Деньги под отчет заявление 2019 год

Как правильно выдать деньги в подотчет в 2019 году — Finance-EXP.ru

Если в компании возникает необходимость в выдаче денег подотчет, бухгалтеру и руководителю стоит разобраться, как это сделать в соответствии с законодательством, чтобы не понести ответственность по КоАП России.

Проанализируем, какие правила актуальны в 2019 году. Многие задаются вопросом – какие документы следует подготовить, как отразить операции в бухгалтерском учете и т. д., если оформляем выдачу денег под отчет.

А ведь, действительно, при выдаче подотчетных средств возникает масса нюансов, которые стоит учитывать, чтобы не считаться нарушителем ведения учета кассовых операций.

Обратимся за ответами к нормативной документации Российской Федерации.

Что нужно знать? ↑

Каждый бухгалтер должен запомнить определение подотчетных сумм и основные нормы, чтобы правильно организовать процесс выдачи таких средств подотчетным лицам.

Основные понятия

Выдача денежных средств под отчет – операция, что совершается субъектом хозяйственной деятельности.

По размерам выдаваемых средств рамок законодательством Российской Федерации не устанавливается. В отдельных случаях подотчетные деньги могут быть выданы безналом.

Допустимые основания

Основной документ, на который стоит опираться – Порядок ведения кассовых операций РФ, что был принят Советом директоров БР от 22 сентября 1993 № 40.

В соответствии с п. 11 Порядка наличные средства выдаются подотчет:

• на хозяйственные нужды;
• на затраты отдельного подразделения компании, его филиала, что не находится на самостоятельном балансе и в пределах области деятельности фирмы;

При выдаче денежных сумм стоит учесть такие особенности:

Все предприятия должны издать приказ, которым будет установлено правила выдачи и списания средств подотчет.

Прописывают:

Правовое регулирование

Правила ведения кассовых операций корректировались много раз. Сейчас актуально Указание БР от 11 марта 2019 года № 3210-У.

Регистрация такого документа осуществлена в Министерстве юстиции РФ от 23 мая 2019 № 32404. опубликовано такие сведения в «Вестнике БР» № 46 (1524).

Как осуществляется выдача денег под отчет сотрудникам организации? ↑

Порядок выдачи денег:

1. Работнику стоит написать заявление на имя руководителя предприятия.
2. На представленном заявлении директор пишет, какая сумма выдается, на какой срок. Ставится дата и подпись.
3. Бухгалтером выписывается расходно-кассовый ордер, на основании которого выдаются средства.
4. В указанные сроки работник отчитывается (подает авансовый отчет).

Так как законодательство не установлено предельные размеры подотчетных сумм, фирма может выдавать любые суммы.

Но есть лимит по расчетам наличностью – 100 тыс. руб. (согласно Указанию банка Российской Федерации от 20 июня 2007 № 1843-У).

И если подотчетные лица закупают товар у сторонней компании, один платеж не должен превысить такой предел.

Деньги выдаются кассирами по расходно-кассовым ордерам или другим документам (платежным ведомостям).

Основание для предоставления подотчетных сумм – паспорта получателей. Если нет расписки получателя в представленном ордере, выдача средств не будет оправдана.

Такие деньги будут рассчитываться как недостача, которая будет взыскиваться с кассиров. Движение подотчетных денег состоит из таких стадий:

• выдача денег;
• их использование;
• предоставление отчетности;
• проведение заключительных расчетов с подотчетными лицами.

Выдаваться средства подотчет могут только лицам, которые являются работниками компании, то есть исполняют свои обязательства в соответствии с трудовым договором.

Те граждане, которые заключали с фирмой гражданско-правовые договора, получать подотчетные суммы не вправе.

Допускается выдача подотчетных денег в валюте и иностранным гражданам, имеющим статус нерезидента. Выдается под отчет рубль, валюта, талоны на горючие материалы, дорожные чеки.

Денежная сумма из кассы

На каждом предприятии для расчетов наличностью должна быть касса. Компанией в таком случае ведется кассовая книга.

Все деньги выдаются на основании расходно-кассовых ордеров, где отражается назначение подотчетных сумм. Использовать выданные средства в других целях нельзя.

Преимущественное количество операций подотчет осуществляется именно через кассу (ст. 173-ФЗ). Размер суммы устанавливается работодателем.

Именно он определяет, сколько выделить для покрытия расходов в командировке или при ведении хозяйственной деятельности.

Он же снимает необходимую сумму с расчетных счетов предприятия. Можно выдавать в качестве подотчетной суммы остатки наличных денег в кассе фирмы.

В соответствии с п. 7 Порядка компании, у который есть постоянная денежная выручка, могут израсходовать ее в целях закупки, в том числе сельхозтоваров, тары, предметов для населения.

Затраты на командировки и хозоперации не отражены, а значит, и разрешения на использование выручки в этих целях нет.

Все операции по использованию выручки стоит согласовывать с банком (п. 2.7 Положений БР от 5 января 1998 № 14-П).

Когда выдаются наличные?

В соответствии с п. 2 Указаний № 1843-У, наличные можно израсходовать:

• на выплату заработной платы и иные перечисления сотрудникам компании;
• на перечисление стипендий;
• на оплату продукции, работ, услуг;
• на перечисление страховых компенсаций в соответствии с договором страхования физлиц.

В банк нужно каждый год подавать расчеты на установление предела остатков кассы и оформление разрешений на использование наличности из выручки, что поступает на следующий период.

:  Какой размер МРОТ России на сегодняшний день, в 2019 году

Пример такого документа:

Если такие правила будут нарушены, юрлицо понесет ответственность в соответствии со ст. 15.1 КоАП России. Штраф может составлять 40 – 50 тыс. рублей.

Штрафы налагаются согласно ч. 1 ст. 15.25 КоАП. В установленные сроки работник представляет авансовый отчет. Бухгалтер проверяет, оправданы ли затраты.

Документальное оформление

При выдаче подотчетных авансов нужно будет оформить:

Рассмотрим, какие нюансы стоит учесть при составлении таких документов. Служебные записки составляются произвольно, так как установленного образца не существует.

Такой документ готовят на среднем и крупном предприятии. Детализация описаний будет зависеть от обстоятельств.

Иногда достаточно отразить название детали, иногда же есть необходимость в представлении расчета расходов и отражении адреса продавцов. На базе такого документа составляется приказ.

Он также имеет произвольную форму. Включает указания определенным работникам, что связаны с исполнением поручения. Представим образец:

Материальная доверенность может оформляться по форме М-2, М-2а: 

Расходные кассовые ордера составляются по форме КО-2, что установлена Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 № 88.

Такие документы выписываются в одном экземпляре. Регистрация ордера осуществляется в журнале по форме КО-3.

Отражение операций проводками в бухгалтерском учете ↑

В бухучете подотчетные деньги, что выдаются работникам, отражаются на счету 71 (План счетов, что был утвержден Приказом 31.10.2000 № 94н).

Возникающие нюансы ↑

Кроме оформления выданных средств необходимо также правильно их списывать. Кроме этого, остается неясной ситуация с подотчетными суммами, что выдаются директору или работнику бюджетного предприятия.

Рассмотрим, какие особенности предоставления денег подотчет в таких случаях.

Как списать сумму с подотчета?

Основание для списания подотчетной суммы – авансовые отчеты с документами, что подтвердят расходы. Первичная учетная документация принимается к учету, если она составлена по всем правилам.

Сведения, что должны отражаться в таких документах, прописаны в п. 2 ст. 9 нормативного акта России от 21 ноября 1996 № 129-ФЗ.

Документы, что подтверждают затраты – кассовые, товарные чеки. Если в кассовых чеках не отражается произведение перечисления, должен прилагаться товарный чек, где отражено направление расходования средств.

Проверяя документацию, бухгалтер проверяет:

• совпадает ли название компании на товарных и кассовых чеках;
• не выданы ли такие документы в выходные дни;
• все ли реквизиты отражены на товарных чеках;
• перечислены ли купленные материальные ценности, указана ли их цена и количество.

После завершения проверки авансового отчета, ставится подпись руководства. Далее он будет принят к учету. Бухгалтером списываются суммы, выданные подотчет в соответствии с принятыми нормами.

Дата, когда утверждено авансовые отчеты считается днем признания затрат в бухгалтерском и налоговом учете (подпункт 5 пункта 7 ст. 272 Налогового кодекса).

Если израсходовано меньшую сумму, чем выдано, остаток необходимо вернут в кассу. При больших расходах после представления авансового отчета выдается недостающая сумма в соответствии с расходным кассовым ордером.

Подробные разъяснения содержатся в письме Роструда от 11 марта 2009 № 1144-ТЗ. Но стоит помнить, что удержание возможно только при наличии письменного заявления, которым работник разрешает это.

Может ли брать подотчет кассир?

Подотчетные средства должны выдаваться из кассы предприятия. Если касса на фирме временно отсутствует, разрешено выдать такие суммы кассиру.

Но стоит согласовать это с банковским учреждением (п. 10 порядка). А вот передача подотчетных денег одним лицом другому запрещена.

То есть, организация вправе выдавать деньги кассиру на выплату заработка работникам, если будут правильно оформлены необходимые документы.

: обучение 1С Выдача наличных — подотчет РКО

Источник: https://finance-exp.ru/kak-pravil-no-vydat-den-gi-v-podotchet-v-2019-godu/

Лимит выдачи подотчетных сумм

С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2019 году.

Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2019 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России № 3210-У).

При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет.

Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф.

И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи. Заметим также, что можно издавать общий приказ на несколько сумм.

С 19 августа 2019 года основание для выдачи денежных средств подотчет – это приказ или иной распорядительный документ.

Как составить приказ на выдачу подотчетных сумм

Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов.

Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе. Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

1. оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.
2. бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
3. работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
4. работники заранее планируют свои расходы;

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая. Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2019 года.

Максимальная сумма в подотчет в 2019 году

Но это не означает, что можно выдавать авансы из кассы в любом размере. Проверяющим из налоговой могут очень не понравиться некоторые операции с подотчетными лицами: «Круговорот» наличности в кассе через авансовые отчеты. Эта хитрость — когда деньги из кассы ежедневно выдаются в подотчет, возвращаются, снова выдаются и т.

д. — явно намекнет контролерам на попытки замаскировать излишек наличности в кассе, который положено сдавать в банк. Выдача значительной суммы денег сотруднику на длительный срок вместо заключения договора займа.

Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление

Но с 19 августа 2019 года делать это необязательно. Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались.

Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:

1. Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
2. ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
3. Срок выдачи денежных средств подотчетнику.

Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств.

За это компании грозит административное наказание в виде

Порядок выдачи денег в подотчет из кассы в 2019

Образец приказа о выдаче под отчет 2019 Заявление о выдаче денег в подотчет Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями.

В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее.

Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.

Как происходит выдача денег в подотчёт

Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику.

Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи. Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт.

Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения. То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации.

При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.

Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы.

Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений.

Выдать под отчет в 2019 году

К примеру, бухгалтеру выдали аванс на покупку канцтоваров, сроком на 5 дней.

Инфо По истечении этого срока бухгалтер в течение 3-х дней должен предоставить отчет.

Источник: https://ukpravoedelo.ru/limit-vydachi-podotchetnyh-summ-74558/

Деньги под отчет заявление 2019 год

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в году. Согласно приказу Минфина от Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

• Выдача денег под отчет работнику в 2019 году
• Порядок выдачи подотчетных сумм в 2019 году
• Разбираемся с новыми правилами для подотчета
• Как в 2019 году выдавать деньги из кассы под отчет
• Как писать заявление о выдаче денег под отчет: бланк и образец
• Заявление сотрудника о выдаче аванса под отчет
• Приказ на подотчетных лиц в 2019 году: 10 образцов под скачивание
• Выдаем денег в подотчет из кассы

Изменения связаны с введением онлайн касс. Порядок ведения кассовых операций упростился как для малого бизнеса, так и для крупного.

Выдача денег под отчет работнику в 2019 году

Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Данный документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. А также сократит ряд вопросов со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов. До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке.

В настоящее время заявление на подотчет применяется только по желанию организаций. Заявление на выдачу денег в подотчет составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги.

Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Физическое лицо в заявление может указать любую банковскую зарплатную карту для перечисления денежных средств письмо Минфина от Организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа.

Форма документа выбирается самостоятельно, это может быть приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Внутренний распорядительный документ должен обязательно содержать записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата.

Выдача подотчетных сумм работникам оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 утв. РКО составляется в одном экземпляре. Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления.

ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу подп.

Еще одно послабление законодательства, вступающее в силу с Теперь можно не отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму в любой момент.

Остался без изменения срок отчета за полученные денежные средства.

Подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу п.

Авансовый отчет оформляется по форме АО-1 и сдается главному бухгалтеру или бухгалтеру при их отсутствии — руководителю.

К АО-1 прилагаются оправдательные документы. Авансовый отчет утверждается руководителем. В случае остатка неизрасходованных денежных средств, подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем. Согласно новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру можно направить на электронную почту подотчетного лица п.

В случае превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет, то работнику следует к авансовому отчету приложить заявление. Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет, утвержденный руководителем организации и или ИП.

Погашение задолженности оформляется расходным кассовым ордером или перечисляется на карту работника. Страховые взносы на травматизм — это отдельный вид страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Такие платежи в году подчиняются тем же правилам, что и в прошлом году. Разберемся, что такое страховые взносы на травматизм, также определим ключевые особенности исчисления и уплаты этого обязательства.

Налогообложение авторского договора — это порядок исчисления налогов и взносов из суммы выплат автору, его отражения в учете. Налоги с гонораров платят как сами авторы, так и заказчики, и зависят они от вида заключенного договорного соглашения.

Изменятся правила заполнения платежек с года — их должен установить Центральный банк РФ. Но уже сейчас понятно, что они усложнят работу бухгалтера, формирующего платежные документы на выплаты физическим лицам.

Приостановка операций с денежными средствами происходит при определенных нарушениях налогового законодательства. И чтобы отменить блокировку, необходимо их устранить.

Изменения с 1 июля для бухгалтера — это новые правила бухгалтерского и налогового учета, а также иные изменения законодательства, которые начали действовать с середины года. Они немногочисленны.

Но некоторые из них затронули большой круг компаний.

Выдаем денег в подотчет из кассы. Татьяна Солтык. С 19 августа вступили в силу изменения Указаний Банка России от Изменения в основном коснулись выдачи денежных средств под отчет. Рассмотрим подробнее новые правила выдачи подотчетных сумм — Связанные статьи.

Общие положения ведения кассовых операций Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП.

Порядок действий при выдаче денежных средств под отчет состоит из следующих этапов: Разрешение на выдачу денег под отчет приказ или заявление.

Выдача денег физическому лицу. Отчет по израсходованным суммам. Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.

Приказ или заявление на выдачу денег в подотчет С Образец заявления на выдачу подотчетных сумм Обратите внимание, что большая сумма накопленных подотчетных сумм, может привлечь внимание контролирующих органов.

Материалы по данной теме есть в КонсультантПлюс. Получить доступ. Татьяна Солтык. Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ. Подпишитесь на новости Клуба кадровиков. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.

Определены ставки страховых взносов на травматизм на год Страховые взносы на травматизм — это отдельный вид страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Налогообложение договора авторского заказа Налогообложение авторского договора — это порядок исчисления налогов и взносов из суммы выплат автору, его отражения в учете.

Блокировка счета налоговой: как проверить на сайте ИФНС Проверка блокировки счета на сайте налоговой — это удобный сервис, который позволяет оперативно узнать о том, когда и почему ИФНС перекрыла доступ к вашим денежным операциям в банке.

Изменения в налоговом законодательстве с 1 июля Изменения с 1 июля для бухгалтера — это новые правила бухгалтерского и налогового учета, а также иные изменения законодательства, которые начали действовать с середины года.

Другие образцы документов. Журнал приходных и расходных кассовых ордеров. Как подтвердить уплату неустойки. Квитанция к приходному кассовому ордеру онлайн: как заполнить. Заполняем форму 6-НДФЛ. Полное руководство. Как правильно заполнить кассовую книгу. Club TK.

Порядок выдачи подотчетных сумм в 2019 году

Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств.

Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника например, кредитов , блокировкой карточки работника. Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника.

Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ распоряжение, решение , подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет нет.

Как в 2019 году выдавать деньги из кассы под отчет

Заявление необходимо как основание для выдачи денег в подотчет из кассы. Подотчетником может быть любое лицо, работающее у вас по трудовому или гражданско-правовому договору.

Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы.

Если деньги нужно выдать под отчет самому директору уполномоченному им лицу , то вместо заявления оформляется распоряжение. Все поля, включая даты и суммы, при желании можно заполнить на компьютере до распечатки заявления.

Источник: https://cog73.ru/kommercheskoe-pravo/dengi-pod-otchet-zayavlenie-2019-god.php

Памятка для подотчетных лиц с июля. Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

В 2019 году правила для выдачи подотчетных не изменились. В статье вы узнаете о значении подотчетных сумм, порядке их выдачи и расходования, а также скачаете бесплатно памятку для подотчетников.

Компания вправе потребовать от сотрудников вернуть подотчетные, если они вовремя за них не отчитались. Как оформить и отразить в учете:

Выдача в подотчет в 2019 году

В 2019 году действуют правила, которые Центробанк утвердил с 19 августа 2017 года (Указание от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Вы можете упросить себе работу, если воспользуетесь правилами, которые перечислены ниже.

Кому можно выдать подотчет в 2019 году

Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель должен издать приказ.

Не стоит делать список сотрудников, имеющих право получать в 2019 году, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях.

В 2019 году деньги вправе получить даже те сотрудники, которые не отчитались по прошлым авансам. Раньше нельзя было выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные авансы.

К слову, подотчет при задолженности компании выдавали и прежде, хотя формально действовали по правилам. Когда подходил срок авансового отчета, бухгалтеры делали приходник на весь аванс, как будто сотрудник ничего не потратил. Затем в тот же день оформляли расходник на того же сотрудника на сумму старого и нового авансов.

• Вопрос — может ли кассир быть подотчетным лицом?
• Может. Никаких ограничений по этому поводу в законе нет. Решение о том, кто в компании вправе получать подотчет, отдано на откуп директору (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Например, кассирам-операционистам выдают под отчет разменный фонд.

Лимит подотчетных сумм с 2019 года

В 2019 году лимиты выдачи в подотчет денежных средств не установлены в законодательстве, максимальную сумму подотчетных определяет руководитель компании. Сколько можно выдавать в подотчет, он указывает на заявлении работника или в приказе.

Как выплатить подотчетные суммы

Наиболее привычный способ выплатить аванс на хознужды или командировку — выдача денег в подотчет из кассы. Еще один способ — выдача . Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций. Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной.

Кроме того, в 2019 подотченые деньги году разрешили перечислять на зарплатную карту работника (письмо Минфина России от 21 июля 2017 г. № 09-01-07/46781). Но тогда реквизиты зарплатной карты, на которую будете отправлять деньги, отразите в приказе директора. Либо пусть сотрудник напишет их в заявлении на подотчет.

Чтобы налоговики не решили, что вы отправили сотруднику зарплату, и не потребовали НДФЛ с подотчетных сумм в 2019 году, заполните платежку особым образом. В поле 24 «Назначение платежа» уточните, что перечисленные деньги являются подотчетными.

Например, можно делать такие записи: аванс на оплату командировочных расходов, аванс на хозяйственные нужды и т. д.

Подотчетнику напомните, чтобы к авансовому отчету приложил не только кассовый чек и документы по расходам, но и слип, который подтвердит оплату с карты.

Какие документы оформить, чтобы выдать подотчет

Чтобы выдать подотчет в 2019 году, оформляют любой из двух документов (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У):

• распорядительный документ руководителя. Например, приказ или распоряжение;
• заявление работника с визой руководителя.

Значит, можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора. Это удобно в трех ситуациях.

Первая — бывает, что получить подпись на приказе проще, чем заявление. К примеру, если деньги берет сам директор. Вторая — если в один день подотчетные получают несколько сотрудников.

Третья причина — сотрудник каждый месяц получает одну и ту же сумму.

Если выберете первый вариант, составьте приказ (распоряжение) на каждую выдачу наличных денег, к которым подотчетник не написал заявление. Укажите в документе:

• фамилию, имя и отчество подотчетника;
• сумму наличных;
• срок, на который они выдаются;
• подпись руководителя;
• дату;
• регистрационный номер документа.

Хотя заявления на выдачу подотчетных больше не нужны, многие компании продолжают их использовать. В этом случае проследите за отметками руководителя. Он должен проставить сумму и срок, на который выдаете наличные, подпись и дату. Образец заявления в подотчет в 2019 году смотрите в конце статьи.

Выдавать деньги по заявлению удобнее, когда они нужны для разовой покупки. А если выдаете сотруднику сумму на расходы в деловой поездке, в любом случае компания издает приказ на командировку. Тогда удобно указать информацию о выдаче подотчетных прямо в нем.

• Важно
• Если выдавать деньги без заявления от подотчетника или распорядительного документа руководителя, проверяющие из ФНС решат, что фактически подотчетных нет. Сумму прибавят к остатку по кассе и, если он окажется выше лимита, который действует в компании, оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Срок составления отчета по подотчетным суммам

Ограничений по срокам, на которые выдаются подотчетные, в законодательстве нет. Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Изменить этот срок руководитель организации не может.

Как погасить перерасход или взыскать неиспользованный аванс

Расходы превысили выданный подотчет. При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить.

Возмещаемые подотчетному лицу суммы — это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда.

Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода). Поэтому независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги не облагаются ни НДФЛ, ни взносами.

Конечно, если есть подтверждающие документы.

Подотчет потрачен не весь. Теперь обратная ситуация — работнику выдали больше денег, чем он потратил.

Если неизрасходованный подотчет в 2019 году сотрудник не вернул в срок, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме.

С сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Когда истечет срок, не позднее которого сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете придется отразить недостачу материальных ценностей.

Работник потратил собственные деньги.И еще одна возможная на практике ситуация. Работник потратил собственные деньги. На практике может возникнуть вопрос — как провести такую покупку и оформить документы?

Сразу скажем, что сотрудник может не оформлять авансовый отчет. Ведь по общему правилу этот документ составляют работники, которые предварительно получили деньги на нужды компании. То есть отчет нужен, чтобы сотрудник показал, на что он израсходовал деньги предприятия. А если компания работнику ничего не выдавала, то и отчитываться не за что.

В данной ситуации от сотрудника потребуется другой документ — заявление о компенсации расходов. К нему работник должен приложить оправдательные документы: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д. В заявлении сотруднику необходимо указать, какие товары, материалы или услуги он оплатил за свой счет, а также их стоимость по документам.

На основании заявления сотрудника оформите расходный кассовый ордер. По нему выдайте деньги из кассы.

Налоги с выданного подотчета в 2019 году

Для целей налогообложения операцию по передаче подотчета 2019 рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

Налог на прибыль

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль.

Страховые взносы с подотчетных денег

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги — это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи, а компенсация будущих расходов.

НДФЛ с подотчета в 2019 году

Деньги, потраченные на хознужны и командировки не считаются выплатами в пользу сотрудников, если есть документы, подтверждающие расходы. Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием отчета об их использовании. То есть, никакой выгоды от подотчетных денег работники не получают. Поэтому НДФЛ с подотчетных сумм не удерживайте.

Памятка для подотчетного лица

Все российские предприятия могут вести расчеты с использованием наличных денег. Случаи такого применения денежных расчетов установлены Центробанком России в соответствующих указаниях. Одним из допустимых способов является выдача денег под отчет.

Наличные расчеты

Гражданское законодательство России не ограничивает оборотоспособность денег. Любая организация или физическое лицо имеет возможность использовать денежные средства для своих нужд. Единственным условием является законность такого применения. Право на расходование денег не ставится в зависимость от их формы. Данные предписания предусмотрены в главе 6 Гражданского кодекса России .

Лимит наличных

Источник: https://www.yuriste.ru/pamyatka-dlya-podotchetnyh-lic-s-iyulya-dengi-pod-otchet-chto-izmenilos-v/