Номенклатура дел коммерческой организации

Составление номенклатуры дел организации в 2017 году

Огромное значение в организации хранения документов играет номенклатура дел. Ее составление и оформление в организации является обязательным и необходимым для дальнейшего хранения дел. В данной статье мы рассмотрим, как должна оформляться номенклатура дел в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

• как составить номенклатуру дел организации;
  • номенклатуру дел коммерческой организации;
  • номенклатуру дел бюджетной организации;
• образцы номенклатуры дел в 2017 году.

Составление номенклатуры дел организации

Наличие номенклатуры дел является обязательным для каждой организации. Более того, данная необходимость обусловлена большим практическим значением номенклатуры, которая помогает в определении сроков хранения документов, состава дела и т.д.

Также с помощью номенклатуры становится возможным более систематизированное архивное хранение дел и дальнейшая работа с ними. Однако не все имеют представление, как составить номенклатуру дел организации (образец представлен ниже), и чем руководствоваться при ее оформлении.

Давайте разберемся в данном вопросе.

Скачать чистый бланк >>>

Номенклатура дел образец

Как известно, документы в дела должны группироваться по одному виду (вопросу) и с одинаковыми сроками хранения. В этом вопросе номенклатура дел представляет собой своеобразный справочник, классифицирующий состав дел и их сроки хранения.

Иначе говоря, номенклатура дел содержит перечень заголовков дел, составленных в организации, и их сроки хранения.

Однако это не единственное практическое использование номенклатуры. Ее наличие в организации необходимо для разных целей.

• Используется для систематизации документов при составлении дел. При этом речь идет не только о бумажных документах, но и об электронных, которые также можно систематизировать при организации электронного хранения с помощью номенклатуры.  
• Для проведения первичной экспертизы ценности документов. При предварительном оформлении документов в дела с помощью номенклатуры дел отмечается его срок хранения (в соответствии со сроком, указанным в номенклатуре). Это во многом помогает избежать группировки в дело документов с разными сроками хранения, а, следовательно, упрощает и последующую процедуру экспертизы ценности документов.  
• Служит примером для составления регистрационного номера документа. Так как номенклатура содержит индексы всех дел, то, по предварительной оценке, можно определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ. Это означает, что при присвоении регистрационного номера документу уже можно использовать индекс дела, указанный в номенклатуре.  
• При изучении структуры организации выступает в качестве справочного материала.  
• Является основой для составления описей дел (постоянного срока хранения и временного не менее 10 лет), а также является в делопроизводстве основным документом учета.  
• Применяется в качестве основного учетного документа для де с временным сроком хранения (до 10 лет включительно).  
• Может использоваться для создания схемы картотеки для систематизации исполненных документов.

Как вы успели заметить, номенклатура дел носит большое практическое значение и переоценить ее важность просто невозможно. Именно этот документ является основой для правильного составления и оформления дел и их дальнейшего хранения.

Виды номенклатуры

Также необходимо понимать, что номенклатура дел бывает трех видов:

1. типовая;
2. примерная;
3. индивидуальная.
4. сводная

Типовая номенклатура

Является нормативным документом и определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях.

Примерная номенклатура

Имеет рекомендательный характер и необходима для определения примерного состава дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется.

Как правило, типовая и примерная номенклатура разрабатываются вышестоящими организациями для своей подведомственной сети. Это во многом помогает создать упорядоченный и одинаковый процесс составления и оформления дел во всех филиалах.

Индивидуальная номенклатура

Разрабатывается в каждой организации самостоятельно с учетом примерной и типовой номенклатур. При создании индивидуальной номенклатуры следует:

• перенести заголовки дел, указанные в примерной или типовой номенклатурах, которые планируется завести в данной конкретной организации с учетом ее вида деятельности;
• перенести сроки хранения дел (без изменений), которые также указаны в типовой или примерной номенклатурах.

Сводная номенклатура

Сводная номенклатура дел организации (объединяющая номенклатуры структурных подразделений) составляется на основе всех номенклатур структурных подразделений, которые были предварительно утверждены архивариусом или руководителем архива, а также соответствующим руководителем подразделения.

Следует понимать, что сводная номенклатура дел организации отображает все дела, заводимые в организации и сроки их хранения. Данная номенклатура должна оформляться на бланке организации и визироваться несколькими сотрудниками:

• руководителем архива (лицом, ответственным за архив);
• лицом, ответственным за делопроизводство в организации (чаще всего это секретарь);
• экспертной комиссией организации;
• руководителем организации.

Состав документов

Составляется номенклатура дел организации 2017 (образец представлен ниже) с учетом состава и содержания документации, образующейся в процессе осуществления деятельности организации. К таким документам относятся:

• устав организации;
• устав или положение о структурных подразделениях;
• штатное расписание;
• номенклатура дел за прошлый год;
• описи дел постоянного и временного хранения (более 10 лет);
• регистрационные формы;
• типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения документов;
• типовые и примерные номенклатуры дел.

Образец номенклатуры дел организации 2017

Скачать чистый бланк >>>

Номенклатура дел оформляется в виде таблицы с пятью столбцами.

• Индекс дела.
• Заголовок.
• Количество единиц хранения.
• Срок хранения (номер статей согласно перечню).
• Примечание.

Столбец «Примечание» необходим для внесения отметок о переходящих, делах, о дате их заведения, выделения к уничтожению, передаче в другую организацию и т.д.

На заметку! Номенклатуру дел следует составлять каждый год в последнем квартале и вводить в действие с начала нового календарного года.

Номенклатура дел коммерческой организации

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать, в какой организации она разрабатывается. В том случае, если компания является коммерческой, не выступает источником комплектования государственных и муниципальных архивов, а также не имеет в своем капитале доли, принадлежащей государству (более половины), то процедура составления номенклатуры значительно упрощается.

Номенклатуры дел, составленные в коммерческих организациях, не подлежат обязательному утверждению государственным или муниципальным архивом, а также не требует согласования каждые 5 лет.

Номенклатура дел бюджетной организации

При составлении номенклатуры дел в бюджетной организации необходимо руководствоваться нормативными документами государственного или муниципального значения.

Перед тем, как приступить к составлению, необходимо проверить наличие нормативных правовых документов, изданных на уровне публично-правового образования (республики, области, края).

При отсутствии таковых следует руководствоваться Положением N 105 (в части, не противоречащей актам, изданным позднее), Правилами N 526.

Также следует помнить, что номенклатура дел, составленная в бюджетном учреждении, подлежит обязательному согласованию с экспертной комиссией государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого является данное бюджетное учреждение. Более того, номенклатура дел бюджетной организации подлежит обязательному согласованию с соответствующим архивным учреждением не реже, чем раз в 5 лет.

Образцы номенклатуры дел в 2017 году

Номенклатура дел организации образец

Скачать чистый бланк >>>

Скачать чистый бланк >>>

Скачать чистый бланк >>>

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210877-qqq-17-m4-nomenklatura-del-organizatsii

Номенклатура дел

Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.

Понятие и назначение номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

Порядок составления номенклатуры

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу.

Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно.

Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

Образец составления номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

• Она оформляется на листе бумаги А-4.
• Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
• Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
• Далее идет табличная часть документа.
• В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
• При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
• В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.

Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

Номенклатура дел организации образец и бланк

Бланк номенклатуры дел скачать в формате Word.

Номенклатура дел образец скачать, Word.

Бланк итоговой записи скачать.

Образец итоговой записи скачать в формате Word.

Источник: https://blankionline.ru/doc/nomenklatura-del.html

Как разработать номенклатуру дел организации

Как показывает практика организации документов в делопроизводстве и последующем их хранении, у многих организаций  возникают вопросы по методике составления номенклатур дел. О наиболее принципиальных моментах рассказывает ведущий специалист отрасли Борис Альбрехт.

Итак, номенклатура дел – это систематизированный перечень дел (документальных комплексов), а иногда и отдельных документов (например, отчетов, журналов регистрации), заводимых организацией, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Основными задачами номенклатуры дел являются: 

• обеспечение порядка формирования дел; 
• учет всех заводимых в организации дел; 
• группировка определенных видов документов в отдельные документальные комплексы; 
• систематизация дел по структурным подразделениям (направлениям деятельности) и их индексация; 
• установление сроков хранения дел. 

Таким образом, именно номенклатура дел является ключевым пособием для организации документов в делопроизводстве любого юридического лица и их передачи в архив для последующего хранения.

Хорошо составленная номенклатура дел дает полную информацию обо всех видах и категориях документов, которые ведутся в данной организации, отражает все правовые, финансовые, производственные и иные направления деятельности организации, ее деловые связи и структуру.

Она является важнейшим источником информации о деятельности данной конкретной организации.

В этом плане номенклатура дел является более значимым документом для организационного и информационного обеспечения деятельности юридического лица, чем инструкция по делопроизводству, которая лишь организует ведение текущего делопроизводства.

Одновременно, номенклатура является одним из инструментов информационной защиты организации, так как в ней фиксируются вся отраженная в документах информация.

Создаем рабочую группу

Для организации разработки номенклатуры дел целесообразно распоряжением (приказом) руководства организации создать временную рабочую группу.

В нее в обязательном порядке должны входить руководители службы ДОУ, заведующий или ответственный за архив, представитель отдела правовой работы или юрист организации, должностное лицо, отвечающее за информационную безопасность организации.

Исходя из конкретной ситуации, в эту группу могут войти представители от основных направлений деятельности организации.

В распоряжении также должно быть зафиксировано право обращения членов рабочей группы к руководителям подразделений и специалистам по вопросам, возникающим в процессе подготовки номенклатуры дел; указаны сроки предоставления проекта номенклатуры дел для рассмотрения экспертной комиссией (ЭК) организации и утверждения руководством.

Если организация состоит в списке источников комплектования какого-либо государственного или муниципального архива, то при определении сроков утверждения номенклатуры дел должны быть определены сроки ее рассмотрения и согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Изучаем правовые документы организации

При составлении номенклатуры дел в обязательном порядке необходимо использовать основные правовые документы, определяющие деятельность организации (устав, положения об организации, ее структурных подразделениях, штатные расписания), а так же типовые или отраслевые перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, иные нормативные документы по делопроизводству и архивному делу, в которых отражены вопросы составления номенклатур.

Систематизируем документы «обслуживающих» подразделений

Следует иметь в виду, что в любой организации, независимо от вида деятельности и формы собственности, есть общие структурные подразделения или участки деятельности (руководство, служба ДОУ, бухгалтерия, служба кадров, материально-техническое и хозяйственное обеспечение и т. д.

), где образуется типовая документация, установленная соответствующими нормативными документами и нашедшая полное отражение в типовых перечнях документов, в которых так же определены сроки хранения документов.

Поэтому определение состава документов, формирование документальных комплексов и определение сроков их хранения для этих участков деятельности при разработке номенклатуры дел не должно вызвать у составителей особых вопросов и трудностей.

Систематизируем документы «производственных» подразделений

Значительно больше проблем и вопросов возникает при аналогичной работе в «производственных» подразделениях, определяющих основное направление деятельности организации.

Практика показывает, что во многих случаях от этих структурных подразделений к составителям попадают или перечень функций, который они выполняют, например «состояние фондового рынка», или абсолютно безликие заголовки типа «входящая и исходящая переписка», «разная переписка», «документы по мониторингу» и т. д., которые не позволяют идентифицировать подлинный состав документов и определить сроки их хранения.

Это происходит потому, что в «папку» хаотично, бессистемно сваливают всю документную информацию, образующуюся внутри или полученную структурным подразделением.

В этом случае рабочая группа в обязательном порядке должна потребовать от руководителя структурного подразделения проведения систематизации документной информации, формирования первичных документальных комплексов по направлениям работы подразделения для внесения их в номенклатуру дел.

Практика показывает, что наиболее применимы к формированию документальных комплексов (дел) такие принципы как: номинальный, тематический, предметно-вопросный и условно «досье».

Дела, сформированные по принципу «досье», как правило, являются переходящими, то есть могут формироваться в течение ряда лет и включаются в номенклатуру за следующий делопроизводственный год под одинаковым индексом.

Зачастую возникают вопросы о включении в номенклатуру дел копий документов, прежде всего распорядительных.

Копии документов, в которых затрагиваются (отражаются) вопросы направлений деятельности данного подразделения могут включаться в номенклатуру дел со сроком «до минования надобности» (ДМН).

В этом случае срок хранения определяется в номенклатуре дел по наибольшему сроку хранения документа, вошедшего в состав дела.

В обязательном порядке в номенклатуру дел должны включаться документы, завершенные делопроизводством ликвидированных организаций, чьим правопреемником является организация, и документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации.

Включаем в номенклатуру дел электронные документы

Анализ разработки номенклатур дел в различных организациях показывает, что в ряде случаев неполнота состава документов и документальных комплексов, внесенных в номенклатуру дел, связана, прежде всего, с невключением в нее электронных документов, создаваемых во всех подразделениях деятельности организации.

Между тем, непреложным правилом должно являться включение в номенклатуру всей документной информации, создаваемой в организации или полученной ей, независимо от вида носителя.

В условиях все возрастающего объема электронного документооборота составители номенклатуры должны обращать особое внимание и получать от руководителей структурных подразделений исчерпывающую информацию о составе и видах документов, создающихся на электронных носителях в данном подразделении. 

Это делать необходимо не только для анализа документооборота, но и для решения вопроса об условиях и формате дальнейшего хранения документов, вышедших из текущего документооборота, в том числе передаваемой на архивное хранение. Поэтому в графе «примечание» разрабатываемой номенклатуры дел в обязательном порядке должна быть сделана отметка о том, что документ ведется в электронной форме.

Справочная информация:

Росархивом и ВНИИДАД разработаны методические указания по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, которые могут вестись только в электронной форме. Они могут быть использованы и другими организациями.

По предложенной методологии в электронной форме, без перевода на бумажный носитель могут вестись документы кратковременного (5 лет) хранения и некоторые документы внутреннего документооборота.

Вопрос о виде носителя документа, возможность или необходимость перевода его на бумажную основу для дальнейшего долговременного или постоянного архивного хранения должен быть решен комплексно в самом начале разработки номенклатуры дел и отражен в ней.

Еще раз необходимо подчеркнуть, что сроки хранения документов зависят от ценности (практической, правовой, финансовой), отраженной в ней информации и не связан с видом носителя, который является лишь техническим средством сохранения и передачи информации.

Достаточно сложным является вопрос о целесообразности включения в номенклатуру дел баз данных в виде сложного документа (реестры, кадастры, каталоги и др.), т. к. они не могут в полной мере быть отнесены к делопроизводственным документам. Поэтому возможность включения их в номенклатуру дел должна решаться в каждом конкретном случае.

Включаем в номенклатуру дел документы с грифом «ДСП»

В номенклатуру дел организации включаются дела и документы ограниченного доступа с грифами «ДСП» – коммерческая или банковская тайна, документы, содержащие конфиденциальную информацию.

Создание отдельных номенклатур дел для этих документов не целесообразно, так как может возникнуть путаница в учете дел и документов. Решение вопросов доступа к информации не является задачей номенклатуры дел, а решается другими нормативными документами.

Устанавливаем сроки хранения

Существенно важным остался вопрос об установлении в номенклатуре сроков хранения дел (документов). Здесь максимально должны быть использованы действующие перечни документов со сроками хранения:

1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.).
2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007 г.).

Эти два нормативных документа вобрали в себя более 3 тысяч видов и разновидностей документов, установили сроки их хранения и во многом позволили снять остроту решения проблемы проведения экспертизы ценности и установления сроков хранения документов, образующихся в деятельности организаций.

Постепенно разворачивается разработка и ведомственных перечней. Так они уже разработаны в судебной системе, большей части финансовой сферы (за исключением кредитных организаций), налоговой системе, железнодорожной отрасли, практически для всех «силовых» ведомств.

Тем не менее, при документировании узко специализированных направлений деятельности организации, и особых видов деятельности не имеющих аналогов, вопросы установления сроков хранения для отдельных видов документов в номенклатуре дел остаются непростыми.

Если организация стоит на учете в каком-либо государственном или муниципальном архиве, ее номенклатура дел должна быть согласована с ЭПК органа управления архивным делом субъекта РФ, а к данному сроку хранения должна быть поставлена отметка «ЭПК». Эти отметки применяются в номенклатуре до тех пор, пока срок хранения данного вида документа не будет установлен каким-либо нормативным актом или нормативным документом.

Очень важным моментом при определении сроков хранения являются уточняющие примечания. Подчас они имеют определяющее значение. Например, «после окончания срока действия договора», «после окончания срока исковой давности», «после внесения последней записи» и т. д.

Определенная путаница при установлении сроков хранения возникает с отметками «ДМН» – до минования надобности и «ДЗН» — до замены новыми. Как уже отмечалось, срок «ДМН» ставится в номенклатуре, как правило, на копиях документов, а «ДЗН» проставляется на присланных документах, направленных из вышестоящего органа или организации и имеющих для данной организации нормативный характер.

Утверждаем номенклатуру дел

Все подготовленные рабочей группой разделы сводной номенклатуры дел в обязательном порядке представляются для предварительного рассмотрения руководителям подразделений организации и после устранения замечаний должны быть ими завизированы.

Проект номенклатуры дел вместе с сопроводительной запиской, подписанной руководителями рабочей группы, поступает на рассмотрение ЭК организации, которая выносит решение об ее одобрении. После этого проект номенклатуры вместе с решением ЭК и протоколом ее заседания поступает на утверждение руководителя организации.  

Альбрехт Б. В.

специалист по архивоведению и
делопроизводству

(window.Image ? (new Image()) : document.createElement('img')).src = location.protocol + '//.com/rtrg?r=myYGPjTW/436zezb4MXuiZMqKsn/Q84JHIYu4h*1f7t9FRdwXmKmJOS/1Bv83W2BaTGVwKjmjbd*ZhsVyohzXKaIhobSdzjH70YGyZs852e3gn14ttN*wSO2//qVb1tlv*G6es9RUVemMQ*xT1c38yG3vVVeC/kwMuRI5MvoI-';

Источник: http://naar.ru/articles/kak-razrabotat-nomenklaturu-del-organizacii/

Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации?

Каждая организация в процессе работы сталкивается с большим документооборотом. Договора, уставные, бухгалтерские, внутренние документы…

Часть из них должна храниться на предприятии весь период его существования, но большинство справок можно уничтожить по завершении срока их действия.

Чтобы иметь возможность быстро разобраться в собранных документах, составляется номенклатура дел организации. Образцы этого документа и алгоритм его построения будут рассмотрены далее.

Предназначение

В каждой организации создаются сотни документов. Ежедневно они накапливаются, работники постепенно сменяют друг друга. В какой-то момент становится сложно обнаружить приказ двухлетней давности. Во избежание таких ситуаций и создается номенклатура дел.

Отделения банка «Уралсиб» в Москве: адреса, режим работы, банкоматы

Определение

Дело – это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел – это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:

• систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
• присвоение регистрационного номера по классификации дел;
• составление описи документов постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).

Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства.

При этом форма собственности организации значения не имеет.

Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.

Обязательно или принудительно?

Составление данного перечня предусмотрено ”Правилами работы архивов”. Он является обязательным для организаций, у которых создается архив в качестве отдельной службы. В этот перечень, кроме государственных и муниципальных учреждений, также попадают некоторые коммерческие структуры, например нотариальные конторы.

Всем остальным учреждением нужно создавать номенклатуру дел, чтобы систематизировать работу с документами, поскольку предприятия всех форм собственности обязаны обеспечить сохранность архивных справок. Это предусмотрено ФЗ №125. Заводить или обновлять детализированный список дел следует в четвертом квартале календарного года.

Структура

Чистый объем продаж в балансе: строка. Объем продаж в балансе: как посчитать?

Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. д. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”.

Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений. Но, например, профсоюз — это самостоятельная организация. Его сотрудники самостоятельно занимаются формированием справочника.

Архив также должен содержать заголовки незавершенных дел ликвидированных предприятий, правопреемником которых является действующая организация.

Образец заполнения номенклатуры дел организации вы можете видеть ниже.

Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде. Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму.

В конце каждого раздела следует перечислить, какие отчеты ведутся в электронном виде, указать количество файлов и все необходимые ключевые слова для поиска.

Некоторые учреждения создают отдельную электронную номенклатуру дел коммерческой организации. Образец и алгоритм ее заполнения должны полностью соответствовать принятым стандартам.

С чего начать?

Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения (секретариат, канцелярия), а в малых – секретарь, другое назначенное лицо.

В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов.

Поскольку информация должна поступать со всех структурных подразделений, то целесообразнее начать с разработки приказа о номенклатуре дел в организации. Образец такого приказа представлен вашему вниманию далее.

ООО “АВС”

20.11.2017 г. Москва

С целью систематизации, хранения и учета документации

ПРИКАЗЫВАЮ:

Источник: https://1Ku.ru/finansy/21020-nomenklatura-del-organizacii-obrazcy-zapolneniya-kak-sostavit-nomenklaturu-del-organizacii/

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

1. Положением о создании организации либо Уставом.
2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
3. Штатным расписанием на текущий год.
4. Номенклатурой дел прошлых лет.
5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
6. Регистрационными формами учреждения.
7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

• упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
• уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
• облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
• обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2019 год для вашего учреждения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

• Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii