнее об экспертизе ценности документов>>
Итоговая запись о категориях и количестве дел,заведенных в 2016 году в организации
Постоянного | 44 | 5 | 2 |
Временного (свыше 10 лет) | 50 | 2 | 2 |
Временного (до 10 лет включительно) | 90 | 4 | 3 |
ИТОГО: | 196 | 14 | 3 |
Подписывает итоговую запись делопроизводитель, ее составивший. Затем в начале года эти сведения нужно будет передать в архив — в государственный или архив организации.
С уважением, Инна
«,»author»:»ÐвÑоÑ: Ðнна»,»date_published»:»2016-01-03T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»https://2.bp.blogspot.com/-dAg3cCNI37U/WBiYQqwrZhI/AAAAAAAAD2g/d86QMGwMOTkIBJEEoob7GX004bU9Qr0hgCLcB/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25BD%25D0%25BE%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25BA%25D0%25BB%25D0%25B0%25D1%2582%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25B0%2B%25D0%25B4%25D0%25B5%25D0%25BB.jpg»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2016/11/nomenklature-del-v-konce-goda.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»Ðак пÑавилÑно в конÑе года закÑÑÑÑ ÑÑаÑÑÑ Ð½Ð¾Ð¼ÐµÐ½ÐºÐ»Ð°ÑÑÑÑ Ð´ÐµÐ»? Ðак ÑÑвеÑдиÑÑ Ð½Ð¾Ð¼ÐµÐ½ÐºÐ»Ð°ÑÑÑÑ Ð´ÐµÐ» на ÑледÑÑÑий год? ÐÑÐ°Ð¿Ñ ÑÑвеÑÐ¶Ð´ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð½Ð¾Ð¼ÐµÐ½ÐºÐ»Ð°ÑÑÑÑ Ð´ÐµÐ», пÑимеÑÑ Ð¸Ñоговой запиÑи на docdelo.ru.»,»word_count»:434,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}
Источник: http://www.docdelo.ru/2016/11/nomenklature-del-v-konce-goda.html