Журнал регистрации перевода работников
Кадровое делопроизводство: журналы учета, Комментарий, разъяснение, статья от 01 июля 2011 года
Российский бухгалтер, N 7, 2011 годОльга Берг,
эксперт журнала
Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров.
Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.
В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном ниже материале.
Журналы учета приема, перевода, увольнения работников
Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.
Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.
Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме.
С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала.
Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.
____________________________________________________(наименование организации)ОТДЕЛ КАДРОВЖУРНАЛУЧЕТА______________________________________Начат » __» _______________ 20 ___ г. Окончен «__» ______________ 20 ___ г. |
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.
Форма подачи таких сведений следующая.
Лицо, ответственное за ведение журнала | |
должность | фамилия, имя, отчество |
Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:
1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.
2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:
В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью | листов |
Начальник отдела кадров | |
(подпись) | (расшифровка подписи) |
«___» _______________ 20__г.
Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.
Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.
Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.
Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе.
Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:
Исправлено в графе 6 | |
(подпись) | (расшифровка подписи) |
00.00.0000
Если графа «Примечание» в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись N ___ в графе N ___ недействительна») и указываются новые сведения.
Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.
Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.
Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение.
По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 года, установлены следующие сроки хранения:
Наименование | Срок хранения |
Книги, журналы приема, перемещения (первода), увольнения работников | 75 лет |
Журнал учета приема работников
Nп/п | ФИО | Табельный номер | Дата поступления на работу | Структурное подразделение | Должность (профессия) | Трудовой договор, приказ о приеме (дата, номер) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
12 | Тищенко Ольга Николаевна | 34 |
Источник: http://docs.cntd.ru/document/902290206
Журнал регистрации перевода работников
Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
В приказе указываются фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов. (наименование организации) ОТДЕЛ КАДРОВ ЖУРНАЛУЧЕТА Начат » » 20 г.Окончен » » 20 г.
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.
Форма подачи таких сведений следующая.
Лицо, ответственное за ведение журнала должность фамилия, имя, отчество Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы: 1.
Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации. 2.
Кадровое делопроизводство: журналы учета
На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (форма № Т-2) и трудовую книжку работника.
Приказы по личному составу не имеющие унифицированной формы, например, об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор), могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующие нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника и др.
Журнал учета перевода работников (образец заполнения)
Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены, надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ). Внимание! Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: журнал регистрации или регистрационную карточку. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ, и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.
Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо, если в журнале есть графа «Примечание».
Тогда в нее вносится следующая запись: Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № в графе № недействительна») и указываются новые сведения. Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.
Журнал учета приема, перевода и увольнения работников
Если утерян обязательный для ведения журнал (например, Журнал регистрации вводного инструктажа или Книга учета движения трудовых книжек), то рекомендуется составить акт в произвольной форме за подписью не менее трех сотрудников, в котором нужно отразить факт утери, ее обстоятельства и причины.
Такой акт послужит объяснением факта отсутствия у работодателя обязательных для фиксации сведений за определенный период. Если установлено лицо, виновное в утере, следует дополнительно взять с него объяснительную.
О журнале по охране труда читайте подробнее здесь.
На основе акта, объяснительной издайте приказ в произвольной форме о начале ведения нового журнала или об оформлении дубликата.
Журнал учета перевода работников
Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице. Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме. С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала.
Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения.
- Важно
- Учет трудовых книжек
Вопрос В одной из статей по кадровой службе отмечено, что надо вести журналы регистрации переводов сотрудников; регистрации увольнений с работы; учета личных дел; регистрации трудовых договоров; учета совместителей; регистрации справок.
Где законодательно закреплено необходимо вести все эти журналы? Это обязательно? Ответ Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой.
Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты).
Внимание
Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица.Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ нецелесообразно включать информацию с разными сроками хранения.
Рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет.
Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.
Форма данного журнала предусмотрена приложением № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.
Читайте о Журнале регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы, чтобы не совершать ошибок.
Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.
Форма данного журнала предусмотрена приложением № 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. 4.
Если на отдел кадров возложены функции по организации охраны труда в организации , то дополнительно обязательными должны быть журналы всех видов инструктажей, учета несчастных случаев.
Источник: http://law-uradres.ru/zhurnal-registratsii-perevoda-rabotnikov/
Ведение журнала регистрации приказов о приёме на работу
Вся деятельность организации сопровождается оформлением приказов руководителя. В связи с этим на любом предприятии накапливается очень много документов для ежедневного пользования.
Все они должны быть учтены и правильно храниться, чтобы ими легко было воспользоваться. Учётные данные о документах записываются по установленной форме в журнал (книгу, базу данных).
В него переносятся номер, дата и название документа.
Для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника фирмы любого юридического статуса нужны приказы по личному составу.
На их основании работникам начисляют зарплату, премии, бонусы, компенсации. Сотрудников отпускают в отпуск, оплачивают больничные листы, выдают справки для оформления кредита или других целей также руководствуясь приказами.
Приказ о приёме на работу — это первый официальный документ, на основании которого на сотрудника заводится личная карточка, отдел персонала вносит запись в трудовую книжку, бухгалтер открывает счёт и присваивает сотруднику табельный номер.
Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:
- Москва: +7 (499) 110-86-72.
- Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
В крупных компаниях приказы о приёме на работу всех сотрудников должны быть зарегистрированы и храниться в отдельном журнале регистрации приказов.
Функции журнала
- сохранность документов. У журналов есть сроки хранения, которые обязано соблюдать каждое предприятие;
- систематизация. Все приказы идут строго по порядку, при проведении проверок это облегчает поиск нужной информации;
- контроль над исполнением;
- узаконивание документов. Регистрация документа даёт ему юридическую силу.
В связи с тем, что в законодательстве обозначены конкретные сроки хранения данных документов, ведение таких журналов является обязательным.
Внешний вид и структура
Унифицированной формы журнала регистрации нет, но есть обязательные пункты, которые должны быть в него включены. Его можно купить, а можно разработать самим.
Титульный лист должен содержать наименование документа и название предприятия, дату начала и окончания ведения. Дата окончания вписывается непосредственно перед сдачей в архив.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:
- Москва: +7 (499) 110-86-72.
- Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
Бланки представляют собой таблицу, в отдельные графы которой вносятся сведения: порядковый номер, номер и дата приказа, его вид, ФИО сотрудника, присвоенный сотруднику индивидуальный табельный номер, основание приказа.
Например:
№ | Дата приказа | Номер приказа | Вид | ФИО сотрудника | Табельный номер сотрудника | Основание |
Также можно добавить иные данные: примечание, кто подписал приказ, куда был передан (бухгалтерия или другой отдел), расписка о получении с датой, ФИО и должность лица, вносящего запись в журнал.
Защита
Для защиты от замены листов и внесения ложной информации или её подмены, все листы нумеруются и прошнуровываются. Шнуровка должна быть закреплена пломбой и бланком, на котором указано количество страниц буквами и цифрами, руководитель, ответственное лицо, подписи. Даются указания о том, что пломбу вскрывать нельзя.
Пример:
Руководитель:
О. П. Ульянов _____________________________
Ответственный: руководитель службы персонала
В. П. Савченко _____________________________
Дата: __________________
Пломбу не вскрывать.
Шнуровку можно закрепить и сургучной печатью. На готовых журналах, которые есть в продаже, уже есть нумерация, шнуровка и голографическая пломба-стикер. Контрольная пломба не позволяет развязать шнуровку. При попытке её срыва появляется надпись «ВСКРЫТО». Она содержит свой индивидуальный номер, который вносится в скрепляющий бланк.
Электронный вид
Законодательством не регламентируется форма ведения журнала, поэтому допускается его ведение в электронном виде. Это очень удобно для поиска всей информации по конкретному сотруднику.
В тех организациях, где документооборот ведётся в 1С, приказы сохраняются автоматически. Можно также дополнительно вести журнал регистрации в файле Excel.
Если в организации ведут журнал в электронном виде, перед сдачей в архив все листы нужно распечатать, пронумеровать и прошить.
Ведение
- Титульный лист обязательно должен быть заполнен, сзади должна присутствовать подпись ответственного за ведение журнала лица, печать.
- Нумерация строк последовательная.
- Все записи вносятся строго в хронологическом порядке.
- ФИО сотрудника, в отношении которого был составлен приказ, пишутся полностью, сокращения (инициалы) не допускаются.
- Информация, вносимая в журнал, должна полностью соответствовать содержанию приказа.
Например:
№ | Дата приказа | Номер приказа | Вид | ФИО сотрудника | Табельный номер сотрудника | Основание |
37 | 21.03. 2016 | 3799-ЛС | Приём | Завьялов С.Г. | 00345 | Трудовой Договор№ 31 от 21.03.2016 |
38 | 29.04. 2016 | 101-ЛС | Приём | Топорщенко Г.П. | 00346 |
Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudoustrojstvo/priyom/zhurnal-registracii-prikazov-o-priyome-na-rabotu.html
Книга учета приема и увольнения работников это обязятельный документ
На основании приказа вносят запись о приеме на работу с указанием должности и даты приема. В отделе кадров заводится личная карточка для учета изменений и дополнений, вносимых в трудовую книжку. Какие записи должны вноситься в трудовую книжку? Заполнение трудовой книжки ведется согласно Инструкции № 69, утвержденной 10 октября 2003 года.
Трудовая книжка является тем документом, в котором отражается вся трудовая деятельность человека. На первой странице заносятся личные данные работника, то есть фамилия, имя, отчество, дата рождения и сведения об образовании. В случае изменения фамилии делается пометка со ссылкой на документ, на основании которого дана новая.
В самой книжке вносятся все изменения связанные с работой.
Внимание
Какие книги и журналы ведет ваш отдел кадров?2. Как они помогают вам в работе? Евгений КУТУЗОВ, начальник отдела кадров, г. Санкт-Петербург:1.
У нас крупная организация, и отдел кадров ведет довольно много (порядка 25) различных журналов.
По учету персонала мы оформляем журналы регистрации приемов, переводов, увольнений, журнал учета поощрений и взысканий, журнал учета совместителей, книгу учета военнообязанных и призывников.
По учету кадровой документации — журналы учета справок, личных дел, больничных листов, пропусков. Конечно, мы ведем и книгу учета движения трудовых книжек. Некоторые журналы ведутся у нас в электронном виде. Например, электронный журнал учета полисов ОМС.2.
Журналы и книги упрощают повседневную работу кадровиков и позволяют фиксировать все кадровые процессы, происходящие в организации.
Журнал регистрации приема и увольнения работников организации
На основании приказа заполняются трудовая книжка, личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы № Т-54 или № Т-54а).
Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу (формы № Т-5, № Т-5а) применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.
Приказ содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) – на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку – на новом месте работы; изменение оплаты труда (если оно возникает).
Журналы и книги по учету кадров: оформляем, заполняем, храним
Если утерянный журнал завели относительно недавно и у работодателя есть возможность восстановить записи на основании имеющейся документации, в том числе хранимой в электронном виде, то в таком случае рекомендуется оформить дубликат утерянного журнала учета.
Если восстановить сведения и, как следствие, журнал невозможно, то работодателю следует завести новый журнал учета. В этот журнал вносите сведения с даты его оформления.
Если утерян журнал, который носит рекомендательный характер, то решение о необходимости его восстановления и дальнейшего ведения каждая организация принимает самостоятельно.
В том числе можно руководствоваться порядком, сложившимся в отношении журналов, которые обязательны для ведения.
Кадровое делопроизводство — журналы учета
То есть, здесь должны быть:
- записи о приеме на работу, с указанием названия организации, наименование должности, даты приема и номера приказа;
- в случаях перевода сотрудника на другую должность это должно быть отражено также на основании приказа и указанием даты;
- увольнение должно быть зафиксировано аналогично формулировке приказа об увольнении и соответствовать нормам конкретной статьи ТК РФ, с указанием ее части, пункта, номера.
Также указывается дата и номер приказа об увольнении. Запись заверяется подписями ответственного за ведение трудовых книжек инспектором отдела кадров и руководителем предприятия, закрепляется печатью организации. Никаких сокращений не должно быть при заполнении. В случае ошибочной записи ниже делается пометка о том, чтобы считать ее недействительной.
Прием и увольнение сотрудников
Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей Постоянно Журнал учета выданных доверенностей Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи Постоянно Журнал учета исполнительных листов Не предусмотрена Произвольная Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях 5 лет 2.Ответ: Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе Виды журналов В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе.
В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:
- факты (ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок);
- события (проверки на предприятии государственными ведомствами);
- документы (трудовые договоры, личные дела и т. п.).
Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Например, по Журналу учета проверок можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда. Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить:
- на обязательные для ведения;
- на рекомендуемые.
В отношении журналов, которые носят рекомендательный характер, каждая компания самостоятельно оценивает целесообразность их ведения.
При их оформлении необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н, а также Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу.
Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов: – наименование организации – автора документа; – наименование вида документа – «Приказ»; – дата и номер приказа; – место издания; – заголовок к тексту; – текст (распорядительная часть и основание издания); – подпись; – визы согласования; – отметка об ознакомлении с приказом работника; – отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Кадровое делопроизводство: журналы учета Российский бухгалтер, N 7, 2011 годОльга Берг,эксперт журнала Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров.Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.
В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.
Об этом подробнее читайте в представленном ниже материале. Журналы учета приема, перевода, увольнения работников Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально.
По независящим причинам, то есть в случае ликвидации предприятия, реорганизации, сокращении штата и численности сотрудников, прежде всего сотрудник за 2 месяца должен быть предупрежден о переменах и предстоящем увольнении. При наличии свободных вакансий должно быть предложено перейти на новую должность.
В случае отказа от перевода человека увольняют с выплатой выходного пособия.
4. Во всех случаях человеку дают обходной лист, который после подписи всеми службами, он сдает в отдел кадров. 5. Готовится приказ на увольнение с обоснованием и ссылкой на действующее трудовое законодательство. 6.
Запись об увольнении заносятся в трудовую книжку в соответствии с нормами ТК РФ и указанием статьи, даты и номера приказа об увольнении. 7. Все изменения заносятся в личную карточку работника. 8. В последний рабочий день выдают на руки документы и полный денежный расчет положенных к выплате сумм.
Источник: https://vip-real-estate.ru/2018/05/04/kniga-ucheta-priema-i-uvolneniya-rabotnikov-eto-obyazyatelnyj-dokument/
Журнал регистрации перевода работников — Адвокатское бюро Вершина
Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации. Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет.
В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. 2.1. Журнал учета приема, перевода, увольнения работников Для учета движения кадров и кадровой документации используется специальный журнал. Он ведется работниками отдела кадров.
Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные специалистами отдела кадров.
Важно
Так, при увольнении – причина увольнения, обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.
При поощрениях и дисциплинарных взысканиях – в приказе обязательно приводится причина и вид поощрения или взыскания, согласно ст.
191, ст. 192
Внимание
ТК РФ. Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.
Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.
Приказы по личному составу, согласно требованию ТК РФ, обязательно доводятся до сведения работника под роспись.
Данные приказы (распоряжения) являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и составляется налоговая отчетность.
При их оформлении необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г.
№ 34н, а также Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу.