Табель учета рабочего времени понятие сроки сдачи

Учет рабочего времени сотрудников: понятие, виды и методы

Все графики работы, утверждаемые разнообразными работодателями, не должны противоречить требованиям Трудового кодекса РФ: как по вопросам выбора режима рабочего времени, так и в контексте организации его наглядного учета.

Учет рабочего времени – это непреложная обязанность каждой организации и естественная часть ее работы, позволяющая формировать корректные платежные ведомости, адекватно оценивать производительность и КПД работы сотрудников, а также своевременно узнавать о случаях, когда они не соблюдают режим рабочего дня.

Что такое рабочее время по ТК РФ

В соответствии с действующими нормативными актами нашей страны, под рабочим временем понимается то время, на протяжении которого работник занимается осуществлением своих трудовых обязанностей в соответствии с положениями, очерченными в трудовом договоре, и инструкциями внутреннего распорядка организации.

Теоретически сотрудник может по каким-то причинам прозаниматься время, не совпадающее с условиями подписанного трудового договора или постановлениями внутреннего распорядка.

Если речь в этом случае будет идти о работе сверх нормы, то она все равно будет считаться официально потраченным на труд временем.

Продолжительность рабочего времени также предопределена ТК России и, по состоянию на данный момент, равняется 40 часам в неделю.

Каждый работодатель в числе своих обязанностей имеет учет времени, отработанного сотрудником, а также должен прописывать режим рабочего времени и временные возможности для отдыха в строчках трудового договора. Этот режим может не конкретизироваться в составе договора только в том случае, если для сотрудника он будет полностью отвечать коллективным правилам, которые применяются в организации.

Понятие режима рабочего времени

Режим рабочего времени – это комплексное, составное понятие, которое включает в себя сразу несколько аспектов упорядочения трудовой деятельности работника:

• Продолжительность рабочей недели. Вариантом может быть несколько: неполный формат, пять рабочих дней и два свободных, шесть трудовых будней и один выходной, а также распределение дней отдыха по скользящему графику.
• Продолжительность ежедневной смены (включая вариант для рабочего дня неполного формата).
• Время, когда сотрудник должен начать производство своих трудовых обязанностей, и когда он должен это закончить.
• Время начала и завершения перерывов в течение трудового дня.
• Количество смен, в рамках которых работают сотрудники организации, в сутки.
• График чередования рабочих и освобожденных от работы дней.
• Категории работников, для которых учреждается ненормированный рабочий день.

Все эти параметры указываются в составе правил внутреннего трудового распорядка. Но, как уже было отмечено выше, если для какого-то сотрудника режим рабочего времени разнится с корпоративными правилами, которые действуют в организации, то все это должно быть указано в его трудовом договоре.

Важно также понимать, что эти параметры хоть и устанавливаются работодателем, однако должны соответствовать детерминированным требованиям, предусмотренным 110-ой статьей ТК РФ.

В частности, вне зависимости от длительности рабочей недели каждый служащий должен отдыхать на протяжении не менее чем 42 часов подряд.

Исключение из этого правила составляет только вахтовый метод, и то он предполагает наличие хотя бы одного выходного дня в неделю.

Виды учета рабочего времени

С понятием рабочего времени и его режима очень тесно связан вопрос учета времени, отработанного персоналом. Такой учет может быть отнесен к одному из следующих основных двух видов:

• Поденный. При таком графике рабочее время каждого работающего по найму должно в точности соответствовать закрепленной в правилах норме, и любое дополнительно потраченное время считается сверхурочным.
• Недельный. Он предполагает расширение предопределенного графика работы и, соответственно, учета отслуженного времени до одной рабочей недели.
• Суммированный. При суммированном учете рабочего времени длительность отрезка, за который он рассчитывается, может составлять от одного месяца до одного года. В таком случае необходимо, чтобы средняя продолжительность подлинно затраченного на труд времени за выбранный отрезок соответствовала декретированной норме рабочего дня.

Суммированный шаблон учета рабочего времени часто фиксируется на организациях с вахтовым принципом координации труда, а также на любых других предприятиях, где достаточно часто приключаются переработки или недоработки по времени. Расчет средней продолжительности рабочего дня позволяет привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от нужного уровня.

При предпочтении суммированного учета возможны две вариации рабочего графика:

• с неодинаковым количеством затраченных часов в разные дни учетного периода;
• со строго зафиксированной длительностью работы для одного рабочего дня.

Формы учета рабочего времени

В рамках координирования трудового процесса каждое предприятие должно формировать определенные документы: это табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и т.п.

Еще несколько лет назад абсолютно все эти документы должны были создаваться по стандартизированным формам, однако с начала 2013-го года компаниям, фирмам и предприятиям разрешено разрабатывать их самостоятельно.

Тем не менее, большинство организаций все же прибегают к формам, которые предлагает Госкомстат, поскольку они наиболее удобны, просты и функциональны.

Оба варианта ведутся в единичном экземпляре тем сотрудником, который несет ответственность за учет рабочего времени, после чего комплектуются подписями работника службы кадров, менеджера структурного подразделения организации, и направляются в бухгалтерский отдел.

Табель учета рабочего времени должен храниться на протяжении 5 лет с момента завершения того года, для которого он был разработан.

Однако это правило действует лишь в том случае, если все сотрудники, сведения о рабочих часах которых содержатся в табеле, трудились в нормальных условиях.

Если же хотя бы один из них был занят на работах, причисляемых к опасным или вредным, то срок хранения табеля возрастает до 50 лет.

При формировании рабочего режима предприятия должны учитывать особенности производственного календаря на текущий год. Это единый документ для всей страны, в котором:

• Содержатся нормы рабочего времени на месяцы, кварталы и весь год при 24-, 36- и 40-часовой трудовой неделе.
• Приводятся нормы количества рабочих дней и дней отдыха для пятидневной рабочей недели.
• Содержатся сведения о дополнительных выходных днях (обусловленных отмечанием государственных праздников) и особенностях переноса рабочих и свободных дней в дни, предшествующие или следующие за праздничными.

Методы осуществления контроля и учета времени труда

Для того чтобы выполнять непосредственный контроль того времени, которое было в действительности отработано сотрудниками, могут быть использованы различные методы и средства:

• Журнал учета. Это один из наиболее долгоиграющих и широко известных вариантов, который, возможно, несколько устарел с точки зрения высокотехнологичного 21-го века, однако по-прежнему с успехом используется на многих предприятиях. Такой журнал представляет собой физический бумажный носитель и наполняется вручную.
• Компьютерные технологии. Это может быть специальное приложение, которое ведет учет того времени, которое сотрудник потратил на работу за компьютером. Кроме того, это может быть контроль телефонных звонков посредством их записи, фотофиксация рабочего стола, мониторинг сообщений, поступающих на корпоративную почту, и многое другое.
• СКУД. Системы контроля и управления доступом позволяют не только наделять сотрудников возможностью доступа к тем или иным помещениям и объектам, а также ограничивать их в подобных возможностях, но и четко устанавливать, когда и на протяжении какого времени работник оставался в пределах территории организации.
• Биометрические системы. Они позволяют выяснять, сколько времени сотрудник действительно отработал на благо организации, благодаря системам доступа, работающим с использованием биометрических параметров. Такой вариант подойдет для компаний, для которых рациональное расходование фонда оплаты труда имеет первостепенное значение. Он более совершенен, чем, например, СКУД с системой доступа по пластиковым карточкам.
• наблюдение. Оно может быть автоматизированным или предполагать наличие сотрудника/сотрудников, выполняющих своеобразный надзор над рабочим процессом. Это тоже довольно эффективный вариант, поскольку он, помимо прочего, позволяет оценить продуктивность работы сотрудников во время их присутствия на рабочем месте.
• Программа (система) учета рабочего времени. Специализированное ПО для автоматизации учета рабочего времени сотрудников за рабочими компьютерами. Данный вид учета рабочего времени по состоянию на 2018 год является самым быстроразвивающимся. Программа учета рабочего времени фиксирует не только, когда сотрудник приходит на работу или уходит с нее, но и подвергает глубокому анализу всю деятельность сотрудника, включая какие сайты он посещает, какие программы использует в рабочее время, что набирает на клавиатуре. На основе этих данных программа формирует отчеты по рабочему времени, на которых в диаграммах показывается статистика по каждому сотруднику или по подразделению. Пример такой программы — Kickidler.

Кто должен вести учет рабочего времени в организации

То лицо, которое будет непосредственно заниматься ведением табеля учета рабочего времени, назначает руководство организации. Однако в общем и целом обычно это назначение выполняется по следующим правилам:

• Если речь идет о небольшой организации, то заполнение такого табеля может стать дополнительной обязанностью сотрудника кадрового отдела или, например, секретаря.
• Если организация имеет более крупный штат, имеет смысл создать специальную должность (так называемого «табельщика»). Основной задачей человека, занимающего эту должность, будет учет рабочего времени, допущенных опозданий, сверхурочно затраченных часов, прогулов и отработок других сотрудников.
• В еще более крупных организациях можно ввести специальную должность в каждом подразделении. Это может быть, опять же, табельщик, который займется учетом рабочего времени тех людей, что трудятся в пределах подразделения. Либо это может быть начальник, замначальника отделения, к обязанностям которого будет добавлено ведение табеля учета рабочего времени.

Какой бы вариант ни выбрал руководитель организации: должность табельщика или добавление его функций к уже существующим для сотрудника на другом посту – необходимо закрепить это в трудовом договоре.

Также соответствующая информация должна быть размещена в должностной инструкции этого работника.

Возложить на сотрудника подобные обязанности можно и посредством приказа, подтвержденного подписью директора предприятия.

Поскольку организации имеют прерогативу по самостоятельному управлению процессом ведения учета рабочего времени, однозначных требований по оформлению и подписанию табеля нет. Однако в большинстве случаев подписи на этом документе ставят:

• тот сотрудник, который отвечает за его оформление;
• начальник структурного подразделения организации, для работников которого был составлен табель;
• сотрудник кадровой службы.

После сбора необходимых подписей документ направляют в бухгалтерию.

Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ касательно учета рабочего времени

Конкретизация режима рабочего времени и его контроль – необходимость для каждой организации. Все соответствующие документы должны быть составлены правильно и подтверждать, что организация не нарушает требования Трудового кодекса России.

В противном случае возможно наложение следующих штрафов по статье 5.27 КоАП РФ:

• За нарушение правовых норм о труде и его охране с должностных лиц могут взыскать административный штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.
• За нарушение правовых норм о труде и его охране при производстве предпринимательской деятельности в обход регистрации юридического лица может быть объявлен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Также возможно принудительное приостановление работы организации на период до 90 суток.
• За нарушение правовых норм о труде и его охране с юридического лица могут взыскать штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей, либо заменить его принудительным приостановлением работы на период до 90 суток.

Таким образом, организации имеют право на некоторые вольности в установлении режима рабочего времени и предпочтении способов его учета, однако все это должно вписываться в рамки установленных законом требований.

Система учета рабочего времени Kickidler

Источник: https://www.kickidler.com/ru/for-it/methods-of-working/time-tracking-employees-methods.html

Правила и сроки сдачи табеля учета рабочего времени

Применять ее обязаны:

1. органы местного самоуправления;
2. государственные (муниципальные) учреждения.
3. органы управления внебюджетными государственными фондами;
4. государственные органы;

Нужно учитывать, как правильно заполнить табель учета рабочего времени, чтобы не возникало ошибок при последующем выполнении расчетов. Если обнаружены недочеты, их требуется своевременно устранить. Читайте по теме в электронном журнале Как составить табель учета рабочего времени:

1. методом сплошной регистрации явок, а также всех неявок на работу;
2. методом регистрации различного рода отклонений.

Выбирать способ нужно по режиму рабочего времени.

Табель учета рабочего времени (Соболева Е.А.)

Отметим, что это обязательно должно быть закреплено в трудовом договоре или должностной инструкции либо оформлено приказом.Как правильно заполнять табель?Как уже было сказано, в табеле необходимо отражать либо случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, либо фактические затраты рабочего времени.

В этой строке указывается значение «первичный», а в случае представления табеля с внесенными в него изменениями — значение «корректирующий».

Как построить работу с табелем учета рабочего времени?

Как вы уже отметили, Госкомстат России утвердил две унифицированные формы табеля: № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Форма № Т-12 может использоваться в любой организации. С ее помощью можно одновременно контролировать соблюдение режима рабочего времени и вести учет выплат работникам.

При этом в компаниях, где временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, допускается заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени». В этом случае раздел 1 считается самостоятельным документом, а оформлять раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» не нужно.

Форма № Т-13 используется, только когда в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников и данные о входе-выходе можно заносить в табель через компьютер.

В какие сроки необходимо предоставить в бухгалтерию табель учета рабочего времени?

Ответ на вопрос: Трудовое законодательство не устанавливает специальные сроки представления в бухгалтерию организации табеля учета рабочего времени. Не пропустите: главная статья месяца от эксперта практика Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель.

График документооборота можно утвердить: — как приложение к учетной политике организации; — как отдельный локальный нормативный акт. В графике документооборота надо указать срок представления ответственным кадровым работником в бухгалтерию первичного табеля учета рабочего времени, а также корректирующего табеля учета рабочего времени.

О том, как правильно оформляется табель учета рабочего времени, читайте Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105) 5. Порядок организации документооборота 5.1.

5.2. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

5.4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в Приложении к настоящему положению. 5.5.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы. 5.6.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения. С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская, эксперт Системы Кадры

Карьера

В большинстве случаев табель подается в бухгалтерию один раз в месяц по его окончании.

Однако это не совсем верно. Дело в том, что заработная плата должна выдаваться работнику не реже чем каждые полмесяца (аванс и окончательный расчет) (ст. 136 ТК РФ). При этом аванс начисляют исходя из фактически отработанного сотрудником времени, которое отражено в табеле. Получается, что в отношении сотрудников-повременщиков табель нужно оформлять каждые полмесяца.

Иначе правильно начислить им аванс бухгалтерия не сможет.

Ведение табеля — обязанность организации. Причем он необходим даже при условии, что в организации применяется сдельная форма оплаты труда.

С одной стороны, при применении этой системы заработок сотрудника не зависит от количества отработанного им времени. Он определяется исходя из установленных расценок на выполненный объем работ в натуральных величинах.

Как организовать табельный учет рабочего времени

Нужно убедительно доказать, почему предоставление данных о рабочем времени – это важно. Приведите примеры ошибок в начислениях зарплаты из-за отсутствия информации, несвоевременного информирования о прогулах или больничных. Главное – заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии.

Положение о табельном учете. Найти абсолютно адаптированный под вашу организацию документ вряд ли получится, придется потрудиться самим.

Определите важные моменты: кто должен присылать вам табель, в каком виде и в какие даты. Как правило, это 2-3 дня до дат выплат аванса и зарплаты; обязанности ответственных лиц – контроль явок на работу, опозданий, иных отклонений от стандартного графика; порядок информирования отдела кадров о случаях работы в праздники, сверхурочных часах и т.д.

2.5. Табель учета рабочего времени

Допущенные ошибки исправляются только по установленным правилам (с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных).

Исправления подтверждаются подписью сотрудника, заполнившего форму, а также согласовываются и подписываются всеми лицами, ответственными за содержание документа.Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.

Бланки этого табеля могут иметь частично заполненные реквизиты, относящиеся к условно-постоянной информации в справочниках программы:• структурное подразделение, цех (отдел), бригада;• фамилия, имя, отчество;• профессия (должность);• табельный номер и т. д.Форма табеля может изменяться в соответствии с принятой технологией обработки данных.

В соответствии с Постановлением Госкомстата России № 1 при необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

Срок хранения табеля учета рабочего времени зависит в определяющей степени от условий работы в фирме. Организация хранения этих кадровых документов имеет нюансы, которые мы рассмотрим в статье. В соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 кадровые табели, в которых отражаются сведения о трудовом времени, фирма-работодатель должна хранить в своем архиве:

• в течение 5 лет — при стандартных условиях работы;
• 75 лет — если работа в компании тяжелая, вредная либо опасная.

Источник: https://rusdolgi.ru/pravila-i-sroki-sdachi-tabelja-ucheta-rabochego-vremeni-29860/

Табель учета рабочего времени понятие сроки сдачи

Следовательно, в нижней строке необходимо указать «/4», где перед косой чертой не будет никаких обозначений, а после будет указано количество отработанных часов.Как обозначить день, когда работник отсутствовал по причине сдачи крови в больнице? Согласно ст.

186 ТК РФ работникам, являющимся донорами, предоставляется непосредственно после каждого дня сдачи крови день отдыха с сохранением среднего заработка.

По желанию работника этот день присоединяется к ежегодному отпуску или может быть использован им в другое время в течение года после сдачи крови и ее компонентов. Кроме того, средний заработок сохраняется за дни обследования работников и сдачи крови.

Итак, день, когда сотрудник отсутствовал на работе по причине сдачи, можно отнести, например, к времени исполнения государственных обязанностей согласно законодательству. Значит, этот день в табеле можно обозначить буквенным кодом «Г».

Внимание Учет рабочего времени В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х».

В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.
Важно В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа.

В предшествующие дни проставляется «Х».

• В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской — в случае увольнения по инициативе работодателя).

В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х».

Сроки сдачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию

Также отметим, что Методическими рекомендациями установлены буквенные коды для обозначения определенного вида рабочего времени:- «В» — выходные и нерабочие праздничные дни;- «Н» — работа в ночное время;- «Г» — выполнение государственных обязанностей;- «О» — очередные и дополнительные отпуска;- «Б» — временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам;- «ОР» — отпуск по уходу за ребенком;- «С» — сверхурочные часы;- «П» — прогулы;- «НН» — неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств);- «А» — неявки с разрешения администрации;- «ВУ» — выходные по учебе;- «ОУ» — учебный дополнительный отпуск;- «ЗН» — замещение в 1 — 3-м классах;- «ЗП» — замещение в группах продленного дня;- «ЗС» — замещение в 4 — 11-м классах;- «РП» — работа в выходные и нерабочие праздничные дни;- «Ф» — фактически отработанные часы;- «К» — служебные командировки.

Табель учета рабочего времени (соболева е.а.)

Представители ФСС используют табель в проверках для изучения исчисленных сумм пособий по временной нетрудоспособности.

Срок сдачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию

В».Каким кодом в табеле рабочего времени следует отмечать день, когда работник был в военкомате по повестке? Согласно ст.

170 ТК РФ работодатель обязан освобождать сотрудника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей в случаях, если в соответствии с данным Кодексом и иными федеральными законами эти обязанности должны исполняться в рабочее время. Следовательно, нахождение в военкомате на основании вызова по повестке считается исполнением государственных обязанностей (обязанностей по несению воинской службы), поэтому в табеле рабочего времени надо поставить отметку «Г», а также указать количество реально отработанных часов в этот день.Каким кодом в табеле рабочего времени отметить день, когда сотрудник проходил курсы повышения квалификации с отрывом от работы? В соответствии со ст.

Учет рабочего времени

В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.

• Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.
• Список работников составляется в соответствии со структурой подчиненности и в иерархическом порядке, начиная с генерального директора.
• В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.
• Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов.

Сроки сдачи табелей рабочего времени

Табель закрывается по итогам месяца. А сколько раз, как кому доводить информацию для начисления з/п. это внутренне дело организации. Издайте соответствующий распорядительный документ и не мучайтесь.

Учет рабочего времени

Источник: https://law-uradres.ru/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-ponyatie-sroki-sdachi/

Сроки сдачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию

В соответствии с трудовым законодательством табель учета рабочего времени подается 2 раза в месяц (аванс и зарплата). Бухгалтерия требует еще дополнительно заблаговременно подавать табель на тех работников, которые уходят в отпуск.

После подачи кадровой службой табеля на тех работников, которые в скором времени уходят в отпуск, ситуация может измениться (кто-то заболел, кто-то взял отпуск без сохранения зарплаты и так далее). Бухгалтерия требует корректирующего табеля, хотя все приказы и листки нетрудоспособности передаются в бухгалтерию в день поступления.

Объясняются данные требования тем, что без табеля бухгалтерия не имеет права выплатить заработную плату работникам за фактически отработанное время до начала отпуска.

В».Каким кодом в табеле рабочего времени следует отмечать день, когда работник был в военкомате по повестке? Согласно ст.

170 ТК РФ работодатель обязан освобождать сотрудника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей в случаях, если в соответствии с данным Кодексом и иными федеральными законами эти обязанности должны исполняться в рабочее время. Следовательно, нахождение в военкомате на основании вызова по повестке считается исполнением государственных обязанностей (обязанностей по несению воинской службы), поэтому в табеле рабочего времени надо поставить отметку «Г», а также указать количество реально отработанных часов в этот день.Каким кодом в табеле рабочего времени отметить день, когда сотрудник проходил курсы повышения квалификации с отрывом от работы? В соответствии со ст.

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

• табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр для юрлиц;
• 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

• Номер документу присваивается по порядку.
• Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

• Порядковый номер в табеле.
• Фамилия и должность работника.

• Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

• В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

• В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

• Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

• В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

• какой именно вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Командировки и повышение квалификации:

Отсутствие на рабочем месте:

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):

Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12

Источник: https://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya